Tapahtumaan tarvittavien lupien määrä riippuu tapahtuman koosta ja luonteesta – pienemmille tapahtumille riittää usein maanomistajan lupa ja poliisille tehtävä ilmoitus yleisötilaisuudesta, kun taas suurien tapahtumien kohdalla tulee huomioida myös esimerkiksi elintarvikkeiden myynti, tilapäiset liikennejärjestelyt ja meluhaitat.
Lupa-asioiden hoitaminen kannattaa aloittaa hyvissä ajoin ennen tapahtumaa ja eri viranomaisten kanssa on hyvä tehdä yhteistyötä alusta asti. Heiltä saa myös neuvoja ongelmatilanteissa.
Olemme koonneet tälle sivulle muistilistan yleisimmistä ilmoituksista ja luvista, jotka tapahtumajärjestäjän tulee ottaa huomioon.
Lisätietoa lupa-asioista:
- Tapahtumakoordinaattori Kimmo Hyyppä
- Tapahtumasuunnittelija Maria Nieminen
Yleisimmät luvat ja ilmoitukset
Turun kaupungin maankäyttölupa
Kaikkiin ulkoilmatapahtumiin tarvitaan maanomistajan lupa. Maankäyttölupien keskimääräinen käsittelyaika on noin 4 viikkoa.
Siirry tästä Turun kaupungin sähköiseen asiointipalveluun, jossa "tapahtuma" tai "tapahtuma-alueet" -kohdasta pääset täyttämään maankäyttölupahakemusta: Tapahtumien maankäyttölupahakemus
Huomioittehan, että mikäli tapahtuma vaatii erityisiä liikennejärjestelyjä, tulee liikennesuunnitelmien olla hyväksyttyjä ennen kuin maankäyttölupa hyväksytään!
Ilmoitus yleisötilaisuudesta
Yleisötilaisuuden järjestämisestä tulee tehdä kirjallinen ilmoitus Lounais-Suomen poliisilaitokselle. Ilmoitus on tehtävä kaikista tapahtumista, jotka edellyttävät toimia järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitämiseksi. Myös tapahtumista, jotka vaativat erityisiä liikennejärjestelyjä, tulee tehdä ilmoitus.
Ilmoitus yleisötilaisuudesta on tehtävä vähintään 5 vuorokautta ennen tilaisuuden alkamista. Käytännössä ilmoitus kannattaa kuitenkin tehdä viimeistään kuukausi ennen tapahtuman alkamista, sillä ilmoitusten käsittely kestää erityisesti ruuhka-aikoina.
- Lisätietoa yleisötilaisuusilmoituksesta: Yleisötilaisuudet - Poliisi
Pelastus- ja ensiapusuunnitelma
Tapahtuman turvallisuudesta on tehtävä pelastussuunnitelma, joka tulee liittää osaksi poliisille tehtävää yleisötilaisuusilmoitusta. Nyrkkisääntönä voidaan pitää, että pelastussuunnitelma on tehtävä ainakin silloin, kun tapahtumaan arvioidaan tulevan vähintään 200 henkilöä, tapahtumassa käytetään avotulta tai muita pyroteknisiä tuotteita, tai tapahtumapaikan poistumisjärjestelyt poikkeavat tavanomaisesta. Yli 2 000 hengen yleisötilaisuuteen on laadittava myös ensiapusuunnitelma.
Pelastussuunnitelma ja ensiapusuunnitelma on toimitettava Varsinais-Suomen pelastuslaitokselle viimeistään 2 viikkoa ennen tapahtumaa.
- Lisätietoa turvallisuus- ja pelastussuunnitelmasta: Yleisötilaisuudet | Varsinais-Suomen pelastuslaitos
Suurtapahtumailmoitus
Kaikista yli 500 henkilön yleisötapahtumista tulee tehdä hyvissä ajoin tapahtumailmoitus terveydensuojeluun ja jos tapahtumassa tarjoillaan tai myydään elintarvikkeita, on tehtävä ilmoitus myös elintarvikevalvontaan. On tärkeää huomioida, että käymälöiden määrä on riittävä, niiden yhteydessä on käsienpesumahdollisuus ja että tilaisuudessa on saatavissa juomavettä.
- Ohjeet suurtapahtumailmoituksen tekemiseen: Ilmoitus suuresta yleisötapahtumasta
Melu ja musiikki
Meluilmoitus on tehtävä ainakin silloin, kun kyseessä on suuri ulkona järjestettävä yleisötapahtuma, jonka aiheuttaman melun arvioidaan kantautuvan laajalle alueelle. Ilmoitus tehdään myös, jos tapahtumassa käytetään äänentoistolaitteita ulkotiloissa yöaikaan kello 22–07.
Ilmoitus tulee tehdä viimeistään 30 vuorokautta ennen tapahtuman alkua, ja se toimitetaan Turun kaupungin ympäristönsuojeluun. Akustisesta katusoittamisesta ei tarvitse tehdä meluilmoitusta.
- Lisätietoa meluilmoituksesta: Meluilmoitus
Musiikin käyttö tapahtumissa, keikoilla, konserteissa, yritystapahtumissa ja juhlissa tarvitsee aina luvan riippumatta siitä, onko kyseessä livetapahtuma tai striimattu virtuaalitapahtuma. Lupa musiikin esittämiseen tarvitaan sekä pääsymaksullisiin että ilmaisiin tapahtumiin. Lupamaksut ovat musiikin käyttökorvauksia, joita musiikin tekijät saavat. Musiikin esittämiseen tarvitaan lupa Teostolta ja nauhoitetun musiikin esittämiseen myös Gramexilta.
- Lisätietoa musiikinkäyttöluvista: Luvat ja hinnastot - Teosto
Liikenne, jätehuolto, sähkö ja vesi
Poikkeavista liikennejärjestelyistä tulee ilmoittaa Turun kaupunkiseudun liikennekeskukselle: liikennekeskus@turku.fi
Tilapäisiä liikennejärjestelyjä tarvitaan, mikäli tapahtuman takia joudutaan rajoittamaan normaalia liikennettä. Tilapäiset liikennejärjestelyt tulee hyväksyttää kaupungin liikennesuunnittelussa liikennesuunnittelu@turku.fi ja tämän jälkeen tapahtuman maankäyttölupa voidaan hyväksyä. Tilapäisten liikennejärjestelyjen osalta tulee laatia kartta, jossa näytetään väliaikaset ja mahdollisesti huputettavat liikennemerkit.
Mikäli tapahtumajärjestäjällä on tarve ajoneuvojen poistamiseen varatulta katualueelta, tulee hänen hankkia siirtokehotusmerkit. Siirtokehotusmerkkien tulee olla paikalla viimeistään 48 tuntia ennen merkkien voimaan astumista. Lisätiedot: ajoneuvosiirrot@turku.fi
Lisäksi erityisiä liikennejärjestelyjä vaativista tapahtumista tulee tehdä vapaamuotoinen ilmoitus Turun kaupungin joukkoliikennetoimistolle osoitteeseen: joukkoliikenne@turku.fi.
Myös yleisömäärältään suurista tapahtumista tulee ilmoittaa joukkoliikennetoimistolle, jotta toimisto voi tarvittaessa lisätä vuoroja bussilinjoille. Turun seudun takseille voi myös ilmoittaa suurista tapahtumista.
Poikkeavat liikennejärjestelyt ja esimerkiksi kulkueet saattavat tarvita liikenteenohjausta. Poliisi päättää mahdollisista katujen sulkemisista tapahtuman aikana. Liikenteenohjauksesta vastaa aina tapahtuman järjestäjä, joka hoitaa alueelle liikenteenohjaajat ja heidän varusteensa. Liikenteenohjaajien tulee olla poliisin tehtävään hyväksymiä, ja heillä on oltava näkyvä vaatetus sekä ajoneuvolla ajo kielletty -pienoisliikennemerkki. Liikennemerkkejä voi vuokrata esimerkiksi Ramirentilta.
- Lisätietoa Fölin tapahtumalipuista: Fölin palvelut tapahtumille | Föli
- Lisätietoa parhaista toimintatavoista tapahtumien sähköpotkulautapysäköintiin: Sähköpotkulautapysäköinti
Lounais-Suomen jätehuoltomääräysten mukaan yleisötilaisuuden järjestäjä vastaa tilaisuuden jätehuollosta ja jätteiden lajittelusta sekä jätehuoltoon liittyvästä neuvonnasta tilaisuuden aikana. Tapahtuma-alueelle on sijoitettava riittävästi ja kattavasti jäteastioita eri jätelajien keräämistä varten.
Yli 1 000 henkilön yleisötilaisuudesta tulee laatia jätehuoltosuunnitelma. Suunnitelma lähetetään Turun kaupungin ympäristönsuojeluviranomaiselle viimeistään 2 viikkoa ennen tapahtumaa. Suunnitelman voi tehdä vapaamuotoisesti tai täyttämällä valmiin lomakkeen.
- Jätehuoltosuunnitelman pohja: Jätehuoltosuunnitelma
Tilapäisen sähkön tapahtumiin hoitaa Turku Energia. Sähkötilausta tehdessä tulee ilmoittaa tarvittava tehon määrä sekä toivotun liitäntäpisteen kohta tai osoite. Tapahtumapaikoihin, joissa ei ole valmiiksi kiinteää mittausta ja pistorasiaa, voi vuokrata erillisen sähkökeskuksen.
Turku Energiaan tulee olla yhteydessä viimeistään 2 viikkoa ennen tapahtumaa.
Turku Energian yhteystiedot: Yhteystiedot | Turku Energia
Turun kaupungilla on käytössään niin kutsuttuja tekniikkapollareita, joista saa sähköä ja osasta myös vettä. Pollareita vuokrataan myös tapahtumakäyttöön. Pollareita sijaitsee keskustan alueella:
- Läntisellä Rantakadulla Kristiinankadun risteyksestä Suomen Joutsenelle (myös vesi)
- Turun linnan puistossa
- Vanhalla Suurtorilla
- Vähätorilla (myös vesi)
- Kävelykadulla (ei voimavirtaa)
Jos tapahtumassa on elintarvikkeiden myyntiä tai anniskelua, tulee tapahtuma-alueella olla saatavissa vettä. Talousvesi ja viemäröinti hankitaan Turun vesihuolto Oy:ltä. Ota yhteyttä hyvissä ajoin (viimeistään 14 vrk ennen tapahtumaa) tahoon, jolta maankäyttölupaa on anottu ja varmista, onko tapahtumapaikalla talousvettä saatavilla.
- Huomioi ympäristöterveydenhuollon ohje suurista tapahtumista: suuret_yleisotapahtumat_ohje.pdf
Myynti tapahtumassa
Elintarvikkeiden valmistuksesta, tarjoilusta ja myynnistä on tehtävä ilmoitus Turun kaupungin ympäristöterveydenhuoltoon. Mikäli ilmoitus koskee liikkuvaa elintarvikehuoneistoa, se tulee tehdä viimeistään 4 arkipäivää ennen myynnin aloittamista. Muussa tapauksessa ilmoitus tulee tehdä 2 viikkoa ennen myynnin aloittamista.
Yksityishenkilöiden, järjestöjen tai muiden pienten toimijoiden ei tarvitse tehdä ilmoitusta vähäisestä elintarvikkeiden myynnistä tai tarjoilusta. Pop-up-tyyppisestä toiminnasta, joka kestää useamman päivän, tulee kuitenkin tehdä ilmoitus.
- Lisätietoa elintarvikkeiden ulkomyynnistä: Elintarviketoimintailmoitus
ymparistoterveys@turku.fi
Tapahtuman alkoholituotteiden myyntiä varten tulee hankkia tilapäinen anniskelulupa. Lupaa haetaan Turun alueella Lounais-Suomen aluehallintovirastolta. Hakemuksen käsittelyaika on 1–2 kuukautta.
- Lisätietoa tilapäisistä anniskeluluvista: Anniskeluluvat
Tupakkatuotteiden myyntiä varten tulee hankkia erillinen myyntilupa. Turussa myyntilupaa voi hakea täyttämällä Valviran sähköisen lomakkeen. Sen liitteenä tulee olla ohjeistuksen mukainen tupakan myynnin omavalvontasuunnitelma. Myyntilupahakemus tulee tehdä kuukausi ennen tapahtumaa.
- Lisätietoa tupakkatuotteiden myynnistä: Tupakka- ja nikotiinivalmisteet
tupakkavalvonta@turku.fi
Muut luvat ja ilmoitukset
Mikäli esimerkiksi tapahtumasta kuvattavan aftermovien kuvaaminen yleisellä paikalla rajoittaa muiden liikkumista tai aiheuttaa tilapäisiä liikennejärjestelyjä, on tästä tehtävä ilmoitus poliisin lupaneuvontaan.
Drone-lennokin on täytettävä ilmailumääräykset. Dronen pitää väistää isoja koneita kuten Mediheliä. Droneen on myös oltava jatkuvasti näköyhteys (kamerayhteys ei riitä). Kun dronelennokkeja lennätetään halleissa, teltoissa tai muissa sisätiloissa osana tapahtumaa, pitää noudattaa kuluttajaturvallisuuslain vaatimuksia ja laatia turvallisuusasiakirja lentämisestä.
- Lisätietoa droneista tapahtumissa: Tapahtumien järjestäjät | Droneinfo
Suuritehoisten laserien käyttö edellyttää Säteilyturvakeskuksen hyväksyntää. Lupahakemukset pyritään käsittelemään 30 päivän kuluessa.
- Lisätietoa laserlaitteiden käytöstä yleisötilaisuuksissa: Laseresitykset | Säteilyturvakeskus STUK
Leirintäalueella tarkoitetaan aluetta, jolla majoitutaan tilapäisesti leirintämökkiin, telttaan, matkailuperävaunuun tai matkailuajoneuvoon. Leirintäalue on tilapäinen, jos alueella on tarkoitus majoittua enintään 14 vuorokaudeksi ja majoittujia on enemmän kuin 100 henkilöä. Tilapäisestä leirintäalueesta tulee tehdä kirjallinen ilmoitus Turun kaupungin ympäristönsuojeluun 3 kuukautta ennen tapahtumaa.
- Leirintäalueilmoituksen lomake: Leirintäalueilmoitus
Tilapäinen majoittuminen tarkoittaa lyhytaikaista majoittumista tiloissa, joita ei ole hyväksytty voimassa olevassa rakennusluvassa yöpymis- tai majoituskäyttöön. Tällaisia tiloja ovat esimerkiksi koulut. Majoitustilasta tulee tehdä ilmoitus Varsinais-Suomen pelastuslaitokselle vähintään 2 viikkoa ennen majoituksen alkua.
- Lisätietoa tilapäismajoituksesta: Ilmoitus tilapäismajoituksesta | Pelastustoimi
Jos tapahtumassa kerätään rahaa, tulee keräystä varten anoa lupaa Lounais-Suomen poliisilaitokselta. Lupa voidaan pääsääntöisesti antaa vain rekisteröidyille yhteisöille tai säätiöille.
- Lisätietoa rahankeräyksistä: Rahankeräykset - Poliisi
Jos tapahtumassa järjestetään arpajaiset, niihin tulee anoa lupaa Lounais-Suomen poliisilaitokselta. Lupaa anotaan kirjallisesti ja sen käsittelyssä voi kestää 2–3 kuukautta.
- Lisätietoa tavara-arpajaisista: Tavara-arpajaisluvat - Poliisi
Jos tapahtumassa osoitetaan mieltä, tulee tehdä ilmoitus yleisestä kokouksesta (ts. mielenosoituksesta) vähintään 24 tuntia ennen kokouksen alkamista. Ilmoitus tehdään joko suullisesti tai kirjallisesti Lounais-Suomen poliisilaitokselle.
- Lisätietoa yleisistä kokouksista: Yleiset kokoukset ja mielenosoitukset