Kehittäminen

Kehittäminen Turun kaupungissa

Kehittäminen on systemaattista ja tavoitteellista toimintaa, jolla luodaan uusia tuotteita, palveluja, tuotantoprosesseja, menetelmiä ja järjestelmiä sekä kehitetään toimintaympäristöä tai parannetaan olemassa olevia olennaisesti.

Esimerkki jatkuvasta palvelusta ja kehittämisestä

  • Jatkuva palvelu: Kotipalvelujen tuottaminen ikäihmisille.
  • Kehittäminen: Yli 75-vuotiaiden kotona asumisen lisääminen 10 % seuraavan vuoden loppuun mennessä.

Hyvällä kehittämistavoitteella on yksiselitteinen ja selkeä mittari, jolla tavoitteen toteutuminen voidaan todentaa.

Projektin organisointi ja roolit

Linjaorganisaatio tukee hyvin jatkuvan palvelun tehokasta johtamista ja toteuttamista. Kaikki palvelun tai toiminnon tuottamiseksi tarvittavat resurssit ovat samassa organisaatiossa saman johdon alaisuudessa.

Kun kehittäminen ja muutos vaikuttaa useampaan yksikköön tai muutoksen tekemiseen tarvitaan resursseja useammasta yksiköstä, kehittämistä varteen muodostetaan projektiorganisaatio.

Linjaorganisaatio

Linjaorganisaatiolla tarkoitetaan perusorganisaatioita eli Turun kaupungin toimialoja sekä palvelualueita. Linjaorganisaatio ja -johto määrittelevät kehittämistarpeet, päättävät kehittämiskohteista ja niiden priorisoinneista sekä tukevat projektien toteuttamista ja saavutettujen tulosten käyttöönottoa ja hyödyntämistä.

Projektiorganisaatio

Projektin omistaja

  • Projektin omistaja on se henkilö, jonka vastuualueelle kehitettävä toiminta linjaorganisaatiossa kuuluu. Projektin käynnistäminen edellyttää projektin omistajaa, joka toimii mahdollisimman lähellä toiminnan muutosta.
    • Omistaja voi olla projektin koosta tai tavoitteista riippuen esimerkiksi toimialajohtaja, palvelualuejohtaja tai päällikkötason edustaja.
  • Omistajalla on kokonaisvaltainen vastuu projektista ja mm. kehittämisen höytytavoitteiden asettamisesta, muutoksen johtamisesta sekä hyötyjen saavuttamisesta ja raportoinnista.
  • Omistaja toimii projektin ohjausryhmän puheenjohtajana ja vastaa käytännössä vuorovaikutuksesta, taloudesta ja valmistelusta.
  • Omistaja nimeää yleensä projektin valmistelijan.

Ohjausryhmä

  • Projektia ohjaa pääsääntöisesti erillinen, linjaorganisaatiosta rakentuva ohjausryhmä. Pienemmissä projekteissa ohjausryhmän voivat muodostaa projektin omistajan lisäksi esimerkiksi toteutuksesta vastaava sekä projektin lopputuotosten hyödyntäjä. Laajemmissa hankkeissa ja projekteissa ohjausryhmä voi koostua myös eri toimialojen ja hallinnon asiantuntijoista ja toimittajienkin edustajista.
  • Ohjausryhmä edellyttää riittävää asiantuntemusta ja päätöksentekovaltaa projektin toteuttamisen tueksi.
  • Ohjausryhmän keskeisenä tehtävänä on luoda projektille onnistumisen edellytykset sekä tukea ja valvoa projektin toteuttamista ja sen tulosten saavuttamista.

Projektin vetäjä (projektipäällikkö, projektikoordinaattori)

  • Projektin vetäjä on vastuussa projektin toteuttamisesta. Projektin vetäjän nimikkeenä toimii Turun kaupungilla useimmiten projektipäällikkö. Toteuttajan valta ja vastuut määritellään projektisuunnitelmassa.

Projektiryhmä

  • Projektiryhmä muodostuu keskeisistä toimijoista, jotka osallistuvat projektin toteuttamiseen projektipäällikön johdolla. Laajoissa projekteissa projektiryhmä voi jakaantua vielä pienempiin ala- tai teemakohtaisiin tiimeihin.

Hankkeet ja projektit kehittämisen välineenä

Kun kehittämisen tarve on tunnistettu ja tavoitteet asetettu, toteutetaan muutos hallitusti ja parhaita käytäntöjä hyödyntäen.

Turun kaupungilla on tähän tarjolla monenlaisia välineitä, mm. kehittämishankkeet ja -projektit sekä hiljattain lisääntyneet kokeilumenetelmät. Myös ketteriä, asiakaslähtöisiä menetelmiä hyödynnetään muutoksissa. Sopivat keinot valitaan kehitettävän kohteen mukaan.

Projekti

Projekti on kertaluontoinen työ, joka tehdään ainutkertaisen tuotteen, palvelun tai tuloksen aikaansaamiseksi. Sen onnistumisesta vastaa projektille erikeeen nimetty omistaja ja sen toteutusta johtaa projektipäällikkö. Projektipäälliköllä on projektille nimetyt resurssit sen toteutusta varten.

Projektilla on aina

  • oma organisaatio
  • aikataulu sekä alku ja loppu
  • etukäteen määritellyt hyöty- ja tuotostavoitteet
  • kustannustavoite.

Hanke

Hankkeella tarkoitetaan useasta projektista ja mahdollisista muista tehtävistä muodostunutta kokonaisuutta, jota johdetaan koordinoidusti. Hankkeen avulla tavoitellaan laajoja ja merkittäviä strategisia muutoksia ja viestitään niistä. Hankkeen kesto on tyypillisesti pidempi kuin yksi vuosi ja sen sisältö tarkentuu sen edetessä.

Turun kaupungilla muutama hanke on nimetty kärkihankkeeksi, joilla haetaan kaupungin menestyksen kannalta välttämättömiä muutoksia laajavaikutteisten tehtäväkokonaisuuksien kautta. Kärkihankkeet muodostetaan kaupungin johtoryhmän, kaupunginhallituksen ja kaupungin valtuuston hyväksynnällä ja ne ovat aina strategisen tason hankkeita.

Kehittämissalkku

Kehittämissalkku on kaikista senhetkisistä projekteista ja/tai hankkeista sekä toimenpiteistä muodostuva kokonaisuus. Salkun strategiset päämäärät ovat yhteisiä, ja projektit/hankkeet käyttävät keskenään samoja linjaorganisaation resursseja. Ne muodostavat usein myös keskinäisiä riippuvuuksia, ja niitä johdetaan samanaikaisesti. Salkku on pysyvä johtamisrakenne, jonka sisältö muuttuu.

Kehittämissalkku on kaikista senhetkisistä projekteista ja/tai hankkeista sekä toimenpiteistä muodostuva kokonaisuus. Salkun strategiset päämäärät ovat yhteisiä, ja projektit/hankkeet käyttävät keskenään samoja linjaorganisaation resursseja. Ne muodostavat usein myös keskinäisiä riippuvuuksia, ja niitä johdetaan samanaikaisesti. Salkku on pysyvä johtamisrakenne, jonka sisältö muuttuu.

Kuvassa oleva kaupungin kehittämissalkku on johdettu kaupungin strategisiin ohjelmiin ja linjauksiin perustuen.

Kullakin salkulla on oma salkkupäällikkönsä, joka avustaa sekä salkun omistajaa että johtoryhmää salkkujen asianmukaisessa hallinnassa ja johtamisessa. Salkkujen kokonaistilannetta seurataan aktiivisesti, samoin niiden sisältämiä projekteja. Projektin- ja salkunhallintaa tuetaan ThinkingPortfolio -tietojärjestelmällä koko projektin elinkaaren ajan.

Kehittämismalli

Kehittämistoimintansa yhtenäistämiseksi ja ohjaamisen tehostamiseksi Turun kaupunki on ottanut käyttöönsä kaupunkitason kehittämismallin. Mallin avulla Turku pyrkii tehostamaan kehittämisen toimenpiteiden suunnitelmallisuutta sekä kaupungin toimialojen ja palvelualueiden kehittämisen toteutusta.

Kehittämismallissa on kolme projektin vaihetta: valmistelu, toteutus ja seuranta. Vaiheet suunnitellaan ja toteutetaan yhteistyössä keskeisten sidosryhmien ja kumppanien kanssa. Kehittämistyön siirtymistä vaiheesta toiseen ohjataan porttien (P) eli tarkistuspisteiden kautta.

Kehittämismalli sisältää salkunhallinnan ja yksittäisten projektien sekä hankkeiden hallinnan eli kehittämisen kokonaisuuden.

Kehittämismalli tuo rakenteet, toimintatavat, periaatteet ja käsitteet salkun-, projektin- ja hankehallintaan. Salkunhallinta vastaa kysymykseen, mitä kehitetään ja projektien/hankkeen hallinta, miten se tehdään. Kehittämismalli toimiikin näiden yllä ohje- ja tukimallina

Kehittämismallin rakenne:

Valmistelu

  • Valmisteluvaiheessa varmistetaan riittävä ymmärrys kehittämistarpeen sekä sen aikaansaaman muutoksen hyödyistä, hyötyjen mittaamisesta, toteuttamiskustannuksista ja resurssitarpeista, sekä yhteensopivuus kaupungin strategiaan ja kokonaisarkkitehtuuriin. Lisäksi varmistetaan riittävä resursointi ja muut keskeiset projektin/hankkeen menestymisen edellytykset. Kehittämistarpeen lähtökohta voi olla esimerkiksi Turun kaupungin asettamat kehittämistavoitteet ja strategiat tai aiempien projektien tulos, ennakointi- tai seurantatieto tai esimerkiksi selvitystyö.

  • Kun tarve on tunnistettu, kehittämistarpeen omistaja käynnistää valmisteluprosessin ja tarpeellisuuden arvioinnin (P0), osoittaa siihen henkilöresurssit ja rahat sekä asettaa valmisteluaikataulun. Ensimmäisen portin jälkeen projektit siirtyvät hyötyjen arviointiin sekä varsinaiseen suunnittelun käynnistämiseen (P1), jota ohjaa kehittämisen omistaja. Ennen toteutusvaiheeseen siirtymistä salkun ohjausryhmällä on riittävät tiedot toteutuspäätöksen tekemisestä sekä valmis projektiehdotus (P2).

Toteutus

  • Kun projekti ja sen aikaansaama muutos on hyväksytty toteutettavaksi, täydennetään projektisuunnitelmia keskeisten sidosryhmien kanssa niin, että ne auttavat projektinhallinnassa ja -ohjauksessa (P3). Portin jälkeen projekti johdetaan käynnistysvaiheeseen, jossa perustetaan sekä projektiorganisaatio että oma ohjausryhmä. Tässä yhteydessä päivitetään viimeisin projektisuunnitelma, viestitään projektin aloittamisesta, sovitaan talousasioista ja esimerkiksi sovitaan yhteistyösopimuksista.
  • Projektin varsinainen toteutus hyväksytään portissa P4. Toteutusvaihe kestää yleensä puolesta vuodesta kahteen vuoteen ja sen toteuttamiseksi hyödynnetään monipuolisesti erilaisia kehittämisen menetelmiä. Projekteja ohjataan suunnitellusti ja strategisten tavoitteiden mukaisesti salkkutasolta lähtien. Samalla arvioidaan ja raportoidaan jatkuvasti ja aktiivisesti projektien etenemisestä näiden ohjausryhmien toimesta.
  • Työvaiheiden valmistumisen ja valmiiden tuotosten jälkeen projekti saavuttaa portin P5, jossa konkretisoituvat projektin päättämiseen liittyvät tehtävät. Portin jälkeen projektin tuotokset ja tulokset siirretään linjaorganisaatiolle, jolla on vastuu muutoksen loppuun viemisestä.

Seuranta

  • Seurantavaiheessa projektin tavoittelema muutos toteutetaan ja johdetaan linjaorganisaatiossa. Toteutuneita hyötyjä arvioidaan. Nämä hyödyt saavutetaan usein vasta projektin päättymisen jälkeen, kun kaikki muutokset ovat vakiintuneet. Sovitun ajan kuluttua projekti poistetaan salkusta ja arkistoidaan.