Tapahtuman suunnittelu

Tapahtuman suunnittelun alkaessa tulee tehdä selväksi mikä on tapahtuman tarkoitus ja luonne sekä miten tapahtuma voidaan toteuttaa. Mieti myös sopiiko tapahtuma Turkuun ja mitä uutta tapahtuma tuo Turun kaupungin tapahtumakenttään. Voit heti alussa ottaa yhteyttä tapahtumapalveluihin ja neuvomme sinua mielellämme. 

Muistilista 

  • Nimeä tapahtuma 
  • Kokoa projektiryhmä 
  • Määrittele tavoitteet ja onnistumisen mittarit 
  • Tee alustava budjetti 
  • Määrittele tapahtuman luonne ja sisältö
  • Valitse kohderyhmä
  • Päätä tapahtumapäivä(t)
  • Päätä tapahtumapaikka

Tapahtuman ajankohta

Tapahtuman ajankohta on yksi tärkeimmistä tekijöistä. Tarkista Turkukalenterista mitä tapahtumia on samana ajankohtana, tai konsultoi tapahtumapalveluita ajankohdasta. Tutki järjestetäänkö kaupungissa jo saman tyyppisiä tapahtumia ja milloin ne ovat. Useampaa saman tyyppistä tapahtumaa ei kannata järjestää samaan aikaan, koska ne kilpailevat osallistujista. Tapahtumalle sopiva vuodenaika riippuu siitä, haluaako tapahtuman järjestää ulkona vai sisällä, ja millaista sisältöä tapahtumassa on. Yleisesti kesällä on enemmän tapahtumia ja talvella on hieman hiljaisempaa. 

Tapahtuman kohdeyleisö

Tapahtuman kohdeyleisö voi olla hyvin spesifi ja rajattu, tai kaikille tarkoitettu. Mieti kenelle haluat tapahtumasi suunnata ja miten rajaat osallistujat oikeaan kohdeyleisöön. Mieti miten aiot tavoittaa kohdeyleisösi ja mistä he tulevat tapahtumaan. Varsinkin suurtapahtumia varten tulee miettiä liikkumista ja majoittumismahdollisuuksia osallistujia varten. Myös kohderyhmän mahdolliset erikoistarpeet tulee ottaa jo suunnittelussa huomioon. 

Tapahtumapaikka

Tapahtumapaikkoja löytyy Turusta hyvin paljon. Tapahtumapaikan valinnassa tulee miettiä seuraavia kysymyksiä:

  • Onko tapahtuma ulko- vai sisätapahtuma?
  • Osallistujien lukumäärä?
  • Miten paikalle pääsee saapumaan?
  • Onko vuokra budjettiin sopiva?
  • Sopiiko paikka tapahtuman luonteeseen?
  • Onko paikalla tarvittavat tekniset vaatimukset (sähköpaikat, netti, näyttö)?
  • Voiko paikalle järjestää tarjoilua tai muuta tapahtumaan oleellisesti kuuluvaa?

Talous

Budjetti on tärkeä määrittää heti ensimmäisenä, jotta tiedetään, millainen tapahtuma voidaan järjestää. Ensin mietitään mitä kaikki tarvittava tulee maksamaan ja mistä tapahtuman rahoitus tulee. Tapahtuman voi järjestää omalla rahoituksella, mutta varsinkin suurempiin tapahtumiin usein tarvitaan yhteistyökumppaneita ja muita avustuksia. Voit tutustua sopisiko tapahtumasi Turun kaupungin tapahtuma-avustusten piiriin ja anoa avustusta. 

Kuluja 

  • Tilavuokrat
  • Markkinointi- ja mainontakulut
  • Rakentaminen ja koristelu
  • Tekniikka
  • Luvat
  • Kuljetukset
  • Majoitus
  • Tarjoilut
  • Ohjelma
  • Vartiointi
  • Palkkiot
  • Yllätysmenot

Tuloja

  • Sponsoritulot
  • Lipputulot
  • Arpajaistuotot
  • Tarjoilutuotot
  • Myyntituotot
  • Näytteilleasettajat
  • Avustukset

Tiedottaminen ja markkinointi

Tapahtuman järjestäjän kannattaa laatia markkinointisuunnitelma mahdollisimman tehokasta markkinointia ja viestintää varten. Markkinoinnin tulisi olla monipuolista, säännöllistä ja oikein kohdistettua. Eri markkinointikanavien käyttö tulee valita oikean kohderyhmän mukaan. Tehokkain markkinointi kanava on useimmiten sosiaalinen media. Sosiaalisen median markkinointi on helppo ja kustannustehokas markkinointiväylä. Muita perinteisempiä markkinointikanvavia ovat lehdet, radio ja televisio. Näiden lisäksi kannattaa käyttää kaupungin tarjoamia markkinointi mahdollisuuksia. 

Tapahtuman järjestäjän tulee olla valmistautunut myös kriisiviestintään. Mahdollisissa kriisitilanteissa tulee olla selvää kuka hoitaa viestinnän, mitä viestitään ja mitä kanavia pitkin. Ongelmista kannattaa kertoa mahdollisimman nopeasti ja avoimesti. Jos kyseessä on hätätilanne, tulee viestinnän olla tehokasta ja valmiiksi suunniteltua.