Turun kaupungin tietohallinnon tehtävänä on varmistaa, että IT-palvelut tekee toiminnan kannalta oikeita asioita. Suuntaviivat on kirjattu tietohallintostrategiaan 2017-2021, jota toteuttaa samanniminen muutoshanke.

Mikä IT-palvelut?

Turun kaupungin IT-palvelut on 64 henkilön asiantuntijaorganisaatio.

Keskeisimmät tehtävät ovat jatkuvien palveluiden tuottaminen sekä projekti- ja kehittämisosaaminen.

IT-palvelut tukee kaupunkikonsernin kehittämistä.

Servicedeskin palvelut ostetaan Kuntien Tieralta.

Turun kaupungin tietohallinnon tehtävänä on varmistaa, että IT-palvelut tekee toiminnan kannalta oikeita asioita. Tietohallintostrategian tehtävänä on linjata tätä yhteisen maalin saavuttamista. Yritysmaailmassa käytetään termiä IT-business alignment, liiketoimintalinjaus. Se tarkoittaa, että IT tukee toiminnan tarpeita siten, että tietotekniikkaan tehtävistä investoinneista saadaan toiminnan kannalta paras hyöty. Toisaalta, kun IT-business alignment toteutuu, IT tekee (liike)toiminnan näkökulmasta oikeita asioita.

Hyvä IT:n ja kaupunkikonsernin yksiköiden välinen linjaus näkyy entistä selkeämpänä toimintana esimerkiksi asiakaspalvelussa. IT-palveluiden 64 asiantuntijan asiakaspalveluyksikkö ei tee mitään vain itseään varten, vaan kaikki tehdään asiakkaille.

Hanke toteuttamaan strategiaa

Tietohallintostrategiaa toteuttaa samanniminen muutoshanke, jonka vetäjä on IT-hankepäällikkö Harri Nevala.

– Strategiaa laadittaessa tehtiin laaja asiakasanalyysi, jonka materiaaleihin strategian tavoitteet ja toteutumisen mittarit osittain pohjautuvat. Tältä pohjalta laaditaan palvelukuvaukset, kehitetään yhteistyötä sekä mahdollistetaan laitteesta ja paikasta riippumatonta työskentelymallia, Nevala avaa.

– Kaiken tekemisen tausta-ajatuksena on, että olemme tekemässä töitä asiakkaitamme varten ja ymmärretään, että tiedonkulku on jokaisen vastuulla.

Tietohallintostrategia koostuu kuudesta kokonaisuudesta
  1. Toimintamme on avointa ja läpinäkyvää
  2. Olemme haluttu kehittämiskumppani toimialoilla ja konserniyhteisöissä
  3. Keskitymme rajoittamisen sijasta mahdollistamiseen
  4. Toteutamme parempaa tietoon perustuvaa johtamista
  5. Palvelumme ovat joustavia, nopeita ja luotettavia
  6. Vauhditamme toiminnan uudistamista strategisilla kumppanuuksilla ja uusilla hankintamalleilla

Ideat eteenpäin kumppanuuspäälliköiden kautta

Kumppanuuspäälliköt ovat linkki IT-palveluiden ja toimialojen välillä, kun toimialalla havaitaan kehittämistarpeita.

– Yritykset kyllä mielellään tarjoavat jotain avaimet käteen -ratkaisua, mutta aina kannattaa puntaroida toiminnan tarve. Tällöin yleensä selviää, onko ratkaisu joku uusi ohjelmisto vai esimerkiksi vanhan päivittäminen vastaamaan uusia tarpeita, kumppanuuspäällikkö Thorbjörn Andersson kertoo.

– IT hyppää kyytiin siinä vaiheessa, kun muutostyöt on saatettu alulle yhteisesti sovitun kehittämismallin mukaan. Pienempiä kehittämiskokonaisuuksia, esimerkiksi ohjelmistopäivityksiä ja muita rutiinitehtäviä, viedään eteenpäin ihan päivittäisissä palveluhallinnan prosesseissa, IT-kehittämispäällikkö Sirkku Kärkkäinen kertoo.

Yksiköissä on hyvä harrastaa harkintaa, sillä esimerkiksi teknisen hankinnan jälkeen yksikön on itse pystyttävä arvioimaan jatkokehittämiseen ja ylläpitoon kuluva aika ja raha. Toimialojen kehittämispäälliköt käyvät muutostarpeita ja hankintoja läpi yhdessä kumppanuuspäälliköiden kanssa. Tässä kohtaa arvioidaan yleensä myös hankinnan hyöty laajemmin koko kaupunkikonsernille, jolloin vältetään osaoptimoinnista syntyvät kustannukset.

Kumppanuuspäälliköt
  • Thorbjörn Andersson / konsernihallinto
  • Tarja Helenius / hyvinvointitoimiala
  • Tero Nylund / sivistystoimiala ja kaupunkiympäristötoimiala
  • Päivi Soinio / vapaa-aikatoimiala

– Yhtenä tavoitteena on tehostaa kehittämistoimintaa vahvistamalla hanke- ja projektipäälliköiden resursointia, jotta muuttuviin kehittämistarpeisiin pystytään reagoimaan nopeammin. Jatkossa projektipäälliköt voivat keskittyä selkeästi projekteihin, ja projektimaisesti tapahtuva pienkehittäminen ja muutosten läpivienti vastuutetaan asiantuntijoille, kumppanuuspäällikkö Tero Nylund kertoo.

– Mitä aikaisemmassa vaiheessa yksiköt ovat meihin yhteydessä, sitä nopeammin saadaan ymmärrys kehittämistarpeen kokonaisuudesta ja toimialojen operatiivisesta tekemisestä. Hyvä kommunikaatio varmistaa, että IT-palvelut pystyy vastaamaan ja tuomaan lisäarvoa asiakkaiden toimintaan, Nylund selventää.

Päätelaitteiden ja tietoverkkojen hallintaa

IT-palveluiden tärkein tuote on nk. jatkuvat palvelut eli tietoliikenteestä, sovellus- ja alustapalveluista sekä tarvittavista työkaluista huolehtiminen sekä Servicedeskin palvelut.

Tuttuja tilanteita IT-palveluissa
  • Työntekijä jossain kaupungin yksikössä on unohtanut yhden tai useamman salasanan loman jälkeen.
  • Uudelle työntekijälle jossain kaupungin yksikössä ei ole tilattu työasemaa tai mitään käyttäjätunnuksia.
  • Toimiala unohtaa ilmoittaa, että joku yksikkö on muuttamassa toiseen osoitteeseen. Muutoista olisi hyvä ilmoittaa kuukausia etukäteen, jotta voidaan varmistaa että uusissa tiloissa on mahdollisuus toimiviin tietoliikenneyhteyksiin.

Ennen yksiköissä oli omat IT-asiantuntijansa, jotka tunsivat organisaation käyttämät sovellukset ja jopa työtavat läpikotaisin. Keskittämisen myötä osaa tästä tiedosta ei enää välttämättä ole tai sitä on vaikea saada.

– Tämä on haaste, mutta tiivistämällä kehittämisyhteistyötä toimialojen kanssa pystymme parantamaan ymmärrystä toimialojen toiminnasta. Itse ajattelen, että onnistuneet kehittämiskokemukset auttavat synnyttämään luottamusta ja pääsemään yhdessä hyvään lopputulokseen, Nylund summaa.

 

Kuvassa: Vasemmalta IT-hankepäällikkö Harri Nevala, kumppanuuspäällikkö Thorbjörn Andersson, kumppanuuspäällikkö Tero Nylund, kumppanuuspäällikkö Päivi Soinio, IT-kehittämispäällikkö Sirkku Kärkkäinen.