Jokaisella organisaatiolla on omat prosessinsa, niin pienellä kuin isoillakin. Pienillä organisaatioilla näitä prosesseja ei välttämättä ole kuvattuna auki, koska sille ei koeta olevan tarvetta. Isommat organisaatiot saattavat liiankin herkästi pitäytyä vanhoissa hyväksi koetuissa prosesseissa, kyseenalaistamatta sitä, onko prosessissa uudistamisen varaa.
Yksi näistä uudistamisen kohteista on prosessien digitalisointi . Otetaanpa esimerkkinä yksi tällainen isojen organisaatioiden yleinen prosessikuvaus: Prosessin eri vaiheissa lukuisat henkilöt täydentävät samoja lomakkeita moneen kertaan. Paperisia lomakkeita kuljetetaan joko kävellen tai niitä skannataan sähköpostiin liitteiksi, joista ne tulostetaan uudelleen tietojen täyttämistä varten. Lopuksi lomakkeet skannataan ja tulostetaan vielä kertaalleen, minkä jälkeen ne allekirjoitetaan. Allekirjoitetut lomakkeet arkistoidaan kaapin perälle, johon ne saattavat hukkua tai niiden löytäminen on vaikeaa.
Kuulostaako tutulta? Mitä jos tämän saman prosessin kuvaisi digitaalisena?
Kuvitellaan tilanne, jossa käytössä olisi työnkulun ohjaukseen suunniteltu prosessimoottori. Lomakkeiden välitys käyttäjältä toiselle hoituu järjestelmän kautta eikä käyttäjien tarvitse huolehtia siitä, menevätkö lomakkeet oikeille henkilöille. Järjestelmään voidaan luoda erilaisia suunniteltuja polkuja riippuen siitä, millaista dataa lomakkeisiin syötetään. Turhilta lomakkeiden tulostamisilta ja skannauksilta vältytään. Lomakkeet allekirjoitettaisiin myös sähköisesti. Lomake kyetään heti tämän prosessin jälkeen arkistoimaan digitaalisesti ja se kyetään myös tarpeen tullen löytämään helposti.
Pelkästään teknologiallako voimme mahdollistaa sen, että organisaatioiden prosessit saadaan mahdollisimman tuottavaksi? Ei ihan.
Teknologioilla voidaan helpottaa erilaisten prosessien kulkua, mutta lopullinen muutos tulee vasta prosessien suoraviivaistamisella. Suunniteltaessa tällaisia automaattisia ja digitaalisia järjestelmiä prosessien tueksi, on myös hyvä tarkastella prosesseja itsessään: Miksi tiettyjä asioita tehdään prosessin vaiheissa? Olisiko mahdollista, että osa näistä tietyistä vaiheista voitaisiin jättää tekemättä, jos niille ei ole tarvetta ? Olisi myös tarpeellista pohtia, onko lomakkeiden ylipäätään käyttö turhaa, jos esimerkiksi lomakkeisiin tarvittava tieto löytyy jo olemassa olevista järjestelmistä.
Muutaman vuoden prosessien virtaviivaistamisen myötä näkemykseni myös on, että digitaaliset järjestelmät edellyttävät koko prosessin läpikäyntiä ja toivon mukaan virtaviivaistamista karsimalla vaiheita. Teknologian käyttöönotto kun ei aina välttämättä tarkoita sitä, että sitä osattaisiin hyödyntää oikealla tavalla.
