Taloushallinnon liikekumppani- ja henkilörekisteri

Palvelukokonaisuus

Konsernihallinto

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Taloushallinnon järjestäminen kuten
- laskutus
- saatavien valvonta
- reskontranhoito
- maksatus ml. tapaturmien korvausasiat
- ostolaskujen käsittely
- kirjanpito ja tilinpäätös
- verotus
- talousarvion laadinta
- talous- ja toimintatietojen raportointi
- tietojohtaminen ja toiminnan suunnittelu ja kehittäminen
- sisäinen laskenta
Rekisterissä olevia henkilötietoja voidaan käsitellä myös silloin, kun se on tietojärjestelmien testaamisessa välttämätöntä.
Rekisteröidyt ovat henkilöitä, joilla on asiallinen yhteys rekisterinpitäjään joko suoraan asiakkaana tai sopimuskumppanina.

Rekisterinpitäjä

Turun kaupunginhallitus

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

puh. 02 330000
turun.kaupunki@turku.fi

Rekisterin vastuuhenkilö

Talousjohtaja Valtteri Mikkola

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Laskentapäällikkö Minna Nuotio
Palvelupäällikkö Irina Houg
Ostopäällikkö Anja Mäkelä
Henkilöstöpalvelupäällikkö Heini Ylä-Himanka

Yhteyshenkilön yhteystiedot

minna.nuotio@turku.fi

Kaupungin tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuoja@turku.fi

Rekisterin tietosisältö

Henkilön perustiedot: nimi, osoite ja muut yhteystiedot, kieli, henkilötunnus, kuolinpäivä sekä pankkitilinumero, joka tallennetaan henkilöiden tapauksessa vain mahdollisen ylisuorituksen palauttamisen tai vahingonkorvauksen maksamisen ajaksi.
Alv-velvollisilla: Y-tunnus, ennakkoperintärekisterin voimassaolopäivä, liikekumppanirooli.
Käyttöoikeusrekisterin henkilörekisterin tiedot: Henkilön nimi, käyttäjätunnus, osasto, sähköpostiosoite.
YEL/MyEL -todistus: vakuutuksenottajan nimi, hetu tai y-tunnus ja vakuutusnumero. Todistuksiin ja niitä koskeviin tietoihin käyttöoikeus on suppealla rajatulla käyttäjäryhmällä.
Rekisteristä laaditaan versio, joka sisältää vain vakuutuksen ottajan nimen ja todistuksen antamispäivän. Tähän on käyttöoikeus palvelujen tilaajilla.

Säännönmukaiset tietolähteet

VTJ Väestötietojärjestelmä, YTJ Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä
Sarastia oy, Viranomaiset, Rekisteröidyn oma ilmoitus, Kehan YA-järjestelmä, Kaupungin sisäverkon suojattu ja käyttöoikeuksin rajattu verkkolevyjärjestelmä, Integraatioalustat

Henkilötietojen käsittelyn peruste

Rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite Sopimus

Lisätietoja perusteiden lainmukaisuudesta

Rekisteri on viranomaistoiminnan rekisteri
Toimintaa ohjaava lainsäädäntö:
• EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
• Tietosuojalaki (1050/2018)
• Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019)
• Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
• Arvonlisäverolaki (1501/1993)
• Laki verotusmenettelystä (1558/1995)
• Laki Verohallinnosta (503/2010)
• Laki saatavien perinnästä (513/1999)
• Työtapaturma- ja ammattitautilaki (459/2015)
• Laki sähköisistä allekirjoituksista (14/2003)
• Arkistolaki (831/1994)
• Kirjanpitolaki (1336/1997)
• Laki väestötietojärjestelmästä ja Digi- ja väestötietoviraston varmennepalveluista
(661/2009)
• EU:n tekoälyasetus (EU) 2024/1689

Henkilötietojen vastaanottajaryhmät

Rekisterin tietoja luovutetaan
- Sähköisten ja paperisten laskujen lähetyspalveluihin
- Perintäpalveluille
- KELA:lle
- Verohallinnolle
Lisäksi kaupunki julkaisee avoimena datana kaupungin ostolaskuaineistoa, josta henkilötiedot on anonymisoitu.

Henkilötietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin suojaus on toteutettu Turun kauungin käyttövaltuushallinnan mukaisesti. Pääsy SAP-toiminnanohjausjärjestelmään tapahtuu henkilökohtaisten käyttöoikeuksien avulla. Tietojen käyttöä valvotaan ja vaaralliset työyhdistelmät on tunnistettu ja sen mukaisesti tehtävät eriytetty. Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistonmuodostussuunnitelmalla ja tietosuojaohjeistuksella.
YEL/MyEL todistusten henkilötietojen osalta suojaus tapahtuu seuraavasti:

Rekisterinpitäjä päättää työntekijöiden käyttöoikeuksista rekisteriin siinä laajuudessa kuin kunkin työtehtävät sitä edellyttävät. Tietojen käyttöä valvotaan ja seuraamukset väärinkäytöksistä on määritelty. Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistonmuodostussuunnitelmalla ja tietosuojaohjeistuksella. Automaattisen tietojenkäsittelyn avulla käsiteltävät tiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä Turun kaupungin tietoverkon käyttöoikeuskirjautumisella ja käyttäjäkohtaisilla käyttöoikeusmääräyksillä.

Rekisteritiedot ovat vain niiden käytössä, jotka määritellään tämän rekisterin käyttäjiksi. YEL/MyEL -todistukset ja niissä olevat tiedot talletetaan Turun kaupungin dokumenttienhallintajärjestelmä DoTku:uun. YEL/MyEL -todistuksiin ja niitä koskeviin tietoihin käyttöoikeus on vain suppealla ja rajatulla käyttäjäryhmällä. Todistukset tietoineen salataan niiltä, joilla ei ole rekisteriin käyttöoikeuksia. Rekisteristä laadittavaan suppeaan versioon, joka sisältää vain vakuutuksen ottajan nimen ja todistuksen antamispäivän, on käyttöoikeus palvelujen tilaajilla. Suppea versio talletetaan Turun kaupungin dokumenttienhallintajärjestelmä DoTku:uun. Suppeaa versiota ei salata tietylle käyttäjäryhmälle, mutta käyttöoikeus on vain palvelua tilaavalla.

Tietojen säilytysaika

Vähintään asiakassuhteen, toimittajasuhteen, työntekijän työsuhteen tai saatavan voimassaoloajan ja/tai erityislakien (esim. kirjanpitolaki) määräykset huomioon ottaen.
YEL ja MyEL todistusten osalta säilytysaika on Eläkemaksun erääntymisvuosi ja viisi seuraavaa vuotta.

Tietojen käyttö profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon

Ei käytetä