Redogörelse för dataskydd – Anmälan till den internationella vänverksamheten

14.9.2021

Denna redogörelse för dataskydd och register överensstämmer med EU:s generella dataskyddsförordning (GDPR).

Registeransvarig 

Den internationella vänverksamheten
Studiestad Åbo / Åbo Universitets Internationella kontoret

Kontaktpersonen som är ansvarig för registret

Amanda Viitanen
amelvi@utu.fi
+358 29 450 3142

Registrets namn

Anmälan till den internationella vänverksamheten

Hantering av personuppgifter

Personuppgifter används för att organisera internationell vänverksamhet. Deltagares namn kan synas under verksamheten i oumbärliga ärenden till andra deltagare. De personuppgifter som samlades in vid sidan av anmälan till presentkortens mottagare kommer att meddelas personaltjänster vid Åbo universitetet. Personuppgifterna kommer inte att överlåtas till aktörer utanför verksamheten. 

Registrets datainnehåll

De anmälningsuppgifter till evenemanget som registrerad person själv matar in innehåller följande uppgifter:

  • Personens för- och efternamn
  • Bostadsort
  • Personbeteckning
  • E-postadress
  • Telefonnummer
  • Möjliga födoämnesallergier och specialdiet
  • Andra saker att ta i beaktande

Stadgeenliga informationskällor

De uppgifter som deltagare själv har meddelat med en elektronisk blankett eller på andra sätt.

Principer för registrets skyddande

Uppgifterna bevaras tekniskt skyddade och på hantering av registret läggs ned omsorg. Endast de definierade personer som är med den internationella vänverksamhetens organisation och som behöver uppgifterna i sina uppdrag har nyttjanderätt till registret. Registrets upprätthållare har tystnadsplikt. 

Granskningsrätt och rätten till att kräva rättandet av uppgifter

Varje person som är med i registret har rätt till att granska de uppgifterna om sig själv som har blivit lagrat in i registret och begära att möjliga felaktiga uppgifter blir tillrättalagda eller att bristfälliga uppgifter kompletteras. Ifall personen vill granska de uppgifter om sig själv som har blivit lagrat in eller begära att de blir tillrättalagda, ska hen skicka en skriftlig begäran till registeransvarig. Den registeransvariga kan vid behov be den personen som har framställt begäran om att bevisa sin identitet. Den registeransvariga kommer att svara på kunden inom den tid som har blivit stiftad i EU:s dataskyddsförordning, huvudsakligen under loppet av en månad. Den registrerade har rätt till att göra en överklagande av hantering av personuppgifter till tillsynsmyndigheten. 

Uppgifternas bevaringstid

Personuppgifter bevaras så länge som det är behövligt för att den anmälan som den registrerade personen har gjort samt till dess samhörande evenemang kan möjliggöras, både till de evenemanget tillhörande fortsättningsåtgärderna, såsom att möjliggöra samlandet av feedback. Efter de till evenemanget tillhörande uppdragen har blivit utförda kommer alla till evenemanget tillhörande elektroniska dokument och pappersdokument som innehåller personuppgifter att förstöras förutom bilder och till dem tillhörande uppgifter.