Luottamushenkilöt pääsevät uusilla laitteillaan näppärästi Päättäjäpalveluun, Turun luottamushenkilöiden omaan sähköiseen asiointikanavaan, esim. lukemaan kokousten esityslistoja ja pöytäkirjoja.

Turun kaupunginhallitus päätti huhtikuussa, että ennen uuden valtuustokauden alkua luottamushenkilöille jaetaan IT-laitteita tehtävien hoitamista helpottamaan. Uudet mobiililaitteet jaettiin kaupunginvaltuutetuille ennen uuden valtuuston järjestäytymiskokousta, kaupunginhallituksen ja lautakuntien jäsenille sen jälkeen, kun kokoonpanot oli vahvistettu. Uusilla laitteillaan luottamushenkilöt pääsevät näppärästi lukemaan esityslistoja ja pöytäkirjoja uudistettuun Päättäjäpalveluun, Turun luottamushenkilöiden omaan sähköiseen asiointikanavaan.

Luottamustehtävien hoitaminen sähköistyy

Päättäjäpalvelu otettiin käyttöön jo vuonna 2016, mutta nyt siitä tulee luottamushenkilöiden pääasiallinen tieto- ja materiaalipankki.

– Uutta palvelussa on perustietojen ja sidonnaisuuksien ilmoittaminen. Aiemmin täyteltiin paperisia lomakkeita, mutta nyt tietojen kerääminen on täysin digitaalinen prosessi, kertoo IT-hankepäällikkö Otto Bernoulli.

Päättäjäpalvelu mahdollistaa myös kokousaineistojen täysin sähköisen käytön ja käsittelyn. Sen kautta on saatavilla aina viimeisin versio säännöistä ja esityslistoista, eli kokouksissa kaikilla on käytössään tuoreimmat listat, vaikka niihin olisi tullut muutoksia vielä viime hetkellä. Jokainen voi myös tehdä listoihin omia merkintöjä ja muistiinpanoja, ilman että niitä tarvitsee tulostaa.

Päättäjäpalvelussa on myös automaattisesti päivittyvä kokouskalenteri, josta kukin voi tarkastella paitsi omia myös muiden kokousaikoja. Päättäjäpalvelusta pääsee myös kaupungin säännöstöön, ja useimmin tarvitsemansa säännöt voi merkitä suosikeiksi, mikä helpottaa niiden löytämistä. Lautakuntien tekniset sihteerit voivat viedä palveluun esim. seminaarimateriaaleja, sopimuksia sekä esim. luottamustehtävien hoitamisessa tarvittavia yleisiä ohjeita.

Sähköiselle asioinnille positiivista palautetta

Laiteluovutusten yhteydessä järjestettiin opastusta Päättäjäpalvelun käyttöön. Palaute sekä asiointikanavasta että laitteista on ollut pääasiallisesti myönteistä.

– Sähköinen asiointi on koettu käteväksi, ja paperipinojen pienenemistä on pidetty hyvänä kehityksenä, Otto Bernoulli summaa.

Asiasanat: