Asianhallinnan ja sopimushallinnan henkilörekisteri

Palvelukokonaisuus

Konsernihallinto

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Kuntalaki ja toiminnan tarpeet edellyttävät vireilletulon, valmistelun ja päätöksenteon dokumentointia.

Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta edellyttää viranomaisen ylläpitävän käsittelyssä olevista ja olleista asioista asiarekisteriä, johon rekisteröidään asiaa, asiankäsittelyä ja asiakirjoja koskevat tiedot.

Rekisteriä käytetään kaupungin toimielinten päätöksentekoon liittyvien asiakirjojen hallintaan, jotta asiakirjojen löydettävyys, käytettävyys ja saavutettavuus voidaan varmistaa ja jotta asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta voidaan huolehtia.

Henkilötietoja käsitellään lisäksi sopimushallinnan tarkoituksessa ml. sopimuksen koko elinkaaren hallinta.

Rekisterinpitäjä

Turun kaupunginhallitus

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

PL 355, 20101 Turku

Rekisterin vastuuhenkilö

Asianhallintapäällikkö Sari Suomela
Lakiasiainjohtaja Pauliina Ahlas

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Asianhallintapäällikkö Sari Suomela (asianhallinta)
Lakiasiainjohtaja Pauliina Ahlas (sopimushallinta)

Yhteyshenkilön yhteystiedot

Sari Suomela Puolalankatu 5 20100 Turku
Pauliina Ahlas Yliopistonkatu 27 a 20100 Turku

Kaupungin tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuoja@turku.fi

Rekisterin tietosisältö

Vireille tulleiden asioiden rekisteröintiin, valmisteluun, päätöksentekoon ja päätösten toimeenpanoon liittyvät käsittelyvaiheet ja asiakirjat, sekä sopimusten elinkaarenhallintaan liittyvät käsittelyvaiheet ja asiakirjat.

Asianhallinnan henkilörekisterin tietosisältö; turkulaiset, kaupungin työntekijät, asian vireillepanijat, asianosaiset sekä ulkopuoliset organisaatiot ja yhteisöt. Kaikista tallennetaan nimi, henkilö- tai y-tunnus, osoite, mahdollinen sähköpostiosoite.

Kaupungin työntekijöistä tallennetaan lisäksi ammatti/arvo, nimilyhenne.

Luottamushenkilöistä tallennetaan lisäksi puolue, toimielin, luottamustehtävä, ammatti, nimilyhenne.

Lisäksi asianhallinnan henkilörekisteriin kuuluvat sopimushallinnan kautta sopimusten osapuolina olevat suomalaiset tai ulkomaiset luonnolliset henkilöt sekä oikeushenkilöt (sis. myös arkaluontoisia tietoja): mm. osapuolten nimet ja yhteyshenkilöt, osapuolen (mahdollisesti myös alaikäisen) henkilö-/y-tunnukset ja yhteystiedot, asiaan liittyvät toimenpiteet, lausumat, päätökset, reklamaatiot, oikaisuvaatimukset, mahdolliset määräpäivät, muut herätteet jne. sekä kaikki asiaan liittyvät asiakirjat mm. sopimus valmistelumateriaaleineen ja liitteineen sekä sopimusvastuuhenkilöt.

Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakkaat, asian vireillepanijat, asianosaiset, yhteistyö- ja sidosryhmät, muut viranomaiset, luottamushenkilöt.

Sopimushallinnan osalta sopimusosapuolet, sopimusten yhteyshenkilöt, vastuuhenkilöt, viranhaltijat ja valmistelijat, sekä muut tietoja tarjoavat palveluntuottajat.

Väestötietojärjestelmä ja YTJ.

Henkilötietojen käsittelyn peruste

Sopimus Yleistä etua koskeva tehtävä tai julkinen valta Rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite

Lisätietoja perusteiden lainmukaisuudesta

Ei määritelty

Henkilötietojen vastaanottajaryhmät

Ei luovuteta

Henkilötietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Ei luovuteta

Sopimushallinnan osalta tietoja ei lähtökohtaisesti käsitellä EU:n, ETA:n tai Sveitsin ulkopuolisissa maissa. Kaikki tiedot ovat pilvipalvelussa EU:n, ETA:n (EEA) tai Sveitsin alueella. Muutoin tietoja ei siirretä em. alueiden ulkopuolelle. 1.1.2023 tulivat voimaan EU-komission mallisopimuslausekkeet koskien kansainvälisiä tiedonsiirtoja, joita Turun kaupunki noudattaa ja jotka se velvoittaa osaksi voimassa olevia sopimuksia, joissa kansainvälinen tiedonsiirto on mahdollista.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Esihenkilö päättää työntekijöiden käyttöoikeuksista rekisteriin siinä laajuudessa kuin kunkin työtehtävät sitä edellyttävät. Tietojen käyttöä valvotaan ja seuraamukset väärinkäytöksistä on määritelty. Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistonmuodostussuunnitelmalla ja tietosuojaohjeistuksella. Automaattisen tietojenkäsittelyn (ATK) avulla käsiteltävät tiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä Turun kaupungin tietoverkon käyttöoikeuskirjautumisella ja käyttäjäkohtaisilla käyttöoikeusmääräyksillä.

Muut kuin atk:lla (manuaalisesti) käsiteltävät tiedot säilytetään valvonnan alaisena kansiossa tai kortistossa, lukituissa toimitiloissa, joihin kulkemista valvotaan. Tietoja käsittelevä henkilökunta on allekirjoittanut kaupungin tietosuoja- ja tietoturvaohjeen.

Kunkin järjestelmän (asianhallinta/ sopimushallinta) käyttövaltuusratkaisuissa on kuvattu käyttäjien roolit sekä pääsyoikeudet tietoon. Käyttövaltuushallinnalla ja salauksilla/ suojausryhmillä huolehditaan, että vain tietoa työssään tarvitsevat pääsevät käsittelemään ja katselemaan tietoja.

Tietojen säilytysaika

Tietoja säilytetään järjestelmässä, ellei asianosainen pyydä tietojen poistamista ja tietojen säilyttämiselle ei ole lakisääteistä velvollisuutta. Tietojen poistaminen, kun lakisääteinen säilytysaika tai oikeus tietojen säilyttämiseen on kulunut umpeen, voidaan niin ikään huolehtia järjestelmässä.

Kaupunki huolehtii tietojen poistamisesta tai anonymisoimisesta, kun lakisääteinen säilytysaika tai oikeus tietojen säilyttämiseen on kulunut umpeen. Elinkaaren hallinnassa otetaan huomioon Turun kaupungin arkistonmuodostamissuunnitelma sekä tiedonohjaussuunnitelma.

Tietojen käyttö profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon

Ei määritelty