Tietosuojaseloste – Kansainväliseen ystävätoimintaan ilmoittautuminen
14.9.2021
Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Rekisterinpitäjä
Kansainvälinen ystävätoiminta
Opiskelijakaupunki Turku / Turun yliopiston kansainvälinen liikkuvuus
Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Amanda Viitanen
amelvi@utu.fi
+358 29 450 3142
Rekisterin nimi
Kansainväliseen ystävätoimintaan ilmoittautuminen
Henkilötietojen käsittely
Henkilötietoja käytetään kansainvälisen ystävätoiminnan järjestämistä varten. Osallistujien nimet voivat näkyä toiminnan aikana välttämättömissä asioissa muille osallistujille. Lahjakorttien vastaanottajien ilmoittautumisessa kerätyt henkilötiedot ilmoitetaan Turun yliopiston henkilöstöpalveluille. Tietoja ei luovuteta toiminnassa mukana olevien tahojen ulkopuolelle.
Rekisterin tietosisältö
Rekisteröidyn itsensä syöttämät ilmoittautumistiedot tapahtumaan sisältävät seuraavat tiedot:
• Henkilön etu- ja sukunimi
• Asuinpaikka
• Henkilötunnus
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero
• Mahdolliset ruoka-aineallergiat ja erityisruokavaliot
• Muut huomioitavat asiat
Säännönmukaiset tietolähteet
Osallistujan itse ilmoittamat tiedot sähköisellä lomakkeella tai muilla tavoin.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina ja rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Rekisterin käyttöoikeus on vain kansainvälisen ystävätoiminnan järjestelyissä mukana olevilla määritellyillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Rekisteriä ylläpitävillä henkilöillä on salassapitovelvollisuus.
Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa, pääsääntöisesti kuukauden kuluessa. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.
Tietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen rekisteröidyn tekemän ilmoittautumisen ja siihen liittyvien tapahtumien mahdollistamiseksi sekä kansainväliseen ystävätoimintaan liittyvien jatkotoimien, kuten palautteen keräämisen mahdollistamiseksi. Tapahtumaan liittyvien tehtävien suorittamisen jälkeen kaikki tapahtumaan liittyvät sähköiset ja paperiset henkilötietoja sisältävät dokumentit tuhotaan lukuun ottamatta valokuvia ja niihin liittyviä tietoja.