Vaski-kirjastojen asiakasrekisteri

Palvelukokonaisuus

Kulttuuri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on kirjastopalveluiden järjestäminen. Laki yleisistä kirjastoista (1492/2016) määrittelee, että yleisen kirjaston tehtävänä on:
1) tarjota pääsy aineistoihin, tietoon ja kulttuurisisältöihin;
2) ylläpitää monipuolista ja uudistuvaa kokoelmaa;
3) edistää lukemista ja kirjallisuutta;
4) tarjota tietopalvelua, ohjausta ja tukea tiedon hankintaan ja käyttöön sekä monipuoliseen lukutaitoon;
5) tarjota tiloja oppimiseen, harrastamiseen, työskentelyyn ja kansalaistoimintaan;
6) edistää yhteiskunnallista ja kulttuurista vuoropuhelua.

Vaski-kirjastot käyttävät asiakasrekisteriä lainauksenvalvontaan, perintään, tilastointiin ja viestintään. Käyttäjän suostumuksella henkilötietoja käytetään myös tunnistautumiseen omatoimikirjastoissa, verkko- ja mobiilipalveluissa sekä Turun kaupungin kulttuuripalvelujen tarjoamiseen ja markkinointiin.

Asiakasrekisteri on osa Vaski-kirjastojen tietojärjestelmää (kirjastojärjestelmää).

Rekisterinpitäjä

Vaski-kirjastot:
Turun kaupunki,
Kaarinan kaupunki,
Kustavin kunta,
Laitilan kaupunki,
Liedon kunta,
Maskun kunta,
Mynämäen kunta,
Naantalin kaupunki,
Nousiaisten kunta,
Paimion kaupunki,
Pyhärannan kunta,
Raision kaupunki,
Ruskon kunta,
Salon kaupunki,
Sauvon kunta,
Taivassalon kunta,
Uudenkaupungin kaupunki,
Vehmaan kunta

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Turun kaupunki
PL 355
20101 Turku
puh. 02 330 000
turun.kaupunki@turku.fi

Rekisterin vastuuhenkilö

Tietojärjestelmässä mukana olevien kunnan- ja kaupunginkirjastojen kirjastopalveluista vastaava henkilö tai hänen valtuuttamansa henkilö.

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Vastaava informaatikko Susanna Sandell
Palvelupäällikkö Asko Autio

Yhteyshenkilön yhteystiedot

Kulttuurin palvelukokonaisuus / kirjastopalvelut
PL 248
20101 Turku
kaupunginkirjasto@turku.fi
etunimi.sukunimi@turku.fi

Kaupungin tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuoja@turku.fi

Rekisterin tietosisältö

Kirjastonhallinnan tiedot:
- kirjastokortin numero
- käyttäjätunnus (sama kuin kirjastokortin numero)
- pääasiallinen asiointikirjasto
- asiakastyyppi (esim. henkilö-, yhteisö- tai lapsiasiakas)

Asiakkaan tiedot:
- nimi (sukunimi ja kaikki etunimet)
- syntymäaika
- varaustunniste
- osoite
- puhelinnumero
- toissijainen puhelinnumero
- sähköpostiosoite
- huollettavat
- huoltajatieto (lapsiasiakkaalla)
- kirjastojärjestelmän sisäinen ID-numero
- rekisteröintipäivä
- vanhentumispäivä
- verkkokirjaston käyttäjätunnus (sama kuin kirjastokortin numero)
- salasana (salattuna, salausta ei voi purkaa eikä salasanaa pääse katsomaan)
- käyttäjätilin huomautukset (tarkista osoite, kortti kadonnut)
- asiakkaan rajoitukset (vapaasanakenttä)
- sotu-avain (Henkilötunnuksia säilytetään erillään muista asiakastiedoista. Henkilötunnus yhdistyy muuhun asiakastietoon
sotu-avaimella. Henkilötunnusta käytetään vain lainaajakortin antamista ja lainausoikeuden lakkaamista koskevissa tilanteissa sekä perintätilanteissa.)
- Kulttuurikorttiasiakkuus
- asiakkaan viestiasetukset: palautuskuitin, saapumisilmoituksen, eräpäiväilmoituksen, ennakkoilmoituksen ja lainauskuitin
lähetystapa ja ennakkoilmoitusaikataulu
- tekstiviestien vastaanottonumero
- asiakkaan maksut
- muutos- ja katselulokit, johon kertyy asiakkaan tietoihin virkailijakäyttöliittymässä tehdyt muutokset ja katselut
- asiakkaan tekemät hankintaehdotukset
- asiakkaalle lähetetyt ilmoitukset
- asiakkaan voimassa olevat lainat ja varaukset
- lainahistoriatiedot (Asiakas näkee tiedot itse verkkokirjastossa. Rekisterin käsittelijöistä vain kirjastojärjestelmän pääkäyttäjillä on pääsy historiatietoihin)

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietojen lähteenä on asiakkaan tai hänen huoltajansa antama ilmoitus. Kirjastot voivat myös päivittää yhteys- ja henkilötietoja väestötietojärjestelmästä. Lainaustoimintaan liittyvät tiedot tulevat kirjastojärjestelmästä.

Henkilötietojen käsittelyn peruste

Sopimus Rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite

Lisätietoja perusteiden lainmukaisuudesta

Laki yleisistä kirjastoista (1492/2016)
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)
Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
Tietosuojalaki (1050/2018)
Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019)

Henkilötietojen vastaanottajaryhmät

Palauttamattomia lainoja laskutettaessa asiakastietoja voidaan luovuttaa laskuttajalle, perintätoimistolle ja laskujen postittajalle.

Verkkokirjastoon tunnistautuminen, omatoimikirjastojen kulunvalvonta, kirjastojen käyttämät automaatit, kirjastojen tarjoamat e-aineistopalvelut sekä tilojen- ja laitteiden varausjärjestelmät käyttävät kirjaston asiakasrekisteriä käyttöoikeuden tarkistamiseen.

Verkkokirjastona on käytössä kansallinen museoiden, arkistojen ja kirjastojen verkkopalvelu, Finna. Asiakastietojen käsittely Finnassa on määritelty Finnan omilla sivuilla osoitteessa: https://vaski.finna.fi/Content/privacy

Kirjastomaksujen verkkomaksamisen yhteydessä henkilö- ja maksutietoja siirtyy maksuoperaattorille (Paytrail Oy) sekä Turun kaupungin verkkomaksuportaalin kautta taloushallintojärjestelmään.

Kulttuurikorttiominaisuuden hankkineiden asiakkaiden nimi, sähköpostiosoite ja asiakastunnus välitetään Turun kaupunginkirjaston ylläpitämään Kulttuurikortti-rekisteriin (Emaileri). Kulttuurikortti-rekisteriä käytetään palvelujen tarjoamiseen ja markkinointiin.

Kirjastojärjestelmästä lähetetään anonymisoitua lainausdataa Turun kaupungin Tietovarastoon, Kokoelmanhallintajärjestelmään sekä kirjastojen yhteiseen raportointipalveluun. Tietoja käytetään palvelujen vaikuttavuuden analysointiin ja kokoelmanhallintaan.

Muihin tarkoituksiin tietoja ei luovuteta ilman asiakkaan erillistä suostumusta.

Henkilötietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Ei siirtoa.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Kirjastojärjestelmän käyttöpalvelun toimittaja Koha-Suomi Oy huolehtii tietojen teknisestä suojauksesta. Järjestelmän käyttö on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja henkilökuntaa sitoo vaitiolovelvollisuus.

Asiakas voi omalla käyttäjätunnuksellaan ja salasanallaan tarkastella omia tietojaan sekä määritellä ja muuttaa omia palvelujen käyttöasetuksiaan kirjastojen verkkopalvelussa Vaski-verkkokirjastossa.

Asiakastietoja sisältävät kirjastojärjestelmään liittyvät manuaaliset aineistot säilytetään lukitussa tilassa.

Tietojen säilytysaika

Kirjastojärjestelmässä tietoja säilytetään asiakkuuden ajan.
Kirjasto voi poistaa rekisteristä pitkään käyttämättä olleet asiakastiedot.

Kirjastokorttien katoamisilmoitusten säilytysaika on kaksi vuotta.

Muiden aineistojen kohdalla tietoja säilytetään niiden käsittelyn vaatiman ajan.

Tietojen käyttö profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon

Ei määritelty