Ajankohtaista: Aina on pian täällä — Varsinais-Suomen museoiden kokoelmia varten uusi tietojärjestelmä

Turun museokeskuksessa on runsaan vuoden ajan kehitetty uutta kokoelmanhallintajärjestelmää, joka on saanut nimekseen Aina. Järjestelmä soveltuu erilaisten aineistojen, esineiden, taiteen, valokuvien ja arkistoaineistojen hallinnointiin.

Kuva: Ninna Pulli / TMK.

Turun museokeskuksessa on runsaan vuoden ajan kehitetty uutta kokoelmanhallintajärjestelmää, joka on saanut nimekseen Aina. Järjestelmä soveltuu erilaisten aineistojen, esineiden, taiteen, valokuvien ja arkistoaineistojen hallinnointiin. Aina tulee käyttöön suureen osaan Varsinais-Suomen museoista.

Miltä tuntuisi, jos omistaisit 130 000 esinettä, joiden joukossa muun muassa 415 nenäliinaa, 1829 korua, 340 virkapukua, 137 lompakkoa ja 472 tulitikkurasiaa? Ehkä lisäksi 92 päivänvarjoa, yli 10 000 taideteosta, 1,7 miljoonaa valokuvaa, yli 5000 vanhaa kirjaa, 7 raitiovaunua ja 15 kangaspuut?

Hyviä uutisia: jos olet varsinaissuomalainen, tavallaan omistatkin nuo edellä mainitut ja lisäksi paljon muuta. Ja heti perään lisää hyviä uutisia: sinun ei tarvitse huolehtia aarteiden säilymisestä ja pölyjen pyyhkimisestä, sillä Varsinais-Suomen aluevastuumuseo eli Turun museokeskus pitää huolta kulttuuriomaisuudestasi.

Kokoelmaobjektien tiedot säilyvät kokoelmahallintajärjestelmässä

Jotta valtavasta museoesineiden määrästä pystytään pitämään huolta, tarvitaan kokoelmanhallintajärjestelmää, johon kaikki esineet, valokuvat, taide ja arkistoaineisto luetteloidaan. Museoesineiden ominaisuudet, kuten esimerkiksi tekijät, mitat, materiaalit, sijaintipaikat, kuntotiedot ja hankintatilanteet kirjataan, sekä esineistä otetut valokuvat tallennetaan.

Museokeskuksessa on ollut käytössä useita tietokantoja erilaisille aineistoille, esineille, valokuville, taiteelle. Viime vuosina kansainvälisessä museomaailmassa on pyritty häivyttämään rajoja erilaisten aineistotyyppien välillä, ja siksi on haluttu yhdistää erilaiset kokoelmat samaan järjestelmään.

Museokeskuksessa kehitetty tietojärjestelmä

Vuonna 2018 Museokeskuksessa ryhdyttiin töihin oman, laajasti Varsinais-Suomalaisia paikallismuseoita palvelevan kokoelmahallintajärjestelmän kehittämiseksi. Prosessi on vaatinut paljon ajatustyötä, ideointia ja kovettumia näppäimistösormiin. Erityyppisten aineistojen yhdistäminen samaan järjestelmään on tuonut mukanaan monenlaisia haasteita. Jos tallennetaan tietoa vaikkapa miniatyyrimaalauksesta ja kivimankelista, mitä yhteistä niillä on? Samaan aikaan on pyritty ottamaan huomioon erikokoisten museoiden – niin isojen kuin pienempien – tarpeet.

Kehitystyön pohjalla on ollut Disec-nimisen yrityksen arkistotietokantajärjestelmä. Museokeskuksessa Aina tulee kuitenkin niin monimuotoiseen käyttöön, että lähes kaikki on suunniteltu uudelleen, tiettyjen järjestelmän tarjoamien reunaehtojen puitteissa.

Samaan aikaan on haluttu luoda uutta, entistä parempaa ja sujuvampaa kokoelmanhallintaa. Esimerkiksi kokoelmien merkityksellistämistä on kehitetty. Pian voimme tallentaa järjestelmään jokaisesta museoon tulevasta objektista tiedon siitä, miksi olemme päätyneet pitämään sitä säilyttämisen arvoisena. Museokeskuksen konservaattorit ovat kehittäneet Ainaan integroitua konservointisovellusta, jonka kautta myös teoksia lainaan antavat tutkijat voivat tarkistaa konservaattorien arvion siitä, onko teos esim. lainattavassa kunnossa. Konservaattorit voivat myös tallentaa järjestelmään kuvat teoksista esimerkiksi ennen ja jälkeen puhdistuksen. Aivan uutena ominaisuutena museolla on myös kehitetty Ainaan taiteen talletustoimintaa helpottavia toimintoja, joissa kuvalliset talletussopimukset voidaan tulostaa suoraan järjestelmästä.

Kehitystyö loppumetreillä, käyttöönotto lähestyy

Työtä on siis ollut, ja edelleen jatketaan. Järjestelmä on tällä hetkellä viimeisiä viilauksia vaille valmis. Seuraavaksi migroidaan eli siirretään aineistot vanhoista tietokannoista Ainaan. Ohjelmistoon tehdään myös käyttöohjeita, ja talvella aloitetaan koulutukset järjestelmän käyttäjille.

Aina tulee alkuvaiheessa käyttöön 39 paikallismuseoon, ja palvelee toivottavasti hyvin ainakin seuraavat 10−20 vuotta, kunnes tekniikan ja kokoelmatoiminnan kehittyessä ja muuttuessa on taas väistämätön edessä ja tiedot siirretään uuteen järjestelmään.

Tietoa kirjoittajasta

Riina
Tiainen
amanuenssi
Turun museokeskus
Asiasanat: