Tapahtuman aikana ja jälkeen
Tapahtumapäivä
Tapahtumapäivä on hektinen ja raskas työpäivä. Se on kuitenkin myös hieno päivä, jolloin pääsee näkemään kovan työn tuloksen ja ihmisten nauttivan tapahtumasta. Järjestäjienkin tulisi pystyä mahdollisuuksien mukaan nauttimaan työnsä tuloksesta. Koita ajoittaa säännöllisiä taukoja, jolloin pääset itse kiertämään ja katselemaan tapahtumassa.
Tapahtumapäivän muistilista
- Tapahtuman eri osa-alueille on omat vastuuhenkilöt
- Uusien työntekijöiden huolellinen perehdyttäminen
- Esiintyjien ja vieraiden vastaanotto
- Osallistujia on informoitu huolellisesti ennen tapahtumaa, sekä tapahtuman aikana
- Varmista tekniikan sujuvuus ja sähköjen saanti
- Varmista, että valo-/videokuvaus on hoidossa
- Henkilökunnasta on nimetty somevastaava(t)
- Jaa kaikille työntekijöille oleelliset yhteystiedot
- Rakenteiden tarkistus ja rakennuksen valvonta
- Järjestyksenvalvojien, sekä ensiapu henkilökunnan ohjeistus
Mitä mukaan tapahtumapaikalle?
- Tarvittavat luvat
- Tapahtuma-alueen kartta
- Kaikki tarvittavat avaimet ja kulkukortit
- Jätesäkkejä, sakset, teippiä, tusseja
- Muut tapahtuman kannalta olennaiset materiaalit
Tapahtuman jälkeen
Purku ja siivous
Tapahtuman jälkeen järjestäjän vastuulla on tapahtuman purku ja tapahtumapaikan siivous. Tapahtumapaikan tulisi jäädä samaan kuntoon, kuin ennen tapahtumaa.
Jälkimarkkinointi ja kiitokset
Jälkimarkkinointi on tärkeä osa tapahtumaa ja järjestäjän imagoa. Jälkimarkkinoinnissa tulee kiittää osallistujia ja yhteistyökumppaneita, sekä kertoa tapahtuman kulusta ja osallistujamääristä. Jälkimarkkinoinnissa voi myös nostaa esiin tapahtuman kohokohtia. Samalla kannattaa myös mainostaa jo ensi vuoden tapahtumaa ja pitää osallistujien mielenkiinto yllä.
Arviointi ja palaute
Tapahtuman jälkeen analysoidaan tapahtumaa ja arvioidaan sen onnistumista. Tapahtuman onnistumista tulee verrata alussa asetettuihin tavoitteisiin ja selvittää saavutettiinko ne. Tapahtuman arvioinnin jälkeen voidaan miettiä kehityskohteita, sekä mitä halutaan tehdä eri tavalla ensi vuonna tai ensi tapahtumassa. Tapahtuma kävijöiden palaute on ensiarvoisen tärkeää tapahtuman kehittämisen kannalta. Palautekysely kannattaa lähettää mahdollisimman pian tapahtuman jälkeen, kun sen on osallistujien tuoreessa muistissa. Palautekyselyn kannattaa olla mahdollisimman lyhyt ja napakka, jotta moni osallistuja vastaa kyselyyn. Palautetta voi pyytää tapahtuman sosiaalisten medioiden kautta, tai lähettämällä osallistujille kyselyn henkilökohtaisesti, jos kyseessä on pienempi tapahtuma. Palautetta tulee myös pyytää yhteistyökumppaneilta, työntekijöiltä, sekä näytteilleasettajilta, jos sellaisia tapahtumassa oli.
Dokumentointi ja raportointi
Tapahtumasta kannattaa tehdä itselleen raportti, jotta vielä seuraavalla kerralla muistaa mikä onnistui ja mitä pitäisi vielä kehittää. Tapahtuman tärkeimpien osien dokumentointi talteen on hyvin tärkeää. Tapahtumasta otetut kuvat on hyvä ottaa talteen paikkaan, josta ne löytää ensivuonna. Jos tapahtuma on saanut avustuksia tai sponsoreita tulee heille myös usein tehdä avustuksen käytöstä selvitys ja raportoida tapahtuman onnistumisesta.