Turvakengät, mittanauha ja nippu ketteriä kehittämisideoita

Toivottavasti kurkistus kirjastopalvelusuunnittelijan arkeen avartaa ajatuksiasi kirjastotyöstä ja sen tekijöistä.

Uuden äärellä

Pari ensimmäistä kuukautta uudessa kirjastopalvelusuunnittelijan pestissä alkaa olla takana. Työn sisältö on muotoutunut uomaansa ja monipuoliset työtehtävätkin ovat pikkuhiljaa tulleet tutuiksi, tai ainakin tutummaksi. Uusia haltuun otettavia taitoja ja työvälineitä on ollut lukuisia, unohtamatta poisoppimista vanhoista vastuista ja rooleista. Onnekseni tehtäviin kuuluu myös osittain jo haltuun otettuja tehtäväkokonaisuuksia ja työyhteisö on säilynyt ennallaan, joten siirtymä uuden äärelle on ollut näiden johdosta helpompi. Nyt onkin sopiva aika kertoa tästä perinteisestä kirjastotyöstä hieman poikkeavasta työnkuvasta vähän laajemmallekin yleisölle. 

Hallinnollisesti työskentelen Turun kaupunginkirjaston Yhteiset palvelut -yksikössä, mutta työtehtäväni ulottuvat kirjastomme kaikkiin nurkkiin ja hyllynväleihin. Laaja- ja monialainen yhteistyö sekä organisaation sisäisesti että muiden sidosryhmien kanssa onkin työni keskiössä. Etenkin nyt uuden urani alkutaipaleella moni kollega onkin päässyt osaltaan perehdyttämään minua erinäisiin asioihin. Noviisin (turva)kengissä kulkeminen on pitkästä aikaa tuntunut virkistävältä, ja uuden oppiminen on aina jännittävää ja antoisaa.

Kirjastopalvelusuunnittelijan monipuoliset tehtävät sisältävät kirjaston tilahankkeiden sekä olemassa olevien tilojen ja palveluiden asiakaslähtöistä uudistamista. Ja lisäksi kalusteisiin liittyvää seurantaa ja arviointia, sekä hankintojen valmistelua. Tehtäviin kuuluu myös asiakaspalvelua tukevien prosessien ja asiakaskokemuksen kehittämistä palvelumuotoilun hengessä sekä kirjaston projektisalkun hallintaa ja projektitoiminnan kehittämistä. Alla muutamia poimintoja tämän syksyn tehtävälistalta. 

 

Monitoimitaloja ja uudistuvia tiloja 

Suurin työhöni liittyvä kokonaisuus liittyy kirjastotiloihin, joita tarkastelen erityisesti toiminnallisuuden ja asiakaslähtöisyyden näkökulmasta. Osallistun uusien lähikirjastotilojen suunnitteluun yhdessä lähipalveluista vastaavan palvelupäällikön ja kirjastojen henkilökunnan kanssa. Tänä syksynä työn alla ovat olleet etenkin jo rakennusvaiheessa oleva Runosmäen monitoimitalo sekä hankesuunnitteluvaiheessa oleva Pansion monitoimitalo. 

Runosmäen yhteisöllinen ja yhteiskäyttöinen monitoimitalo tulee muodostumaan kaupungin ylläpitämästä päiväkodista, neuvola- ja perhekeskuksesta, kirjasto- ja nuorisotiloista sekä Turun ja Kaarinan seurakuntayhtymän seurakuntatiloista. Runosmäen kirjastotilan suunnittelussa avainsanoina ovat olleet muun muassa avoimuus, monitoimisuus, muunneltavuus ja vuorovaikutteisuus.  Marraskuun alussa me käyttäjätahojen edustajat pääsimme ensimmäistä kertaa vierailemaan rakennustyömaalla. Oli kiinnostavaa nähdä tulevia tiloja ja kuulla rakennushankkeen etenemisestä. Suunnitelmat konkretisoituvat ja odottava innostus paistoi useiden kasvoilta. 

Toiminnallisia uudistustöitä on tehty myös pääkirjaston musiikkiosastolla, jonne on kuluvan vuoden mittaan rakennettu jo toiminnassa oleva Paja sekä lähiaikoina ovensa avaava Musakuutio. Myös kalusteita on uusittu vastaamaan paremmin toiminnan tarpeita, joissa etenkin omaehtoisen tekemisen tukeminen korostuu yhä enenevissä määrin. Musiikkiosaston uudistustyöt jatkuvat tulevana vuonna Linnankadun puolella ja tähän projektin vaiheeseen pääsenkin sitten osallistumaan aivan alusta lähtien. 

Paluu tulevaisuuteen – vuorovaikutteisen asiakaspalvelun kehittäminen

Parin kuukauden ajan olen saanut osallistua tila-asioiden ohella myös Paluu tulevaisuuteen -projektin toteutukseen, osana kirjaston palveluiden ja asiakaspalvelua tukevien asiakaslähtöistä yhteiskehittämistä. Projekti sai alkunsa, kun kirjastossa havahduttiin siihen, että koronapandemia sekä sen seurauksena kasvanut digitaalinen palvelutarjonta ovat muuttaneet kirjaston asioiden, ideoiden ja ihmisten kohtauspaikasta pika-asioinnin tilaksi. 

Paluu tulevaisuuteen -projektin tavoitteena onkin, vastaliikkeenä edellä kuvattuun ilmiöön, kehittää kirjaston palvelukulttuuria ja tilaratkaisuja paremmin aktiivista vuorovaikutusta mahdollistaviksi ja siihen kannustaviksi. Lisäksi projektin aikana pyritään löytämään uusia tapoja kuulla asiakkaita sekä lisäämään asiakasymmärrystä. Tulevaisuudessa haluamme panostaa henkilökohtaiseen vuorovaikutukseen nojaavaan palvelukulttuurin nykyaikaisissa tiloissa, joissa kirjaston koko palvelutarjonta on helposti saavutettavissa, niin fyysisesti kuin verkonvälityksellä. 

Syksyn aikana on projektin puitteissa kartoitettu ja havainnoitu asiakaskäyttäytymistä sekä järjestetty vuorovaikutteisempaa asiakaspalvelua käsitteleviä työpajoja kirjaston henkilökunnalle. Syyskauden tulosten pohjalta laaditaan alkuvuonna 2023 konkreettisempi suunnitelma asiakaspalvelun linjausten ja mittariston kehittämiselle.

Työtehtäviini kuuluu myös asiakaspalvelua tukevien prosessien kehittäminen ja siihen liittyen olen päässyt osallistumaan uusien asiakaskäyttöön tarkoitettujen tulostimien käyttöönoton valmisteluihin sekä Varaamo-palvelun laajemman hyödyntämisen suunnitteluun. Kirjaston uudet tulostimet otetaan käyttöön porrastetusti ja ma 28.11. alkaen niitä pääsee kokeilemaan pääkirjaston uutistorilla. 

Toivottavasti kurkistus kirjastopalvelusuunnittelijan arkeen avarsi ajatuksiasi kirjastotyöstä ja sen tekijöistä. Mikäli mieltäsi askarruttaa jokin edellä mainittuihin tehtäväkokonaisuuksiin liittyvä seikka, ota yhteyttä!

Tietoa kirjoittajasta

Susanna
Kolehmainen
Kirjastopalvelusuunnittelija
Turun kaupunginkirjasto
Kirjoittaja on kulttuurin ja taiteen vannoitunut ystävä, joka ei itsekään arastele tarttua kynään tai siveltimeen.