Vaski-kirjastojen asiakasrekisteri
Register service
KulttuuriBasis for personal data processing
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on kirjastopalveluiden järjestäminen. Laki yleisistä kirjastoista (1492/2016) määrittelee, että yleisen kirjaston tehtävänä on:1) tarjota pääsy aineistoihin, tietoon ja kulttuurisisältöihin;
2) ylläpitää monipuolista ja uudistuvaa kokoelmaa;
3) edistää lukemista ja kirjallisuutta;
4) tarjota tietopalvelua, ohjausta ja tukea tiedon hankintaan ja käyttöön sekä monipuoliseen lukutaitoon;
5) tarjota tiloja oppimiseen, harrastamiseen, työskentelyyn ja kansalaistoimintaan;
6) edistää yhteiskunnallista ja kulttuurista vuoropuhelua.
Vaski-kirjastot käyttävät asiakasrekisteriä lainauksenvalvontaan, perintään, tilastointiin ja viestintään. Käyttäjän suostumuksella henkilötietoja käytetään myös tunnistautumiseen omatoimikirjastoissa, verkko- ja mobiilipalveluissa sekä Turun kaupungin kulttuuripalvelujen tarjoamiseen ja markkinointiin.
Asiakasrekisteri on osa Vaski-kirjastojen tietojärjestelmää (kirjastojärjestelmää).
Data controller
Vaski-kirjastot:Turun kaupunki,
Kaarinan kaupunki,
Kustavin kunta,
Laitilan kaupunki,
Liedon kunta,
Maskun kunta,
Mynämäen kunta,
Naantalin kaupunki,
Nousiaisten kunta,
Paimion kaupunki,
Pyhärannan kunta,
Raision kaupunki,
Ruskon kunta,
Salon kaupunki,
Sauvon kunta,
Taivassalon kunta,
Uudenkaupungin kaupunki,
Vehmaan kunta
Contact of the register
Turun kaupunkiPL 355
20101 Turku
puh. 02 330 000
turun.kaupunki@turku.fi
Responsible person of register
Tietojärjestelmässä mukana olevien kunnan- ja kaupunginkirjastojen kirjastopalveluista vastaava henkilö tai hänen valtuuttamansa henkilö.Contact person of the register
Vastaava informaatikko Susanna SandellPalvelupäällikkö Asko Autio
Contact person
Kulttuurin palvelukokonaisuus / kirjastopalvelutPL 248
20101 Turku
kaupunginkirjasto@turku.fi
etunimi.sukunimi@turku.fi
Contact information of the Data Protection Officer
tietosuoja@turku.fiRegister information
Kirjastonhallinnan tiedot:- kirjastokortin numero
- käyttäjätunnus (sama kuin kirjastokortin numero)
- pääasiallinen asiointikirjasto
- asiakastyyppi (esim. henkilö-, yhteisö- tai lapsiasiakas)
Asiakkaan tiedot:
- nimi (sukunimi ja kaikki etunimet)
- syntymäaika
- varaustunniste
- osoite
- puhelinnumero
- toissijainen puhelinnumero
- sähköpostiosoite
- huollettavat
- huoltajatieto (lapsiasiakkaalla)
- kirjastojärjestelmän sisäinen ID-numero
- rekisteröintipäivä
- vanhentumispäivä
- verkkokirjaston käyttäjätunnus (sama kuin kirjastokortin numero)
- salasana (salattuna, salausta ei voi purkaa eikä salasanaa pääse katsomaan)
- käyttäjätilin huomautukset (tarkista osoite, kortti kadonnut)
- asiakkaan rajoitukset (vapaasanakenttä)
- sotu-avain (Henkilötunnuksia säilytetään erillään muista asiakastiedoista. Henkilötunnus yhdistyy muuhun asiakastietoon
sotu-avaimella. Henkilötunnusta käytetään vain lainaajakortin antamista ja lainausoikeuden lakkaamista koskevissa tilanteissa sekä perintätilanteissa.)
- Kulttuurikorttiasiakkuus
- asiakkaan viestiasetukset: palautuskuitin, saapumisilmoituksen, eräpäiväilmoituksen, ennakkoilmoituksen ja lainauskuitin
lähetystapa ja ennakkoilmoitusaikataulu
- tekstiviestien vastaanottonumero
- asiakkaan maksut
- muutos- ja katselulokit, johon kertyy asiakkaan tietoihin virkailijakäyttöliittymässä tehdyt muutokset ja katselut
- asiakkaan tekemät hankintaehdotukset
- asiakkaalle lähetetyt ilmoitukset
- asiakkaan voimassa olevat lainat ja varaukset
- lainahistoriatiedot (Asiakas näkee tiedot itse verkkokirjastossa. Rekisterin käsittelijöistä vain kirjastojärjestelmän pääkäyttäjillä on pääsy historiatietoihin)
Regular source of information
Henkilötietojen lähteenä on asiakkaan tai hänen huoltajansa antama ilmoitus. Kirjastot voivat myös päivittää yhteys- ja henkilötietoja väestötietojärjestelmästä. Lainaustoimintaan liittyvät tiedot tulevat kirjastojärjestelmästä.Purpose of processing personal data
Sopimus Rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoiteMore information about the legality
Laki yleisistä kirjastoista (1492/2016)EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)
Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
Tietosuojalaki (1050/2018)
Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019)
Recipients of the personal data
Palauttamattomia lainoja laskutettaessa asiakastietoja voidaan luovuttaa laskuttajalle, perintätoimistolle ja laskujen postittajalle.Verkkokirjastoon tunnistautuminen, omatoimikirjastojen kulunvalvonta, kirjastojen käyttämät automaatit, kirjastojen tarjoamat e-aineistopalvelut sekä tilojen- ja laitteiden varausjärjestelmät käyttävät kirjaston asiakasrekisteriä käyttöoikeuden tarkistamiseen.
Verkkokirjastona on käytössä kansallinen museoiden, arkistojen ja kirjastojen verkkopalvelu, Finna. Asiakastietojen käsittely Finnassa on määritelty Finnan omilla sivuilla osoitteessa: https://vaski.finna.fi/Content/privacy
Kirjastomaksujen verkkomaksamisen yhteydessä henkilö- ja maksutietoja siirtyy maksuoperaattorille (Paytrail Oy) sekä Turun kaupungin verkkomaksuportaalin kautta taloushallintojärjestelmään.
Kulttuurikorttiominaisuuden hankkineiden asiakkaiden nimi, sähköpostiosoite ja asiakastunnus välitetään Turun kaupunginkirjaston ylläpitämään Kulttuurikortti-rekisteriin (Emaileri). Kulttuurikortti-rekisteriä käytetään palvelujen tarjoamiseen ja markkinointiin.
Kirjastojärjestelmästä lähetetään anonymisoitua lainausdataa Turun kaupungin Tietovarastoon, Kokoelmanhallintajärjestelmään sekä kirjastojen yhteiseen raportointipalveluun. Tietoja käytetään palvelujen vaikuttavuuden analysointiin ja kokoelmanhallintaan.
Muihin tarkoituksiin tietoja ei luovuteta ilman asiakkaan erillistä suostumusta.
Transferring Personal Data to non-EU countries
Ei siirtoa.Principles of Registry Protection
Kirjastojärjestelmän käyttöpalvelun toimittaja Koha-Suomi Oy huolehtii tietojen teknisestä suojauksesta. Järjestelmän käyttö on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja henkilökuntaa sitoo vaitiolovelvollisuus.Asiakas voi omalla käyttäjätunnuksellaan ja salasanallaan tarkastella omia tietojaan sekä määritellä ja muuttaa omia palvelujen käyttöasetuksiaan kirjastojen verkkopalvelussa Vaski-verkkokirjastossa.
Asiakastietoja sisältävät kirjastojärjestelmään liittyvät manuaaliset aineistot säilytetään lukitussa tilassa.
Data retention period
Kirjastojärjestelmässä tietoja säilytetään asiakkuuden ajan.Kirjasto voi poistaa rekisteristä pitkään käyttämättä olleet asiakastiedot.
Kirjastokorttien katoamisilmoitusten säilytysaika on kaksi vuotta.
Muiden aineistojen kohdalla tietoja säilytetään niiden käsittelyn vaatiman ajan.