Museotoimintaa 140 vuotta: Digitaalisen kokoelmanhallinnan kehitys Turun kaupungin museokokoelmissa

Niin kauan kuin kokoelmia on kerätty, niin kauan on ollut tarve hallinnoida niitä. Ennen sähköisiä kokoelmanhallintajärjestelmiä käsin kirjoitettuihin pääkirjoihin tai vastaaviin luetteloihin listattiin kaikki museon kokoelmiin kuuluvat objektit perustietoineen ja hankintahintoineen juoksevan numeroinnin mukaan. Turun kaupungin historiallisen museon vanhimmat listaukset ovat 1800-luvun puolelta. Lisäksi museotyöntekijän ja tutkijan tärkein apuväline on ollut arkistoista ja kirjastoistakin tuttu pahvikortisto, jossa museoesineet on ryhmitelty erilaisten periaatteiden mukaan. Tutkija Ninna Pulli on aiemmin ilmestyneessä kirjoituksessaan käsitellyt manuaalista kokoelmienhallintaa Turun museokeskuksessa.

Tekniikka on koko kuluneen 2000-luvun uudistunut kiihtyvällä tahdilla ja muistiorganisaatioiden tehtävänä on säilyttää tietoja ja objekteja satoja vuosia, periaatteessa jopa tuhansia vuosia. Digitaaliseen järjestelmään luetteloitavaa aineistoa riittää, mutta sähköisten luettelointikäytäntöjen oltua käytössä parikymmentä vuotta, on kulttuuriperintöä digitaalisessa ympäristössä jo runsaasti. Museokeskuksen uudesta Aina -kokoelmanhallintajärjestelmästä on myös viety kokoelma-aineistojen tietoja Finna-palveluun, jossa on aineistoja useilta eri museoilta, arkistoilta, kirjastoilta ja muilta toimijoilta, kenen tahansa selailtavissa. Ainassa on myös oma julkinen käyttöliittymänsä samaa tarkoitusta varten.

Digitaalinen kokoelmanhallinta on kehittynyt vähitellen, sen juuret juontavat Turun kaupungin museoissa 1980-luvun loppuun, jolloin tietokoneet alkoivat nykymuodossaan yleistyä. Silloisessa Turun maakuntamuseossa sähköinen luettelointi alkoi valokuvien osalta jo vuonna 1989, kun käyttöön otettiin File Maker -tietokanta. Se oli taitekohta manuaalisen ja digitaalisen välissä, sillä ohjelmalla tehdyt luettelointikortit printattiin ja mapitettiin.  1990-luvun puolivälissä tuli ensimmäinen erityinen luettelointiohjelma, Kuva-Minttu, johon kirjattiin niin esine- kuin valokuvakokoelmankin objektien tietoja.

Vuonna 2004 otettiin käyttöön uusi erityisesti museoita varten suunniteltu, säännöllisesti päivitetty kokoelmanhallintaohjelma Musketti, joka on ollut monessa museossa käytössä aivan näihin päiviin asti. Aluksi Musketti oli paikallisella tietokoneella oleva ohjelma, mutta vuodesta 2009 alkaen siitä tuli selainpohjainen, verkossa käytettävä WebMusketti. Tietokantaan luetteloitiin esineitä, valokuvia ja rakennusnäytteitä sekä jonkin verran taideteoksia. Kokoelmien arkeologiset aineistot taas olivat ensin Access-tietokannassa ja sittemmin MIP-portaalissa, jossa ne ovat yhä. MIP, eli Museon informaatioportaali on ollut Turun museokeskuksen oma kehityshanke.

Musketti-järjestelmän aloitussivu. 

Monta tietojärjestelmää     

Turun maakuntamuseo ja WAMin hallinnoima Turun kaupungin taidekokoelmalla olivat pitkään erilliset organisaatiot, joilla oli erilliset kokoelmanhallintajärjestelmät. Vuonna 2009 tapahtui Turun kaupungissa organisaatiomuutos, minkä seurauksena Turun maakuntamuseo ja Wäinö Aaltosen museo yhdistettiin uuden hallinnollisen organisaation, Turun museokeskuksen alle. Kokoelmat olivat silti vielä pitkään erillään. Museokeskuksen perustamisen myötä aloitettiin määrätietoinen kokoelmien ja niihin liittyvän työn yhtenäistäminen.

Turun kaupungin taidekokoelmaa luetteloitiin ensin Vati-tietojärjestelmään, jonka käyttöönotto tapahtui vuosina 1997–1998. Suomalaisvalmisteinen Vati oli kehitetty Valtion taidemuseon ohjauksessa. Paikallisesti tietokoneella sijaitsevaan tietokantaan siirrettiin tietoja pahvikorteilta digitointiprojekteissa erillisrahoituksen turvin. Vakinainen tutkija vastasi uushankintojen kirjaamisista. Erillinen Vati oli käytössä myös Turun maakuntamuseossa taiteen osalta.

Siirtymä sähköiseen kokoelmanhallintaan paransi huimasti teosturvallisuutta, kun paikkamerkinnät ja konservointitiedot oli helppo päivittää. Samalla teosten saavutettavuus parani, kun ne oli helpompi hakea ja löytää. Samoin teoksista saattoi kirjata ylös paljon moninaisimpia tietoja.

Kokoelmanhallintajärjestelmien kehitys Turun museokeskuksella. Lisäksi museokirjaston kirjakokoelmat ovat samassa järjestelmässä Vaski-kirjastojen kanssa. Kaavio: Ringa Takanen / TMK.

WAMin kokoelmaryhmä osallistui vuonna 2004 taideteostietokanta Muusan kehittämisprojektiin ja seuraavana vuonna Vati-aineistot konvertoitiin uuteen järjestelmään. Maakuntamuseon Vati -tietokannan tietueet puolestaan siirrettiin Turun museokeskuksen yhteiseen Muusaan vuonna 2011. Muusa on monissa museoissa ja säätiöissä edelleen käytössä oleva elävä ja jatkuvasti päivittyvä taidekokoelmien hallintajärjestelmä.

Muusan etuna aiempaan Vatiin verrattuna olivat etenkin tietojärjestelmän erityisesti taiteen luettelointia varten kehitetyt ominaisuudet sekä kansallisesti laaja käyttäjäkunta.  Yhteistietokannassa teostietoja saattoi jakaa muiden Suomen taidemuseoiden kanssa, mikä helpotti näyttelysuunnittelua. Samalla pyrkimys yhdenmukaisella tavalla tallennettaviin teostietoihin, tiedon standardeihin kasvoi.

Aina ystävämme

Aina-tietojärjestelmän aloitussivu syksyllä 2021.

Museot ovat kehittäneet viime vuosina uudenlaisia tarpeita palvelevia tietojärjestelmiä ja tietokantoja, joissa saman museon eri aineistotyypit on yhdistetty samaan järjestelmään.  Turun museokeskuksella on keväällä 2021 otettu käyttöön pitkäaikaisen kehitystyön jälkeen uusi kokoelmahallintajärjestelmä Aina. Museokeskuksen kokoelma- ja konservointiyksikön asiantuntijoista koostuva työryhmä on kehittänyt järjestelmän yhdessä palvelun tarjoavan Disec Oy:n kanssa heidän Yksa-arkistotietojärjestelmänsä pohjalta. Taustarakenteena ollut Yksa-arkistotietokanta ei kaikilta osin soveltunut museoaineistoille, vaan on vaatinut paljon kehitystyötä, jotta järjestelmästä on saatu museokäyttöön sopiva.

Aina-kokoelmanhallintajärjestelmä on tarkoitettu museokokoelmien ja niihin liittyvän tiedon hallintaan ja hakuun. Se yhdistää samaan järjestelmään eri kokoelmatyypit: taideteokset, esineet, arkistoaineistot ja valokuvat. Aina ottaa huomioon erilaisten aineistojen kokoelmanhallinnan tarpeet, ja siinä on muun maussa taiteen talletus -toiminnon ja objektien varausjärjestelmä näyttelyiden ja lainaustoiminnan tarpeisiin sekä erillinen konservointiosio. Aina mahdollistaa kokoelmien hallinnollisen määrittämisen ydin-, perus-, opetus ja käyttökokoelmaan sekä digitaaliseen kokoelmaan. Samoin syvenee kokoelmaobjektien merkitysten kirjaaminen. Nämä Ainan ominaisuudet auttavat osaltaan ymmärtämään kokoelman arvomerkitysten muuttumista ajassa ja ottamaan huomioon nykykulttuurin moniäänisiä sisältöjä ja tarkastelutapoja. Järjestelmä soveltuu erityyppisten museo-organisaatioiden käyttöön ja Ainassa onkin mukana huomattava osa Varsinais-Suomen museoista.

Pitkä tie on kuljettu 1800-luvun museotoimijoiden käsin kirjoitetuista esinelistoista ja ponnisteluista kulttuuriperinnön hyväksi. Kokoelmien hallinta ja saavutettavuus on ottanut suuria edistysaskelia, erityisesti viimeisen kahdenkymmenen vuoden aikana. Suuri kiitos Turun historiallisen museon perustajille, jotka havahtuivat menneisyyden jälkien keräämiseen ja tallentamiseen jälkipolville sekä kaikille sen jälkeen kokoelmien hyväksi toimineille ja toimiville.