Toimitilavuokrauksen asiakasrekisteri

Palvelukokonaisuus

Kaupunkirakentaminen ja tilat

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Tietoja käsitellään seuraavissa asioissa ja toimissa:
a) liikehuoneiston vuokrasopimussuhteen hoitaminen (ml. markkinointi ja tiedottaminen):
b) luottotietojen tarkistaminen luottotietolain nojalla maksukyvyn varmistamiseksi;
c) liikehuoneistoasiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen (ml. markkinointi ja tiedottaminen);
d) kiinteistöhallinnon hoitaminen, mm. huoneistojen, rakennusten ja yleisten alueiden ja tilojen käyttöön, vartiointiin ja ylläpitoon, korjauksiin ja energiahallintaan liittyvien asioiden toteuttaminen; ja
e) vuokrasopimusten hallinnointi ml. vuokrien laskutus ja perintä.

Rekisterinpitäjä

Turun kaupunki Kaupunkirakentaminen ja tilat

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Turun kaupunki Kaupunkirakentaminen ja tilat Tilapalvelut
Linnankatu 90E 20100 Turku
puh. 02 330 000
kaupunkirakentaminenjatilat@turku.fi

Rekisterin vastuuhenkilö

Leevi Luoto Tilapalvelujohtaja

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Pirjo-Riitta Heimo Tilahallintapäällikkö

Yhteyshenkilön yhteystiedot

pirjo-riitta.heimo@turku.fi

Kaupungin tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuoja@turku.fi

Rekisterin tietosisältö

Vuokranantajana käsittelemme seuraavia tietoja:
-Liikehuoneiston vuokraavan asiakkaan nimi ja yhteystiedot (mikäli vuokrasopimus tehdään kuluttaja-asiakkaan tai yksityisen elinkeinoharjoittajan kanssa tai perustettavan yhtiön lukuun, käsittelemme lisäksi vastuuhenkilönä toimivien luonnollisten henkilöiden osalta nimi-, henkilötunnus- ja luottotietoja)
-Tiedot vuokrasopimuksesta, vuokrasta ja muista maksuista, vuokranmaksusta ja vuokravakuudesta.

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan vuokrasopimuksen solmimisen sekä vuokrasuhteen aikana vuokralaiselta tai rekisteröidyltä itseltään. Tietoja mahdollisista maksuhäiriömerkinnöistä kerätään ja päivitetään tarvittessa viranomaislähteistä, Suomen Asiakastieto Oy:n luottotietorekisteristä ja Alma Talentin tietopalvelusta. Vuokralaisen yhtiötietoja kerätään ja päivitetään myös YTJ-järjestelmästä ja Alma Talentin tietopalvelusta.

Henkilötietojen käsittelyn peruste

Sopimus Rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite

Lisätietoja perusteiden lainmukaisuudesta

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on EU 2016/679 kuudennen artiklan mukaan kun:
b) käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi, jossa rekisteröity on osapuole-na (vuokrasopimus, autopaikkasopimus);
c) Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi

Henkilötietojen vastaanottajaryhmät

Henkilötietoja ei luovuteta kolmannelle taholle pois lukien IT-hallinnan, vuokrausliiketoiminnan, taloushallinnon tai perinnän osaa suorittavat sopimuskumppanit tai kiinteistön vika- ja ovenavauspäivystyksiä hoitavat sopimuskumppanit sekä ne tahot, joilla lainsäädännön mukaan on oikeus tietojen saantiin, kuten pelastus- ja poliisiviranomaiset tai muu laissa määrätty taho. Luovutamme henkilötietoja ainoastaan vuokraustoiminnan kannalta välttämättömiin tarkoituksiin.

Siirtäessämme henkilötietoja henkilötiedon käsittelijälle, olemme muun muassa sopimuksellisin järjestelyin varmistuneet siitä, että henkilötietojen käsittelijä käsittelee henkilötietoja vain antamiemme kirjallisten ohjeiden mukaisesti ja vain niihin käsittelyn tarkoituksiin, jotka tässä selosteessa on määritelty, ja että pääsy henkilötietoihin on rajoitettu vain sellaisiin henkilöihin, joilla on tehtäviinsä liittyvä tarve saada pääsy henkilötietoihin.

Henkilötietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ilman kulloinkin soveltuvan lainsäädännön mukaista siirtoperustetta.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötietoja käsittelevät vain rekisterinpitäjän nimeämät henkilöt, joiden työnkuvaan se kuuluu.
Meillä on käytössämme hallinnollisia, rakenteellisia, teknisiä ja fyysisiä suojamekanismeja suojataksemme käsittelemiämme henkilötietoja oikeudettomalta pääsyltä ja muuttamiselta, paljastamiselta ja tuhoamiselta. Tällaisia mekanismeja ovat muun muassa palomuurit, tietojen kryptaaminen, tietoturvalliset tilat sekä kulkulupajärjestelmä. Tarkastamme säännöllisesti verkkosivujamme, tietojärjestelmiämme ja muita välineitä turvallisuusloukkausten varalta.

Mikäli suojamekanismeistamme huolimatta ilmenisi tietoturvaloukkaus, jolla olisi kielteisiä vaikutuksia rekisteröityjen yksityisyyteen, tiedotamme tästä kaikkia asianosaisia rekisteröityjä sekä muita tahoja, joihin loukkauksella on vaikutusta. Tiedotamme tietosuojalainsäädännön niin edellyttäessä, loukkauksesta myös asiaan kuuluvalle viranomaiselle mahdollisimman nopeasti.

Tietojen säilytysaika

Säilytämme henkilötietoja ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa esitettyihin tarkoituksiin, paitsi jos meille on asetettu lakisääteinen velvollisuus säilyttää kyseisiä tietoja pidempään tai meillä on perusteltu ja lainmukainen tarkoitus säilyttää niitä.

Vuokrasopimukset ja niihin sisältyvät henkilötiedot säilytämme sopimuksen voimassaoloajan ja sen jälkeen vielä 10 vuotta. Säilytysajan laskeminen aloitetaan vuokrasopimuksen päättymistä seuraavan vuoden alusta.

Tietojen käyttö profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon

Ei käytetä