Säkerhet

Tilläggsinformation om säkerhet

  • Vuoripuro, Jari (2007): Säkerhetsguide för planering av stora evenemang (pdf på finska) OBS! En del av informationen i guiden är föråldrad, men man får ändå en heltäckande bild av de element som ingår i att planera ett evenemangs säkerhet.

Kontaktinformation 

Väl genomförda säkerhetsarrangemang bidrar till att ett evenemang går smidigt till och att risken för olyckor minskar. Evenemangsarrangören ansvarar alltid i första hand för evenemangets säkerhet.

Det finns många riktlinjer, lagar och rekommendationer som styr hur säkerheten på ett evenemang planeras och genomförs. Då man bedömer ett evenemangs risker är det viktigt att ta hänsyn till evenemangets målgrupp, tidpunkt och plats, antalet deltagare och andra utmärkande faktorer som användingen av specialeffekter.

Det är en bra idé att inleda planeringen av evenemangssäkerheten i god tid och att utarbeta en säkerhets- och räddningsplan tillsammans med myndigheter och experter. Evenemangsarrangören behöver dock inte vara utbildad inom säkerhetsbranschen för att planera och förverkliga säkerheten på ett evenemang.

Säkerhets- och räddningsplan 

Då evenemangsarrangören planerar ett evenemang måste hen upprätta en säkerhetsplan som sedan bifogas till polisanmälan om en offentlig tillställning. En räddningsplan bör också görs också upp för evenemang med mer än 200 deltagare och för särskilt riskfyllda evenemang. Hur riskfyllt ett evenemang anses vara beror till exempel på målgruppen och de specialeffekter som används.

Det är viktigt att upprätta säkerhets- och räddningsplanen noggrant, eftersom de utgör grunden för att förebygga och hantera risker och nödsituationer. Instruktioner för att hantera en olycka är av yttersta vikt för både personalen och deltagarna på evenemanget. 

Konsumentsäkerhetslagen

Enligt konsumentsäkerhetslagen måste evenemangsarrangören följa omsorgs- och anmälningsplikten samt vid behov upprätta ett säkerhetsdokument.

Omsorgsplikt

Omsorgsplikten förbinder alla evenemangsarrangörer att säkerställa att evenemanget inte äventyrar någons hälsa eller egendom. Arrangören måste identifiera de risker och faror som kan uppkomma under eller orsakas av evenemanget och vidta lämpliga åtgärder för att förhindra och begränsa farliga situationer.

Evenemangsarrangören ansvarar för att personalen är tillräckligt kompetent och att utrustningen och de verktyg som används under evenemanget är säkra. Underleverantörer som deltar i genomförandet av evenemanget måste också följa omsorgsplikten.

Omsorgsplikten kräver också att evenemangsarrangören håller deltagare informerade om säkerhetsfrågor som berör evenemanget både före och under tillställningen.

Evenemangsarrangören måste också föra bok över alla olyckor och och potentiellt farliga situationer som inträffar under evenemanget. Olycksbokföringen av potentiella eller verkliga olyckor görs tillsammans med tjänsteleverantörerna för första hjälpen.

Säkerhetsdokument

Säkerhetsdokumentet en skriftlig beskrivning av hur evenemangets säkerhet är organiserad. Säkerhetsdokumentet är främst ett praktiskt arbetsredskap för evenemangsarrangören, men säkerhetsdokumentet måste lämnas in till Tukes ifall Tukes ber om det. 

Behovet av ett säkerhetsdokumentet bedöms alltid från fall till fall. Säkerhetsdokumentet bör skapas före evenemanget ifall evenemanget kan utgöra en betydande fara för deltagarna eller andra personers säkerhet. En riskfaktor kan t.ex. vara en stor publik (över 2000 deltagare). 

Säkerhetsdokumentet kan vid behov bifogas till andra säkerhetsdokument (t.ex. räddningsplanen). 

Anmälningsplikt

Evenemangsarrangören måste omedelbart anmäla tillbud och specirfika olyckor till Tukes. 

En anmälan bör göras åtminstone om situationen/olyckan

  • till naturen är avvikande eller ny
  • har lett till en märkbar eller svår nedsättning av en persons hälsa eller märkbart utsatt denne för fara
  • är en följd av otillräckliga säkerhetsarrangemang eller bristfällig utrustning under evenemanget 

En utredning om vad som skett och vilka åtgärder som vidtagits lämnas in i form av en blankett eller en fritt formulerad anmälan hos Tukes kirjaamo@tukes.fi.

Ordningsövervakning 

Eventarrangören är ansvarig för att säkerställa och upprätthålla säkerheten och allmän ordning under evenemanget. Evenemangsarrangören ansvarar dessutom för att kraven på ordningsövervakning uppfylls. 

Ordningsvakternas uppgift är att på plats upprätthålla säkerheten och allmän ordning samt att förebygga brott och olyckor under evenemanget eller på det område som hen har tilldelats. Ordningsvakten bör i regel ha ett giltigt ordningsvaktskort, men polisen kan också från fall till fall godkänna personer som inte har ett giltigt kort som tillfälliga ordningsvakter för ett evenemang.

Behovet av ordningsövervakning bestäms bland annat på basis av antalet deltagare, evenemangets tidpunkt, målgrupp och typen av evenemang. Det behövs alltid minst en ordningsvakt för att övervaka utskänkningsområden. Polisinrättningen i Sydvästra Finland bestämmer hur många ordningsvakter som behövs på ett evenemang. 

Första hjälpen 

Evenemangsarrangören ansvarar för att beredskapet för första hjälpen är tillgängligt under evenemanget. Behovet av beredskap, antalet jourhavande och nödvändiga redskap/resurser baserar sig på en riskbedömning av evenemanget, antalet deltagare och typen av evenemang. Trots att mindre, riskfria incidenter inte nödvändigtvis kräver ett första hjälpen-team, är en första hjälpen-jour ändå obligatorisk under evenemang. 

Vid större olyckor bör det rentav finnas flera första hjälpen-jourer och vid behov även en fast plats för första hjälpen. Evenemangets säkerhetschef fungerar som kontaktperson för räddningsverket och första hjälpen-jourhavandena och utarbetar varningsinstruktioner och en första hjälpen-plan tillsammans med dem.

En första hjälpen-jour kan t.ex. beställas från Röda Korsets avdelning i Åbo. Jouren bör beställas senast 3 veckor före evenemanget, men det lönar sig att vara ute i god tid.

Evenemang med över 2000 deltagare bör dessutom ha en räddningsplan som lämnas in hos Egentliga Finlands räddningscentral. Räddningsplanen lämnas in senast 2 veckor före evenemanget. 

Brandsäkerhet

Ifall evenemanget ordnas inomhus bör lokalen vara godkänd för att användas som ett konferensrum. Om evenemanget hålls i en eller flera tillfälliga  utrymmen måste arrangören avtala med byggnadsövervakningsenheten, räddningsverket och polisen om hur utrymmet kommer att används.

Öppen eld

Det är förbjudet att göra upp öppen eld i samlingslokaler och övriga utrymmen utan tillstånd från brandmyndigheten. Vid utomhusevenemang måste man alltid ta hänsyn till eventuella varningar för skogsbrand. Ifall det råder varning för skogsbrand är det förbjudet att tända brasor eller göra upp öppen eld.  

Förstahandssläckning

Behovet av förstahandssläckning bestäms från fall till fall. Evenemangsområdet bör planeras så att räddningsverket och eventuella utryckningsfordon har obegränsad tillgång till platsen. 

Byggmaterial 

Det är viktigt att uppmärksamma olika materials brandsäkerheten då man väljer byggnadskonstruktioner för sitt evenemang. Brandfarliga material får inte användas som t.ex. dekoration. En evenemangslokal får inte ha slutna tak och arrangören bör se till att sprinklersystemet fungerar.

Utryckningsfordon

Evenemangsarrangören bör ta i beaktande att utryckningsfordon såsom brandbilar och ambulanser kan ta sig obehindrat till och från evenemangsplatsen, oavsett om evenemanget hålls utomhus eller inomhus.  

Fyrverkerier

Ifall det ingår fyrverkerier i evenemanget bör evenemangsarrangören göra en skriftlig anmälan om detta minst två veckor i förväg till Sydvästra Finlands räddningsverk. Professionella fyrverkerier rapporteras däremot till Sydvästra Finlands polis senast två veckor före fyrverkeriuppvisningen.  Dessutom måste en räddningsplan upprättas.

Försäkringar

Arrangören är ansvarig för publikens säkerhet under evenemanget. Evenemanget kan övervakas av olika myndigheter, men evenemangsarrangören är i första hand ansvarig ifall en olycka sker. Anskaffandet av försäkringar beror i vissa fall på typen av evenemang som ordnas, medan andra är obligatoriska. 

Ansvarsförsäkring

Syftet med en ansvarsförsäkring är att förse evenemangsarrangören med trygghet om det uppstår skador som arrangörens varor eller tjänster har orsakat någon annan. Försäkringen kan till exempel ersätta en skada som oavsiktligen orsakat person- eller egendomsskador till följd av bristande säkerhetsåtgärder eller konstruktions- och utrustningsfel. Försäkringen ersätter inte skador som orsakats avsiktligt eller som skadat evenemangsarrangören, dess personal eller volontärer. Polisen kan i samband med anmälan om en offentlig tillställning begära en utredning om ansvarsförsäkring.

Personalens försäkringar 

Arbetsgivaren måste i enlighet med olycksfallsförsäkringslagen teckna en försäkring för alla anställda. Det lönar sig också för evenemangsarrangören att skaffa en olycksfallsförsäkring åt sig själv.

Därtill finns det en särskild talkoförsäkring som är avsedd enbart för volontärer och talkoarbetare. Det är inte obligatoriskt för talkoarbetare att ha en försäkring, men det lönar sig att på förhand diskutera huruvida de arbetar försäkrade eller på egen risk. 

Förutom ansvars- och personalförsäkringen kan arrangören också överväga att försäkra sin egendom och skaffa en avbrottsförsäkring.