TurkKa-projekti (Turun sosiaalihuollon asiakastiedot Kanta-palveluihin –projekti)
- Kanta-palvelujen käyttöönottoa sosiaalihuoltoon ohjataan TurkKa-projektista, joka käynnistyi vuonna 2017.
- Projekti käynnistää Kanta-palveluiden ensimmäisen vaiheen käyttöönoton päihdehuollon palvelutehtävässä ja pilotoi päihdehuollon palvelutehtävän vanhojen asiakasasiakirjojen arkistoimista Sosiaalihuollon sähköiseen asiakastiedon arkistoon.
- Projektin perustana on myös THL:n Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalveluiden ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke (Kansa-hanke), joka on osa Sosiaali- ja terveysministeriön (STM) SoTe-tieto hyötykäyttöön -strategiaa.
- Projektia rahoittavat Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (THL) sekä Turun kaupunki.
- Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto on TurkKa-projektin jälkeen avoinna muille hyvinvointitoimialan sosiaalihuollon Effica-asiakastietojärjestelmää käyttäville palvelutehtäville ja Kanta-palvelujen käyttöönoton vaiheille.
- Projekti tuottaa myös tietoa kansalliseen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon liittymisestä, toiminnallisten vaatimusten toteuttamisesta ja muusta valmistelutyöstä muiden toimijoiden hyödynnettäväksi omissa kehittämishankkeissaan.
Turku liittyi sosiaalihuollon osalta mukaan Kanta-palveluihin ja aloitti päihdehuollon palvelutehtävän asiakastietojen arkistoinnin Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon vuoden 2018 lopussa. Ensimmäisenä aloitettiin uusien, päivittäisessä toiminnassa syntyvien asiakasasiakirjojen arkistointi. Nyt toukokuussa on aloitettu vanhojen, ennen Kanta-palveluihin liittymistä tehtyjen, sosiaalihuollon asiakirjojen arkistointi.
- Asiakirjojen arkistointi reaaliajassa on vaatinut meillä toiminnallisen muutoksen. Hyvinvointitoimialan työntekijät ovat tehneet suuren työn uuden toimintamallin omaksumisessa, joka on edellytys asiakirjojen määrämuotoiselle kirjaamiselle ja niiden valtakunnallisten määrittelyjen mukaiselle arkistoinnille, projektipäällikkö Johanna Heikkilä TurkKa-projektista kiittelee.
Sähköisen arkiston suurimpana etuna ja tavoitteena on, että asiakastiedot ovat hyödynnettävissä siellä, missä asiakasta palvellaan tai hänen asiaansa käsitellään. Tavoitteena on myös valtakunnallisesti yhtenevä määrämuotoinen kirjaaminen.
- Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttö tulee ajan mittaan luomaan asiakkaille paremman palvelukokemuksen. Tulevaisuudessa voimme luopua myös paperiarkistosta, Heikkilä muistuttaa.
Kanta-palvelujen käyttöönotto etenee vaiheittain
Sekä uusien että vanhojen tietojen osalta siirto on aloitettu päihdehuollon palvelutehtävän asiakirjoista. Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon arkistoidaan mm. asiakkaan päätökset, asiakassuunnitelmat, toteuttamissuunnitelmat ja asiakaskertomukset.
- Nyt kun olemme aloittaneet vanhojen tietojen arkistoinnin, myös muut Effica/Lifecare sosiaalihuollon järjestelmää käyttävät kunnat voivat aloittaa vanhojen asiakastietojen tallentamisen, Heikkilä kertoo.
Ensimmäisessä vaiheessa asiakastiedot ovat vain rekisterinpitäjän omassa käytössä. Seuraavassa vaiheessa asiakas näkee omia asiakirjojaan Omakannasta ja organisaatiot pääsevät käyttämään toista rekisteriä valtuutuksella. Tämä tapahtuu aikaisintaan vuonna 2020.
- Kanta-palveluihin liittyminen sekä asiakirjojen tallentaminen arkistoon yhden palvelutehtävän osalta on antanut paljon arvokasta tietoa ja kokemusta suunnittelutyöhön, kun arkiston käyttöä laajennetaan muihin palvelutehtäviin ja toisen vaiheen toiminnallisuuksiin, Heikkilä sanoo.
Valtakunnallisiin Kanta-palveluihin kuuluvat mm. Omakanta, Resepti-palvelu, Lääketietokanta, potilastiedon arkisto ja nyt myös Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto.