Kaupungin HR-rekisteri

Palvelukokonaisuus

Konsernihallinto

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Kaupungin henkilöstöasioiden hoito:
- henkilön perustietojen hallinta
- palvelussuhdeasioiden hallinta
- organisaatiohallinta
- henkilöstön kehittäminen ja koulutus
- osaamisen hallinta ja osaamisen määrittely
- tavoite- ja kehityskeskustelujen hallinta
- henkilöstöraportointi
- matkahallinta
- henkilöstön työajanseuranta
Rekisterissä olevia henkilötietoja voidaan käsitellä myös silloin, kun se on
tietojärjestelmien testaamisessa välttämätöntä tai kun tietoja pitää teknisesti siirtää uuteen käyttöönotettavaan tietojärjestelmään.

Rekisterinpitäjä

Turun kaupunki

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

PL 355, 20101 Turku

Rekisterin vastuuhenkilö

Henkilöstöjohtaja Sinikka Valtonen

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Palvelussuhdepäällikkö Tiia Oksanen

Yhteyshenkilön yhteystiedot

tiia.oksanen@turku.fi

Kaupungin tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuoja@turku.fi

Rekisterin tietosisältö

Henkilön perustiedot (nimi, osoite ja muut yhteystiedot, pankkitiedot,
henkilötunnus, kansalaisuus ja muut henkilötiedot), koulutustiedot ja palvelussuhdehistoria, osaamistiedot, tavoite- ja kehityskeskustelulomake, palvelussuhteen tiedot.
Työajanseurannan osalta: nimi, hetu, henkilönumero, yritys, osasto, yksikkö,
työaikaohjelman tunnus+ työajanseuranta.

Säännönmukaiset tietolähteet

- Rekisteröidyn oma ilmoitus
- Eri viranomaiset, esim. DVV
- Työnantajan päätöstiedot ja muut työnantajan tallentamat palkka- ja palvelussuhdeasioiden hoitamisessa tarvittavat tiedot.

Henkilötietojen käsittelyn peruste

Sopimus Rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite Yleistä etua koskeva tehtävä tai julkinen valta

Lisätietoja perusteiden lainmukaisuudesta

Tietosuojalaki
EU:n yleinen tietosuoja-asetus
Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta
Työsopimuslaki
Laki yksityisyyden suojasta työelämässä
Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta
Laki sähköisen viestinnän palveluista
Laki sähköisistä allekirjoituksista
Arkistolaki
Tartuntatautilaki
Kunnan ja hyvinvointialueen viranhaltijasta annettu laki
Henkilöstöhallintoon liittyvä muu erityislainsäädäntö

Henkilötietojen vastaanottajaryhmät

Tietoja luovutetaan eri viranomaisille lakien edellyttämissä määrin erityisellä lainsäännöksellä tai rekisteröidyn suostumuksella sekä
- Palkanmaksun ja tilintarkastusta hoitavat yhtiöt
- Verottaja
- Tilastokeskus
- Keva
- KT
- Työterveyslaitos
- Työtapaturmavakuutusyhtiö
- Työllisyysrahasto
-Työterveyspalveluiden tuottaja

Henkilötietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Pääsy järjestelmiin on vain nimetyillä henkilöillä, joilla on virka-/työtehtävien edellyttämä oikeus rekisterin tietoihin. Tunnukset ovat henkilökohtaisia. Viranhaltijat/työntekijät on koulutettu järjestelmien käyttöön ja heitä sitoo salassapitovelvollisuus. Tietoja käsittelevä henkilökunta on allekirjoittanut kaupungin tietosuoja- ja tietoturvaohjeen.
Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistonmuodostussuunnitelmalla ja tietosuojaohjeistuksella.
Tietojärjestelmissä käsiteltävät tiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä.

Tietojen säilytysaika

Säilytys toteutetaan kaupungin arkistonmuodostussuunnitelmien mukaisesti.

Tietojen käyttö profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon

Ei määritelty