Tapahtumaluvat ja -ilmoitukset

Viranomaiskalenteri

Viranomaiskalenterista pystyt silmäilemään, kenelle tapahtumien luvat ja ilmoitukset tulee toimittaa ja koska viimeistään niiden tulee olla perillä.

Yhteystietoja

Lisätietoa

Tapahtumien lupakäytännöistä lisätietoa antaa

Tapahtumien järjestämiseen liittyy monia lupia ja ilmoituksia. Tarvittavien lupien määrä riippuu tapahtuman koosta ja luonteesta – pienemmille tapahtumille riittää usein maanomistajan lupa ja poliisille tehtävä ilmoitus yleisötilaisuudesta, kun taas suurien tapahtumien kohdalla tulee huomioida myös esimerkiksi elintarvikkeiden myynti, tilapäiset liikennejärjestelyt ja meluhaitat.

Lupa-asioiden hoitaminen kannattaa aloittaa hyvissä ajoin ennen tapahtumaa ja eri viranomaisten kanssa on hyvä tehdä yhteistyötä alusta asti. Heiltä saa myös neuvoja ongelmatilanteissa.

Sisällys

Yleisimmät luvat ja ilmoitukset

Turun kaupungin maankäyttölupa

Kaikkiin ulkoilmatapahtumiin tarvitaan maanomistajan lupa tai maanvuokraajan lupa, jos maa on vuokrattu kaupungilta. Jos tilaisuus halutaan järjestää Turun kaupungin omistamalla yleisellä alueella, lupaa haetaan joko Turun kapunkiympäristön palvelukokonaisuudesta tai Turun kaupungin liikuntapalvelukeskukselta. Luvat kannattaa anoa aina hyvissä ajoin ennen tapahtumaa. Keskimääräinen käsittelyaika on noin 4 viikkoa.

Myös tilapäistä mainontaa varten on anottava maanomistajalta lupa. Tapahtumaan liittyviä opastuskylttejä kuitenkin saa pystyttää ilman erillistä lupaa. Järjestäjän tulee huolehtia kylttien poiskeräämisestä tapahtuman päätyttyä.

Lisätietoa maankäyttöluvista:

Ilmoitus yleisötilaisuudesta

Yleisötilaisuuden järjestämisestä tulee tehdä kirjallinen ilmoitus Lounais-Suomen poliisilaitokselle. Ilmoitus on tehtävä kaikista tapahtumista, jotka edellyttävät toimia järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitämiseksi tai sivullisille ja ympäristölle aiheutuvan haitan estämiseksi. Myös tapahtumista, jotka vaativat erityisiä liikennejärjestelyjä, tulee tehdä ilmoitus.

Ilmoitus yleisötilaisuudesta on tehtävä vähintään 5 vuorokautta ennen tilaisuuden alkamista. Käytännössä ilmoitus kannattaa kuitenkin tehdä viimeistään kuukausi ennen tapahtuman alkamista, sillä ilmoitusten käsittely kestää erityisesti ruuhka-aikoina.

Lisätietoa yleisötilaisuusilmoituksesta:

Tapahtuman rakenteet

Erilaisten tapahtumien järjestämistä varten voidaan julkiseen kaupunkitilaan pystyttää vähäisiä siirrettäviä rakennelmia ilman rakennusvalvontaviranomaisen lupaa. Rakennelmat voivat olla pystytettyinä paikallaan ja käytössä korkeintaan kolme kuukautta.

Tapahtuman turvallisuus

Turvallisuus- ja pelastussuunnitelma

Tapahtuman turvallisuudesta on tehtävä turvallisuussuunnitelma, joka tulee liittää osaksi poliisille tehtävää yleisötilaisuusilmoitusta.

Lisäksi vähintään 200 osallistujan tai muuten riskialttiista tapahtumista on tehtävä pelastussuunnitelma, joka tulee palauttaa Varsinais-Suomen pelastuslaitokselle viimeistään 2 viikkoa ennen tapahtuman alkamista. Pelastussuunnitelman voi liittää osaksi turvallisuussuunnitelmaa. Tarkemmat kriteerit siitä, millaisista tapahtumista pelastussuunnitelma on tehtävä, voi lukea Varsinais-Suomen pelastuslaitoksen sivuilta.

Lisätietoa turvallisuus- ja pelastussuunnitelmasta:

Ensiapusuunnitelma

Ensiapusuunnitelma tulee tehdä tapahtumista, joissa on yli 2 000 osallistujaa. Suunnitelma lähetetään Varsinais-Suomen pelastuslaitokselle viimeistään 2 viikkoa ennen tapahtumaa. Lisätietoa ensiapusuunnitelmasta:

Ilotulitteet, tuliesitys tai pyrotekniset tehosteet

Ilotulitteiden käytöstä tapahtuman aikana ilmoitetaan kirjallisesti ilotulituslomakkeella Varsinais-Suomen pelastuslaitokselle. Ilmoitus tulee toimittaa viimeistään 2 viikkoa ennen ilotulitteiden käyttöpäivää. Lisäksi ilotulituksen tai tulinäytöksen järjestämiseen, sekä pyroteknisten tehosteiden käyttöön tarvitaan maanomistajan lupa. Pyroteknisten tehosteiden käytöstä tulee myös tehdä ilmoitus ja laatia pelastussuunnitelma Varsinais-Suomen pelastuslaitokselle. Lisätietoa ilotulitteiden ja pyroteknisten tehosteiden käytöstä:

Laserit

Suuritehoisten laserien käyttö edellyttää Säteilyturvakeskuksen hyväksyntää. Lisätietoja asiasta Säteilyturvakeskuksen sivuilta:

Liikenne
 

Tapahtumajärjestäjältä edellytetään usein ratkaisuja tapahtuma-alueen liikenneyhteyksien ja tapahtuma-alueen liikenteen järjestämiseen. Näistä tapahtuman aikaisista liikennejärjestelyistä ja tapahtumien kulkyhteyksistä löydät tiedot liikenneosiosta täältä.

Jätehuolto

Jätehuoltosuunnitelma

Lounais-Suomen jätehuoltomääräysten mukaan yleisötilaisuuden järjestäjä vastaa tilaisuuden jätehuollosta ja jätteiden lajittelusta sekä jätehuoltoon liittyvästä neuvonnasta tilaisuuden aikana. Tapahtuma-alueelle on sijoitettava riittävästi ja kattavasti jäteastioita eri jätelajien keräämistä varten. Tapahtumajärjestäjänä pidetään myös tilaisuuden tai tapahtuman kokoonkutsujaa.

Jäteastiat on tyhjennettävä ja alue siivottava välittömästi tilaisuuden päätyttyä sekä tarvittaessa tilaisuuden aikana. Jäteastiat on tyhjennettävä aina niiden täyttyessä. Monipäiväisissä tilaisuuksissa jäteastiat on tyhjennettävä ja alue siivottava vähintään kerran päivässä. Tapahtumajärjestäjän on siivottava roskaantunut tapahtuma-alue ja sen välittömässä läheisyydessä oleva alue.

Hyötyjätteiden erilliskeräys on järjestettävä, jos tilaisuudessa syntyvät jätemäärät ylittävät seuraavassa taulukossa ilmoitetut määrät:

  •  Kartonkipakkaukset: yli 10 kg tai yli 250 litraa
  • Metalli: yli 10 kg tai yli 70 litraa
  •  Lasipakkaukset: yli 10 tai yli 40 litraa 
  •  Muovipakkaukset: yli 10 kg tai yli 290 litraa
  • Biojäte: yli 20 kg tai yli 70 litraa

Yli 1 000 henkilön yleisötilaisuudesta tulee laatia jätehuoltosuunnitelma. Suunnitelma esitetään Turun kaupungin ympäristönsuojeluviranomaiselle viimeistään 2 viikkoa ennen tapahtumaa. Suunnitelman voi tehdä vapaamuotoisesti tai täyttämällä ilmoituslomakkeen. Suunnitelmasta lähetetään tapahtumajärjestäjälle hyväksymiskirje.

Lisätietoja yleisötapahtumien jätehuollosta saa Turun kaupungin ympäristön-suojelusta, puh. 050 565 0082.

Lisätietoa jätehuoltoilmoituksesta:

Melu ja musiikki

Meluilmoitus

Mikäli tapahtumasta aiheutuu ympäristöön häiritsevää melua, tulee tarve meluilmoituksen tekemiseen selvittää Turun kaupungin ympäristönsuojelumää-räyksistä. Määräykset löytyvät Turun kaupungin internetsivuilta (asuminen ja ympäristö / ympäristö / ympäristöluvat ja -valvonta / ympäristönsuojelumää-räykset) ja meluntorjuntaa käsitellään niiden 5. luvussa.

Turun kaupungin ympäristönsuojelumääräysten mukaan meluilmoitus on tehtävä ainakin silloin, kun kyseessä on suuri ulkona järjestettävä yleisötapahtuma, jonka aiheuttaman melun arvioidaan kantautuvan laajalle alueelle. Ilmoitus tehdään myös, jos tapahtumassa käytetään äänentoistolaitteita ulkotiloissa yöaikaan kello 22–07. Tarkemmat kriteerit meluilmoituksen tarpeellisuudesta voi lukea meluilmoitusohjeesta.

Akustiseen katusoittoon ei tarvita lupaa.

Ilmoitus tulee tehdä viimeistään 30 vuorokautta ennen tapahtuman alkua, ja se toimitetaan Turun kaupungin ympäristösuojeluun.

Lisätietoa meluilmoituksesta:

Musiikinkäyttölupa eli tapahtumalupa

Musiikin esittämiseen tarvitaan lupa Teostolta ja nauhoitetun musiikin esittämiseen myös Gramexilta. Lisäksi esittämisestä tulee maksaa korvaukset. Teoston ja Gramexin yhteinen tapahtumalupa on jatkuva musiikinkäyttölupa julkisiin eli yleisölle avoimiin tapahtumiin ja tilaisuuksiin.

Lisätietoa tapahtumaluvasta:

Meluhaittojen minimointi

Tapahtumasta laajasti etukäteen tiedottaminen voi vähentää melun häiritsevyyden kokemista, sillä asukkaat voivat varautua ennakkoon tulevaan häiriöön. Tapahtumasta tuleekin tiedottaa lähialueen asukkaille ja muille toimijoille hyvissä ajoin. Meluhäiriön vähentämiseen voi vaikuttaa myös äänentoistolaitteiden mitoituksella ja suuntauksella, sekä pitämällä äänenvoimakkuus kohtuullisena tapahtumapaikan ympäristöön nähden. 

Terveydensuojelu ja elintarvikevalvonta
 

Lisäksi kaikista yli 500 henkilön yleisötapahtumista tulee tehdä hyvissä ajoin tapahtumailmoitus terveydensuojeluun ja jos tapahtumassa tarjoillaan tai myydään elintarvikkeista, on tehtävä ilmoitus myös elintarvikevalvontaan. On tärkeää huomioida, että käymälöiden määrä on riittävä, niiden yhteydessä on käsienpesumahdollisuus ja että tilaisuudessa on saatavissa juomavettä. Lisätietoja saa Turun kaupungin ympäristöterveydestä, puh. 044 907 3697.

Elintarvikkeiden myynti

Elintarvikkeiden valmistuksesta, tarjoilusta ja myynnistä on tehtävä ilmoitus Turun kaupungin ympäristöterveydenhuoltoon. Mikäli ilmoitus koskee liikkuvaa elintarvikehuoneistoa, se tulee tehdä viimeistään 4 arkipäivää ennen myynnin aloittamista. Muussa tapauksessa ilmoitus tulee tehdä 2 viikkoa ennen myynnin aloittamista.

Tapahtumista, joihin odotetaan osallistuvan yhtäaikaisesti yli 500 henkeä ja joissa tarjotaan tai myydään elintarvikkeita, on tehtävä myös suurtapahtumailmoitus. Ilmoitus tehdään kirjallisesti Turun kaupungin ympäristöterveydenhuollolle 4 viikkoa ennen tilaisuuden alkamista.

Yksityishenkilöiden, järjestöjen tai muiden pienten toimijoiden ei tarvitse tehdä ilmoitusta vähäisestä elintarvikkeiden myynnistä tai tarjoilusta. Pop-up-tyyppisestä toiminnasta, joka kestää useamman päivän tulee kuitenkin tehdä ilmoitus.

Lisätietoa elintarvikkeiden ulkomyynnistä:

Tuotteiden myynti tapahtumassa

Alkoholin myynti

Tapahtuman aikana tapahtuvaa alkoholituotteiden myyntiä varten tulee hankkia tilapäinen anniskelulupa. Lupaa haetaan Turun alueella Lounais-Suomen aluehallintovirastolta. Hakemuksen käsittelyaika on 1–2 kuukautta.

Lisätietoa tilapäisistä anniskeluluvista:

Tupakkatuotteiden myynti

Tupakkatuotteiden myyntiä varten tulee hankkia erillinen myyntilupa. Turussa myyntilupaa voi hakea täyttämällä Valviran sähköisen lomakkeen. Sen liitteenä tulee olla ohjeistuksen mukainen tupakan myynnin omavalvontasuunnitelma. Myyntilupahakemus tulee tehdä kuukausi ennen tapahtumaa.

Lisätietoa tupakkatuotteiden myynnistä:

Majoittuminen

Tilapäisen leirintäalueen perustaminen

Leirintäalueella tarkoitetaan aluetta, jolla majoitutaan tilapäisesti leirintämökkiin, telttaan, matkailuperävaunuun tai matkailuajoneuvoon. Leirintäalue on tilapäinen, jos alueella on tarkoitus majoittua enintään 14 vuorokaudeksi ja majoittujia on enemmän kuin 100 henkilöä. Tilapäisestä leirintäalueesta tulee tehdä kirjallinen ilmoitus Turun kaupungin ympäristönsuojeluun 3 kuukautta ennen tapahtumaa.

Tilapäinen majoitus sisätiloissa

Tilapäinen majoittuminen tarkoittaa lyhytaikaista majoittumista tiloissa, joita ei ole hyväksytty voimassa olevassa rakennusluvassa yöpymis- tai majoituskäyttöön. Tällaisia tiloja ovat esimerkiksi koulut. Majoitustilasta tulee tehdä ilmoitus Varsinais-Suomen pelastuslaitokselle vähintään 2 viikkoa ennen majoituksen alkua.

Lisätietoa tilapäismajoituksesta:

Muut luvat ja ilmoitukset

Tavara-arpajaislupa

Jos tapahtumassa järjestetään arpajaiset, niihin tulee anoa lupaa Lounais-Suomen poliisilaitokselta. Lupaa anotaan kirjallisesti, ja se voidaan myöntää enintään kuudeksi kuukaudeksi.

Lisätietoa tavara-arpajaisista:

Rahankeräyslupa

Jos tapahtumassa kerätään rahaa, tulee keräystä varten anoa lupaa Lounais-Suomen poliisilaitokselta. Lupa voidaan pääsääntöisesti antaa vain rekisteröidyille yhteisöille tai säätiöille.

Kuvausluvat

Kuvauksia varten (tv, elokuva) tarvitaan maanomistajan lupa. Mikäli elokuvan kuvaaminen yleisellä paikalla rajoittaa muiden liikkumista tai aiheuttaa tilapäisiä liikennejärjestelyjä, tehdään ilmoitus poliisille, poliisin lupaneuvontaan.

Drone-lennokit

Drone-lennokin on täytettävä ilmailumääräykset. Dronen pitää väistää isoja koneita kuten Mediheliä. Droneen on myös oltava jatkuvasti näköyhteys (kamerayhteys ei riitä). Ennen kuin hyväksyt tapahtumassasi mitään drone-lentoja, selvitä lennätyskorkeus ja selvitä, mitä tapahtuu, jos signaali droneen katkeaa. Jotkut dronet eivät osaa palata itse lähtöpaikkaan vaan putoavat, jos signaali katkeaa. Tästä seuraa ilmeinen loukkaantumisriski. Kun dronelennokkeja lennätetään halleissa, teltoissa tai muissa sisätiloissa osana tapahtumaa, pitää noudattaa kuluttajaturvallisuuslain vaatimuksia ja laatia turvallisuusasiakirja lentämisestä.

Ilmoitus yleisestä kokouksesta

Jos tapahtumassa osoitetaan mieltä, tulee tehdä ilmoitus yleisestä kokouksesta (ts. mielenosoituksesta) vähintään 24 tuntia ennen kokouksen alkamista. Ilmoitus tehdään joko suullisesti tai kirjallisesti Lounais-Suomen poliisilaitokselle.

Lisätietoa yleisistä kokouksista:

Sähkö ja vesi tapahtumaan

Sähkö

Tilapäisen sähkön tapahtumiin hoitaa Turku Energia. Sähkötilausta tehdessä tulee ilmoittaa tarvittava tehon määrä sekä toivotun liitäntäpisteen kohta tai osoite. Tapahtumapaikoihin, joissa ei ole valmiiksi kiinteää mittausta ja pistorasiaa, voi vuokrata erillisen sähkökeskuksen.

Turku Energiaan tulee olla yhteydessä viimeistään 2 viikkoa ennen tapahtumaa.

Turun kaupungin kaupunkiympäristön pavelukokonaisuudella on käytössään niin kutsuttuja tekniikkapollareita, joista saa sähköä ja osasta myös vettä. Pollareita vuokrataan myös tapahtumakäyttöön. Pollareita sijaitsee keskustan alueella:

  • Läntisellä Rantakadulla Kristiinankadun risteyksestä Suomen Joutsenelle (myös vesi)
  • Turun linnan puistossa
  • Vanhalla Suurtorilla
  • Vähätorilla (myös vesi)
  • Kävelykadulla (ei voimavirtaa)

Lisätietoja tekniikkapollareista antaa

Vesi

Jos tapahtumassa on elintarvikkeiden myyntiä tai anniskelua, tulee tapahtuma-alueella olla saatavissa vettä. Talousvesi ja viemäröinti tapahtumiin hoidetaan yhdessä Turun vesihuolto Oy:n kanssa. Ota yhteyttä tapahtuma-alueen vuokraajaan hyvissä ajoin (viimeistään 14 vrk ennen tapahtumaa). Tapahtuma-alueen vuokraajan tulee varmistaa vuokranantajalta, onko tapahtumapaikalla talousvesi saatavilla. Huomioi ympäristöterveydenhuollon ohje suurista tapahtumista.

Lisätietoja tekniikkapollareista antaa