Kurssien tai ryhmien hallintajärjestelmän henkilötietokanta (Hellewi)

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Järjestelmään rekisteröidään vain asioiden hoitamisen kannalta ja rekisteröityjen
oikeusturvan kannalta tarpeelliset tiedot. Rekisteröidyt henkilöt ovat asianosaisia käsiteltävissä asioissa, jotka rekisteröidään järjestelmään.
Rekisterissä olevat opettajia koskevat tiedot ovat viranomaiselle välttämättömiä, jotta opettajat saadaan riittävän tarkasti yksilöityä palkantilauksia varten.
Rekisterissä olevat opiskelijoita koskevat tiedot ovat viranomaiselle välttämättömiä, jotta opiskelijat saadaan riittävän tarkasti yksilöityä kursseille opiskelijoiksi ja jotta kurssimaksut kohdentuvat oikein.
Jos opiskelija on alaikäinen, rekisteriin tallennetaan opiskelijan huoltajan tiedot, jotta laskutus voidaan kohdentaa oikein. Mikäli täysi-ikäinen henkilö haluaa laskunsa esim. työnantajalle, voi hän ilmoittaa työnantajan tiedot laskun lähettämistä varten. Lisäksi kerätään asiakaspalvelun, toiminnan suunnittelun ja tilastoinnin kannalta tarpeellisia tietoja.
Rekisterissä tiedot ovat viranomaiselle välttämättömiä, valtionhallinnon ja kaupungin viranomaisten edellyttämien tilastotietojen tuottamista varten.

Kaupungin tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuoja@turku.fi

Yhteyshenkilön yhteystiedot

Mika Tammenkoski, p. 044 907 2038, etunimi.sukunimi@edu.turku.fi

Rekisterinpitäjä

Turun kaupunki

Tietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen henkilötietojen tarkoitusten kannalta tai lakisääteisten velvollisuuksien noudattamiseksi.
Toimintaa ohjaava lainsäädäntö: Asetus vapaasta sivistystyöstä (1998/805), Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2016/679

Lisätietoja perusteiden lainmukaisuudesta

Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2016/679: artikla 6, kohta 1a (suostumus).
Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan tietosuojalainsäädännön mukaisia tietosuojaperiaatteita.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteri on tarkoitettu ainoastaan opiston sisäiseen viranomaiskäyttöön, johon käyttäjille määritellään käyttäjäryhmäkohtaiset käyttöoikeudet.
Järjestelmää käytetään palveluntarjoajan WildFrost Oy:n (Hilla Group Oyj) verkkoympäristössä aina SSL-suojatussa yhteydessä. Järjestelmän palvelinlaitteet säilytetään lukitussa tilassa (UpCloud Oy, Helsinki), johon on pääsy vain atk-henkilöstöllä.
Tietokoneet, joilla järjestelmää käytetään, sijaitsevat valvotuissa tiloissa.
Kurssihallintajärjestelmän käyttö edellyttää käyttäjätunnusta ja käyttäjäkohtaista
salasanaa. Käyttäjätunnus annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä.
Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttäjätunnus.
Atk-henkilöstö huolehtii järjestelmän tietojen varmuuskopioinnista säännöllisesti.

Henkilötietojen käsittelyn peruste

Rekisteröidyn suostumus

Henkilötietojen vastaanottajaryhmät

Rekisterin tietoja ei luovuteta ulkopuolisten käyttöön muutoin kuin perintätapauksissa.
Asiakkaalla on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja on opiston tietokannassa.

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Kaskenkatu 5, 20700 Turku, tyovaenopisto@edu.turku.fi, p. 02 262 9811

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Rekisteriasioita hoitava henkilö on Mika Tammenkoski. Rekisteriasioita hoitavan henkilön tehtävänä on toteuttaa käyttöoikeudet niiden myöntämisen jälkeen sekä antaa tarkempia tietoja rekisteristä ja rekisteröidyn oikeuksista.

Rekisterin tietosisältö

Sukunimi: pakollinen
Henkilötunnus opettajille: pakollinen palkanmaksua varten
Henkilötunnus opiskelijalle: pakollinen henkilön yksilöimiseksi ja laskutusta varten
Mikäli opiskelija on alaikäinen, huoltajan henkilötunnus on pakollinen
Osoite tai huoltajan osoite: laskun lähettämistä varten
Kotikunta: tilastointia varten
Puhelinnumero: kurssimuutoksista tiedottamista varten
Sähköpostiosoite: ilmoittautumisen vahvistusta ja laskulinkin saamista varten
Koulutustausta: tilastointia varten
Pääasiallinen toiminta: tilastointia varten
Kotikunta: tilastointia varten
Kieli: tilastointia varten
Markkinointiviestien vastaanottaminen: mainosviestin lähettämistä varten
KOSKI-palvelu: Mikäli asiakas valitsee osaamisperusteisuussuoritteen ja antaa suostumuksensa, tiedot kirjataan myös Opetushallituksen ylläpitämään Koski-tietovarantoon.

Palvelukokonaisuus

Lapset ja nuoret

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriä päivitetään asianosaisilta saaduilla tiedoilla yleensä kurssille kirjautumisen tai opettajaksi kirjautumisen yhteydessä.

Rekisterin vastuuhenkilö

Rekisterin vastuuhenkilönä toimii rehtori Sanna Orusmaa, jonka tehtäviin kuuluu huolehtia, että järjestelmää hoidetaan asianmukaisesti. Vastuuhenkilö tarkistaa käyttöoikeudet tarvittaessa ja huolehtii siitä, että järjestelmän käyttö ohjeistetaan jam että käyttäjille annetaan riittävä koulutus.

Henkilötietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.