Tietosuoja

Henkilötietojen käsittely Turun kaupungissa

Euroopan unionin yleinen tietosuoja-asetus (GDPR, General Data Protection Regulation) astui voimaan keväällä 2016. Asetuksen kansallinen soveltaminen alkoi 25.5.2018. Tietosuoja-asetuksen myötä myös Turun kaupunkiin kohdistuu vaikutuksia, joiden myötä olemme kehittäneet ja päivittäneet henkilötietoihin liittyviä toimintatapojamme ja prosessejamme tietosuojalainsäädännön vaatimusten mukaisiksi. Rekisteröityjen (henkilöiden, joiden tietoja on kaupungin rekistereissä) oikeudet vahvistuivat tietosuoja-asetuksen myötä, mutta jo aiempi henkilötietolaki takasi Suomessa laajat oikeudet rekisteröidyille. Tietoa sinusta kerättävistä henkilötiedoista ja oikeuksistasi löydät tältä sivustolta.

Rekisteröitynä kaupungin henkilörekisterissä

Jotta Turun kaupunki voi tuottaa sinulle palveluita, joudumme tallentamaan henkilötietojasi rekistereihimme. Osa tiedoista on salassa pidettävää. Tällä sivulla kerromme tarkemmin

• miksi ja mihin tarkoitukseen keräämme tietoja,
• millaisia tietoja keräämme,
• kuinka kauan tietoja säilytetään,
• millaisia oikeuksia sinulla rekisteröitynä on,
• ketkä vastaanottavat tietojasi,
• siirrämmekö tietoja EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle sekä
• miten suojaamme henkilötietoja.

1. Miksi ja mihin tarkoitukseen minusta kerätään tietoja?

Turun kaupunki tuottaa sekä lakisääteisiä että muita palveluita asukkailleen. Näiden palveluiden laadukas tuottaminen, palveluiden suunnittelu sekä niiden seuranta, laskutus ja tilastointi edellyttävät palveluiden käyttäjien henkilötietojen käsittelyä. Tietojen käsittely perustuu useisiin lakeihin ja asetuksiin sekä joissakin tapauksissa myös sinun suostumukseesi. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksista ja lainmukaisuudesta voit lukea lisää rekisteriselosteistamme osoitteessa https://rekisteri.turku.fi.

2. Mitä tietoja minusta kerätään?

Asioidessasi Turun kaupungin toimipisteissä, keräämme sinusta ainoastaan välttämättömät ja tarvittavat tiedot. Usein sinusta kerätään seuraavia yksilöinti- ja yhteystietoja: nimi ja henkilötunnus, kotikunta, osoite, puhelinnumero, nimeämäsi yhteyshenkilö, tarvittaessa alaikäisen huoltaja tai laillisen edustajan yhteystiedot, äidinkieli/asiointikieli. Lisäksi keräämme palvelemisesi kannalta välttämättömät palvelukohtaiset tiedot. Hälytystehtävissä keräämme hätäkeskuksen välittämiä tehtäviä ja niiden hoitamiseen liittyviä tietoja.

3. Miten kauan henkilötietojani säilytetään?

Säilytämme henkilötietojasi lain velvoittaman ajan. Turun kaupunki määrittelee henkilötietojen tallennusajat toimintaohjeissaan.

4. Millaisia oikeuksia minulla on?

Rekisteröidyn eli sinun oikeuksistasi säädetään EU:n tietosuoja-asetuksessa sekä kansallisesti tietosuojalaissa. Alla kerromme sinulle, millaisia rekisteröidyn oikeuksia sinulla henkilötietoihisi liittyen.

Oikeus saada tietoja henkilötietojen käsittelystä

Sinulla on oikeus saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä. Mikäli haluat lisätietoja henkilötietojesi käsittelystä, voit olla yhteydessä rekisteriselosteissa mainittuihin yhteyshenkilöihin.

Oikeus saada pääsy tietoihin

Sinulla on rekisteröitynä oikeus saada tietää, käsitelläänkö Turun kaupungin organisaatiossa sinua koskevia tietoja. Meillä on velvollisuus antaa sinulle pääsy henkilötietoihisi esimerkiksi kopioina asiakirjoistasi. Huomaathan, että oikeutesi on henkilökohtainen.

Henkilötietoja koskeva tietopyyntö

Sinun tulee esittää pyyntösi henkilökohtaisesti Turun kaupungin toimipisteessä tai omakätisesti allekirjoitetulla tai sitä vastaavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla. Voit siis vaihtoehtoisesti esittää pyyntösi alla kuvatuilla tavoilla.

a) Henkilökohtaisesti paikan päällä.

Voit esittää tietojesi tarkastuspyynnön Turun kaupungin Turku-pisteessä osoitteessa Puolalankatu 5. Pyydämme sinua todistamaan henkilöllisyytesi sekä yksilöimään haluamasi henkilötiedot. Henkilökohtaisen asioinnin yhteydessä voit pyytää asiointiasi hoitavaa henkilöä kertomaan ja tarvittaessa korjaamaan sinusta tallennetut ja asiointiin liittyvät tiedot, kuten esimerkiksi yhteystietosi.

b) Toimittamalla vapaamuotoisen pyynnön tai lomakkeen postitse.

Mikäli haluat tietoa henkilötiedoistasi esimerkiksi tulosteina tai jäljennöksinä, tulee sinun toimittaa meille vapaamuotoinen, omakätisesti allekirjoitettu pyyntö, jossa kerrot nimesi, henkilötunnuksesi, postiosoitteesi, puhelinnumerosi, sähköpostiosoitteesi sekä haluamasi henkilötiedot. Pyynnön voi toimittaa postitse osoitteeseen PL 355, 20101 Turku tai henkilökohtaisesti Turku-pisteeseen osoitteeseen Puolalankatu 5, 20100 Turku.

Turun kaupungin oikeus rajoittaa pääsyä tietoihisi

Turun kaupungilla on tietosuojalain 34 § mukaisesti oikeus rajoittaa pääsyäsi tietoihisi erityisestä syystä. Mikäli pääsyäsi tietoihisi rajoitetaan, kerromme sinulle syyn tähän. Tällainen erityinen syy voi olla kyseessä, kun

• tiedon antaminen saattaisi vahingoittaa kansallista turvallisuutta, puolustusta tai yleistä järjestystä ja turvallisuutta taikka haitata rikosten ehkäisemistä tai selvittämistä,
• tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa rekisteröidyn terveydelle tai hoidolle taikka rekisteröidyn tai jonkun muun oikeuksille tai
• henkilötietoja käytetään valvonta- ja tarkastustehtävissä ja tiedon antamatta jättäminen on välttämätöntä Suomen tai Euroopan unionin tärkeän taloudellisen tai rahoituksellisen edun turvaamiseksi.

Oikeus tiedon oikaisuun

Sinulla on oikeus oikaista epätarkat ja virheelliset sinua koskevat tiedot. Mikäli koet, että tiedoissasi on oikaistavaa, voit esittää pyyntösi toimittamalla vapaamuotoisen, kirjallisen, pyynnön, jossa sinun tulee yksilöidä ja perustella, mitä tietoa vaadit oikaistavaksi, mikä on mielestäsi oikea tieto ja millä tavoin pyydät oikaisun tehtäväksi. Korvaava, poistettava tai täydennettävä tieto on kuvattava tarkasti. Pyynnön voi toimittaa postitse osoitteeseen PL 355, 20101 Turku tai henkilökohtaisesti Turku-pisteessä osoitteessa Puolalankatu 5, 20100 Turku. Ellemme hyväksy vaatimusta tiedon oikaisusta, annamme sinulle asiasta kirjallisen vastauksen, jossa kerromme syyt siihen, miksi emme voineet hyväksyä vaatimustasi.

Potilaan vaatiessa potilasasiakirjamerkintöjen muuttamista, arvioidaan, onko perusteita niiden korjaamiseen, täydentämiseen tai poistamiseen ja ovatko tiedot hoidon kannalta tarpeellisia. Terveydenhuollon ammattihenkilön perusteltuja hoitoon liittyviä johtopäätöksiä ei muuteta, vaikka potilas itse olisikin niistä eri mieltä. Virheelliseksi ei myöskään katsota merkintää, joka vastaa merkinnän tekohetkellä vallinnutta käsitystä, vaikka myöhemmin esim. aiemmin kirjattu diagnoosi osoittautuisi virheelliseksi.

Oikeus tietojen poistamiseen eli oikeus tulla unohdetuksi

Sinulla on joissakin tapauksissa oikeus vaatia Turun kaupunkia poistamaan tietosi rekisteristään. Tätä oikeutta ei kuitenkaan ole silloin, kun henkilötietojen käsittely perustuu lakiin.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Sinulla on joissakin tapauksissa oikeus vaatia Turun kaupunkia luovuttamaan tietosi sinulle toiseen järjestelmään siirrettäväksi. Tätä oikeutta ei kuitenkaan ole silloin, kun henkilötietojen käsittely perustuu lakiin.

Oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta

Sinulla on oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta, kun henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin oikeuksillesi ja vapauksillesi. Tällaisessa tilanteessa ilmoitamme loukkauksesta sinulle viipymättä.

Oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle

Sinulla on oikeus saattaa asia tietosuojaviranomaisen käsiteltäväksi, kun sinun mielestäsi sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan sitä koskevaa lainsäädäntöä. Valitus tulee tehdä tietosuojaviranomaisen ohjeistuksen mukaisesti.

Lisäksi sinulla saattaa olla lainsäädännön soveltuessa seuraavia oikeuksia:

• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen. Rekisteröity voi vaatia, ettei hänen tietojaan saa käsitellä silloin, kun rekisteröity kiistää tietojen paikkansapitävyyden.
• Vastustamisoikeus: Rekisteröidyllä on erityisessä tilanteessa oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä.
• Oikeus vastustaa automatisoituja yksittäispäätöksiä (ml. profilointi): Rekisteröidyllä on erityisissä tilanteissa oikeus vastustaa automatisoituja yksittäispäätöksiä, mukaan lukien profilointi.
• Oikeus käyttölokitietoihin: Laissa sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (9.2.2007/159) on säädetty, että sinulla on kirjallisesta pyynnöstä oikeus saada sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujen tarjoajalta tieto siitä, kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu sinua koskevia tietoja sekä mikä on ollut käytön tai luovutuksen peruste. Mikäli haluat saada meiltä käyttölokitietoja sinua koskevista tiedoista, tulee sinun lähettää kirjallinen pyyntö Turku-pisteeseen. (postitse osoitteeseen PL 355, 20101 Turku tai asioimalla henkilökohtaisesti Turku-pisteessä osoitteessa Puolalankatu 5, 20100 Turku). Turun kaupungin hyvinvoinnin palvelukokonaisuuden tietosuojalomakkeet.

5. Ketkä vastaanottavat tietojani? Luovutetaanko tietojani kolmansille osapuolille?

Tietojasi voidaan joissakin tapauksissa luovuttaa tietoja kolmansille osapuolille, kuten esimerkiksi Kansalliseen terveysarkistoon tai muihin kansallisiin rekistereihin tai muille viranomaisille.

Henkilötietojen käsittely Turun kaupungin puolesta ja lukuun

Toiminnassamme luovutamme tietoja myös henkilötietoja puolestamme ja lukuumme käsitteleville tahoille, kuten toimeksiantosopimuksen puitteissa toimiville tarjoajille. Ulkoisia henkilötietojen käsittelijöitä toiminnassamme ovat esimerkiksi sopimukselliset järjestelmätoimittajat ja muut ulkopuoliset palveluntuottajat. Hankittaessa palveluja ulkopuolisilta palveluntuottajilta, valitsemme sopimuskumppaneiksemme vain sellaisia henkilötietojen käsittelijöitä, jotka noudattavat hyvää henkilötietojen käsittelytapaa ja täyttävät tietosuoja-asetuksen vaatimukset. Tietosuojaan liittyvät vaatimusten täyttäminen varmistetaan kirjallisin sopimuksin.