Kehittäminen Turun kaupungissa

Kehittämismalli

Kehittämistoimintansa yhtenäistämiseksi ja ohjaamisen tehostamiseksi Turun kaupungilla on kaupunkitasoinen kehittämismalli. Mallin avulla Turku pyrkii tehostamaan kehittämisen toimenpiteiden suunnitelmallisuutta sekä kaupungin toimialojen ja palvelualueiden kehittämisen toteutusta.

Kehittämismallissa on viisi vaihetta: tarpeiden hallinta, valmistelu, suunnittelu toteutus ja seuranta. Vaiheet suunnitellaan ja toteutetaan yhteistyössä keskeisten sidosryhmien ja kumppanien kanssa. Kehittämistyön siirtymistä vaiheesta toiseen ohjataan porttien eli tarkistuspisteiden kautta.

Kehittämismalli sisältää salkunhallinnan ja yksittäisten projektien sekä hankkeiden hallinnan eli kehittämisen kokonaisuuden.

Kehittämismalli tuo rakenteet, toimintatavat, periaatteet ja käsitteet salkun-, projektin- ja hankehallintaan. Salkunhallinta vastaa kysymykseen, mitä kehitetään ja projektien/hankkeen hallinta, miten se tehdään.

Kehittämismallin rakenne

Kullakin salkulla on oma salkkupäällikkönsä, joka avustaa sekä salkun omistajaa että johtoryhmää salkkujen asianmukaisessa hallinnassa ja johtamisessa. Salkkujen kokonaistilannetta seurataan aktiivisesti, samoin niiden sisältämiä projekteja. Projektin- ja salkunhallintaa tuetaan ThinkingPortfolio -tietojärjestelmällä koko projektin elinkaaren ajan.

Hankkeet ja projektit kehittämisen välineenä

Kun kehittämisen tarve on tunnistettu ja tavoitteet asetettu, toteutetaan muutos hallitusti ja parhaita käytäntöjä hyödyntäen.

Turun kaupungilla on tähän tarjolla monenlaisia välineitä, mm. kehittämishankkeet ja -projektit sekä hiljattain lisääntyneet kokeilumenetelmät. Myös ketteriä, asiakaslähtöisiä menetelmiä hyödynnetään muutoksissa. Sopivat keinot valitaan kehitettävän kohteen mukaan.

Projekti

Projekti on kertaluontoinen työ, joka tehdään ainutkertaisen tuotteen, palvelun tai tuloksen aikaansaamiseksi. Sen onnistumisesta vastaa projektille erikseen nimetty omistaja ja sen toteutusta johtaa projektipäällikkö. Projektipäälliköllä on projektille nimetyt resurssit sen toteutusta varten.

Projektilla on aina

• oma organisaatio
• aikataulu sekä alku ja loppu
• etukäteen määritellyt hyöty- ja tuotostavoitteet
• kustannustavoite.

Hanke

Hankkeella tarkoitetaan useasta projektista ja mahdollisista muista tehtävistä muodostunutta kokonaisuutta, jota johdetaan koordinoidusti. Hankkeen avulla tavoitellaan laajoja ja merkittäviä strategisia muutoksia ja viestitään niistä. Hankkeen kesto on tyypillisesti pidempi kuin yksi vuosi ja sen sisältö tarkentuu sen edetessä.

Turun kaupungilla muutama hanke on nimetty kärkihankkeeksi, joilla haetaan kaupungin menestyksen kannalta välttämättömiä muutoksia laajavaikutteisten tehtäväkokonaisuuksien kautta. Kärkihankkeet muodostetaan kaupungin johtoryhmän, kaupunginhallituksen ja kaupungin valtuuston hyväksynnällä ja ne ovat aina strategisen tason hankkeita.

Kehittämissalkku

Kehittämissalkku on kaikista senhetkisistä projekteista ja/tai hankkeista sekä toimenpiteistä muodostuva kokonaisuus. Salkun strategiset päämäärät ovat yhteisiä, ja projektit/hankkeet käyttävät keskenään samoja linjaorganisaation resursseja. Ne muodostavat usein myös keskinäisiä riippuvuuksia, ja niitä johdetaan samanaikaisesti. Salkku on pysyvä johtamisrakenne, jonka sisältö muuttuu.

Projektin organisointi ja roolit

Linjaorganisaatio tukee hyvin jatkuvan palvelun tehokasta johtamista ja toteuttamista. 

Kun kehittäminen ja muutos vaikuttaa useampaan yksikköön tai muutoksen tekemiseen tarvitaan resursseja useammasta yksiköstä, kehittämistä varteen muodostetaan projektiorganisaatio.

Linjaorganisaatio

Linjaorganisaatiolla tarkoitetaan perusorganisaatioita eli Turun kaupungin palvelukokonaisuuksia sekä palvelualueita. Linjaorganisaatio ja -johto määrittelevät kehittämistarpeet, päättävät kehittämiskohteista ja niiden priorisoinneista sekä tukevat projektien toteuttamista ja saavutettujen tulosten käyttöönottoa ja hyödyntämistä.

Projektiorganisaatio

Projektin omistaja

• Projektin omistaja on se henkilö, jonka vastuualueelle kehitettävä toiminta linjaorganisaatiossa kuuluu. Projektin käynnistäminen edellyttää projektin omistajaa, joka toimii mahdollisimman lähellä toiminnan muutosta.
  • Omistaja voi olla projektin koosta tai tavoitteista riippuen esimerkiksi palvelukokonaisuuden johtaja, palvelualuejohtaja tai päällikkötason edustaja.
• Omistajalla on kokonaisvaltainen vastuu projektista ja mm. kehittämisen höytytavoitteiden asettamisesta, muutoksen johtamisesta sekä hyötyjen saavuttamisesta ja raportoinnista.
• Omistaja toimii projektin ohjausryhmän puheenjohtajana ja vastaa käytännössä vuorovaikutuksesta, taloudesta ja valmistelusta.
• Omistaja nimeää yleensä projektin valmistelijan.

Ohjausryhmä

• Projektia ohjaa pääsääntöisesti erillinen, linjaorganisaatiosta rakentuva ohjausryhmä. Pienemmissä projekteissa ohjausryhmän voivat muodostaa projektin omistajan lisäksi esimerkiksi toteutuksesta vastaava sekä projektin lopputuotosten hyödyntäjä. Laajemmissa hankkeissa ja projekteissa ohjausryhmä voi koostua myös eri palvelukokonaisuuksien ja hallinnon asiantuntijoista ja toimittajienkin edustajista.
• Ohjausryhmä edellyttää riittävää asiantuntemusta ja päätöksentekovaltaa projektin toteuttamisen tueksi.
• Ohjausryhmän keskeisenä tehtävänä on luoda projektille onnistumisen edellytykset sekä tukea ja valvoa projektin toteuttamista ja sen tulosten saavuttamista.

Projektin vetäjä (projektipäällikkö, projektikoordinaattori)

• Projektin vetäjä on vastuussa projektin toteuttamisesta. Projektin vetäjän nimikkeenä toimii Turun kaupungilla useimmiten projektipäällikkö. Toteuttajan valta ja vastuut määritellään projektisuunnitelmassa.

Projektiryhmä

• Projektiryhmä muodostuu keskeisistä toimijoista, jotka osallistuvat projektin toteuttamiseen projektipäällikön johdolla. Laajoissa projekteissa projektiryhmä voi jakaantua vielä pienempiin ala- tai teemakohtaisiin tiimeihin.