Evenemangstillstånd och anmälningar

Myndighetskalendern

Ur myndighetskalendern nedan (på finska) framgår till vem olika tillståndsanmälningar bör skickas och när de senast bör vara inlämnade. 

Kontaktinformation

Tilläggsinformation

Mer information om evenemangs tillståndsärenden fås av 

Att ordna ett evenemang kräver ofta ett flertal olika tillstånd och anmälningar. Hur många tillstånd man behöver beror på typen och storleken av evenemanget: för mindre evenemang räcker det ofta med ett markanvändningstillstånd och en polisanmälan om en offentlig tillställning, medan större evenemang t.ex. kan kräva tilläggstillstånd som en licens för livsmedelsförsäljning, ett tillstånd för temporär omdirigering av trafiken och en anmälan om bullerstörningar.

Det lönar sig att samarbeta med olika myndigheter i dessa frågor och att sköta tillståndsärenden i god tid innan evenemanget. Myndigheterna kan vid behov också rådge samt assistera evenemangsarrangörerna i problemsituationer.

Innehåll

De vanligaste tillstånden och anmälningarna

Åbo stads markanvändningstillstånd

Alla utomhusevenemang kräver ett markanvändningstillstånd utfärdat av antingen markägaren eller markuthyraren i de fall där marken hyrs ut av staden. Om man vill ordna ett evenemang på ett allmänt område som ägs av Åbo stad ansöker man antingen om lov av Åbo stadsmiljösektor eller Åbo stads idrottscentral. Det lönar sig att ansöka om tillstånd i god tid före evenemanget. Den genomsnittliga behandlingstiden är ca 4 veckor.

Man bör också anhålla om markanvändningstillstånd för tillfällig annonsering. Informationsskyltar som är till för att ge information relaterad till ett evenemang får dock sättas upp utan ett specifikt tillstånd. Evenemangsarrangören ansvarar för avlägsnandet av skyltarna efter evenemangets slut.

Tilläggsinformation om markanvändningstillstånd (på finska):

Anmälan om offentlig tillställning 

En anmälan om offentlig tillställning ska i regel göras för tillställningar som förutsätter planering av ordning och säkerhet eller som kan påverka utomstående eller miljön på ett negativt sätt. Även evenemang som kräver särskilda trafikarrangemang, omfattar hundratals besökare eller ordnas utomhus på en offentlig plats kräver en anmälan. Anmälan görs skriftligen och lämnas in till Sydvästra Finlands polisinrättning.

Anmälningar om offentliga tillställningar bör göras minst 5 månader innan evenemanget. I praktiken betyder detta senast 1 månad innan evenemanget, eftersom behandlingstiden för anmälan kan ta lång tid, i synnerhet då det är högsäsong.

Tilläggsinformation om anmälan för offentliga tillställningar hittar du här:

Uppförande av konstruktioner för ett evenemang

Man kan sätta upp mindre, flyttbara konstruktioner utan att ansöka om tillstånd hos Åbo stads byggnadstillsyn. Konstruktionerna får vara uppsatta och användas i högst tre månader. Därefter måste de demonteras och föras bort.   

Säkerhet vid evenemang

Säkerhets- och räddningsplan

Det bör bifogas en säkerhetsplan som bilaga till polisanmälan om en offentlig tillställning. Säkerhetsplanen redogör för säkerhetsarrangemangen under evenemanget och innehåller således en plan för ordningsövervakningen samt en förteckning över ordningsvakternas kontaktuppgifter.

Dessutom bör man lämna in en räddningsplan till Egentliga Finlands räddningsverk för tillställningar med minst 200 deltagare eller tillställningar som medför särskilda risker. Räddningsplanen kan bifogas som en del av säkerhetsplanen och lämnas in senast två veckor innan evenemanget. Noggrannare anvisningar för hurdana evenemang som kräver en räddningsplan finns på Egentliga Finlands räddningsverks hemsidor.

Tilläggsinformation om säkerhets- och räddningsplaner hittar du här:

Första hjälpen-plan

Det bör finnas en första hjälpen-plan för evenemang med fler än 2000 deltagare. Planen lämnas in till Egentliga Finlands räddningsverk senast två veckor före evenemanget.

Tilläggsinformation om första hjälpen-planen finns här:

Fyrverkerier

Användning av fyrverkerier på evenemang bör anmälas skriftligen till Egentliga Finlands räddningsverk. Anmälan bör lämnas in senast två veckor före fyrverkeriernas bruksdag. Dessutom behöver man ett markanvändningstillstånd för att använda fyrverkerier eller andra pyrotekniska specialeffekter.

Tilläggsinformation om användningen av fyrverkerier finns här:

Laserteknik

Användningen av högeffektlaser kräver ett officiellt tillstånd utfärdat av Strålsäkerhetscentralen.

Trafikarrangemang

Evenemangsarrangören ansvarar ofta för att arrangera och dirigera trafiken så att det är smidigt att ta sig till och fån evenemangsområdet. Mer detaljerad information om olika trafikarrangemang hittar du här (på finska). 

Avfallshantering

Avfallshanteringsplan

Evenemangsarrangören är skyldig att ta hand om renligheten på evenemangsområdet samt att sortera och vid behov återvinna avfall. Evenemangsarrangören bör dessutom göra upp en avfallshanteringsplan om evenemanget har mer än 1000 deltagare. Avfallshanteringsplanen lämnas in till Åbo stads naturskyddsmyndighet senast två veckor före evenemanget. Planen kan lämnas in som en fritt formulerad ansökan eller i form av en ifylld blankett. Evenemangsarrangören får ett skriftligt godkännande av planen.

Tilläggsinformation om avfallshantering på evenemang hittar du här:

Buller och musik

Bulleranmälan

I enlighet med Åbo stads miljöskydds bestämmelser bör en bulleranmälan alltid göras då det är fråga om ett utomhusevenemang vars bullernivå uppskattas nå ut över ett stort område. En bulleranmälan bör även göras ifall man under evenemanget använder ljudförstärkare nattetid mellan kl. 22-07. Noggrannare anvisningar för huruvida evenemanget uppfyller kriterierna för bulleranmälan hittar du här.  

Du behöver inte göra en bulleranmälan för akustisk gatumusik.

Anmälan görs skriftligen till Åbo stads miljöskydd senast 30 dygn före evenemanget.

Mer information om bulleranmälan hittar du här:

Musikanvändningslicens, dvs. evenemangstillstånd för framförande av musik

För att spela levande musik krävs en licens av Teosto och för att spela inspelad musik krävs en licens av Gramex. För evenemang med levande musik tillkommer dessutom en ersättningsavgift. Teosto och Gramex’ gemensamma evenemangstillstånd gäller för offentliga musikuppträdanden, dvs. levande eller inspelad musik som framförs på tillställningar som är öppna för alla.   

Tilläggsinformation om musikanvändningslicensen hittar du här:

Försäljning på ett evenemang

Livsmedelsförsäljning

Om man på evenemanget tillverkar, serverar eller säljer livsmedel bör man lämna in en anmälan om detta till Åbo stads miljöhälsovård. Om anmälan gäller en flyttbar livsmedelslokal bör anmälan göras senast 4 dagar innan försäljningen inleds. I övriga fall bör anmälan lämnas in 2 veckor innan försäljningen inleds.

Man bör även göra en anmälan om en stor offentlig tillställning för evenemang där det samtidigt deltar över 500 personer och där det serveras eller säljs livsmedel. Anmälan görs skriftligen till Åbo stads miljöhälsovård 4 veckor innan evenemanget.  

Privatpersoner, föreningar och andra mindre aktörer behöver inte anmäla småskalig livsmedelsförsäljning eller -servering. Man bör hur som helst göra en anmälan om pop-up verksamhet som räcker flera dagar.

Tilläggsinformation om livsmedelsförsäljning utomhus hittar du här:

Alkoholförsäljning

För att sälja produkter som innehåller alkohol under evenemanget bör man skaffa ett tillfälligt serveringstillstånd. Tillståndet avhämtas på Egentliga Finlands Regionförvaltningsverk i Åbo. Behandlingstiden för ansökningar av serveringstillstånd är 1-2 månader.

Tilläggsinformation om tillfälliga serveringstillstånd hittar du här:

Försäljning av tobaksprodukter

För att få sälja tobaksprodukter krävs ett separat försäljningstillstånd. I Åbo kan man ansöka om ett detaljhandelstillstånd hos Valvira genom att fylla i en elektronisk blankett. Som bilaga bör enlighet med allmänna regelverk bifogas en plan för egenkontroll. En ansökan om försäljning bör göras en månad före evenemanget.

Tilläggsinformation om försäljningen av tobaksprodukter hittar du här:

Logi

Uppsättning av en tillfällig campingplats

Med benämningen campingplats menas ett område där man tillfälligt inkvarterar sig i en campingstuga, ett tält, en husbil eller husvagn. Campingplatsen betraktas som tillfällig om meningen med vistelsen är att stanna i max. 14 dygn och det är fler än 100 personer som campar på området. En skriftlig anmälan om en tillfällig campingplats bör lämnas in till Åbo stads miljöskydd 3 månader före evenemanget.

Tillfällig inkvartering inomhus

Tillfällig inkvartering syftar på en kortvistad inkvartering i utrymmen som enligt ikraftvarande bygglov inte har godkänts för övernattnings- eller inkvarteringsbruk. Sådana utrymmen är exempelvis skolor. Personen som ansvarar för tillfällig inkvartering ska göra en anmälan om platsen för inkvarteringen till räddningsverket minst två veckor innan inkvarteringen sker. Anmälan bör åtminstone innehålla den huvudansvariges kontaktuppgifter. Om antalet personer som inkvarteras överstiger tio bör dessutom en räddningsplan bifogas.

Tilläggsinformation om tillfällig inkvartering hittar du här:

Övriga tillstånd och anmälningar

Varulotteritillstånd

Anordnande av ett varulotteri förutsätter ett tillstånd. Tillstånd för varulotteri beviljas samfund eller stiftelser med allmännyttiga ändamål. En skriftlig ansökan om varulotteritillstånd lämnas in till Sydvästra Finlands polisinrättning och beviljas för 6 månader åt gången.

Tilläggsinformation om varulotterier hittar du här:  

Penninginsamlingar

Om det sker penninginsamlingar under evenemanget bör arrangören ansöka om penninginsamlingstillstånd hos Sydvästra Finlands polisinrättning. I allmänhet beviljas endast registrerade samfund och stiftelser penninginsamlingstillstånd.  

Fotograferingstillstånd

För att få spela in en film eller andra program behövs ett markanvändningstillstånd. Om inspelningen av en film på en allmän plats begränsar utomstående personers rörlighet eller medför tillfälliga omdirigeringar av trafiken bör man dessutom lämna in en anmälan till polisens tillståndsrådgivningstjänst.

Drönare

Ifall drönare används i samband med evenemang bör de uppfylla samtliga regelverk som gäller för luftfartslagen. Drönare har alltid väjningsplikt för stora luftfartyg såsom Mediheli och bör alltid flygas inom synhåll (bevakning via en kamera räcker alltså inte). Innan du godkänner användningen av drönare på ditt evenemang är det viktigt att ta reda på vilket höjd man får flyga på och vilka åtgärder som bör vidtas ifall fjärrpiloten förlorar kontakten med drönaren. Vissa drönare återvänder nämligen inte självmant till startpunkten utan faller ner om signalen bryts, vilket kan medföra allvarliga risker för skador. Observera att det kan finnas områden där flygmöjligheterna är tydligt begränsade med anledning av hänsyn till människor, djur, miljö eller egendom. Om drönare flygs i hallar, tält eller i andra utrymmen inomhus bör fjärrpiloten följa konsumentsäkerhetslagen och göra upp en säkerhetsplan för flygningen.

Anmälan om demonstrationer och allmänna sammankomster

Om det sker en demonstration i samband med ett evenemang, bör arrangören göra en anmälan om allmän sammankomst senast 24 timmar innan sammankomsten. Anmälan kan göras antingen muntligt eller skriftligt till Sydvästra Finlands polisinrättning.

 El och vatten under evenemanget

El

Åbo Energi sköter försörjningen av tillfällig elanvändning på evenemang. Då man gör en elbeställning uppger man samtidigt hur stor effekt man behöver och sammanlänkningspunktens exakta läge. Om det inte färdigt finns ett fast mätinstrument eller uttag på evenemangsplatsen kan man hyra en separat elcentral.

Arrangören bör kontakta Åbo energi senast två veckor innan evenemanget.

Åbo stads stadsmiljösektor äger s.k. teknikpollare som man kan använda för elförbrukning. En del kan också användas för vattenkonsumtion. Pollarna kan vid behov hyras för evenemang och de är tillgängliga på följande platser:

  • På Västra Strandgatan i korsningen mellan Suomen Joutsen och Kristinegatan (även tillgång till vatten)
  • I Åbo slotts park
  • På Gamla Stortorget
  • På Lilltorget  (även tillgång till vatten)
  • På gågatan (ej tillgång till kraftström)

Tilläggsinformation om teknikpollarna fås av

Vatten

Om det serveras alkohol eller livsmedel under evenemanget bör det även finnas tillgång till vatten på området. Tillgången till hushållsvatten samt saneringsarbeten sköts i samarbete med Åbo vattenförsörjning Ab. Ta kontakt med evenemangsområdets arrendator i god tid (senast 14 dygn innan evenemanget). Det är på evenemangsarrangörens ansvar att vända sig till arrendatorn för att försäkra sig om att vatten är tillgängligt för konsumtion. Kom ihåg att beakta miljöhälsovårdens anvisningar om stora tillställningar.