Turku.fi-verkkopalvelun henkilötietorekisteri

Palvelukokonaisuus

Konsernihallinto

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään turku.fi-verkkopalvelun ja siihen kuuluvien alasivujen tarjoamiseksi, ylläpitämiseksi, suojaamiseksi ja kehittämiseksi. Käsittelyn tarkoituksena on mahdollistaa kaupungin palveluista, toimipisteistä, päätöksenteosta ja yhteystiedoista tiedottaminen, verkkopalvelun sisällöntuotanto ja hallinta, käyttäjien asiointi ja yhteydenotto sekä verkkopalvelun tekninen toimivuus ja tietoturva.
Henkilötietoja voidaan käsitellä myös verkkopalvelun käytön tilastointiin ja analysointiin, palvelun laadun parantamiseen, palautteiden ja lomakkeiden käsittelyyn sekä käyttäjän antamien tietojen perusteella toteutettaviin palveluihin. Evästeiden, IP-osoitteiden, laite- ja selaintietojen, tunnisteiden sekä analytiikkatietojen käsittelyn tarkoituksena on verkkopalvelun toiminnan mahdollistaminen, tietoturvan varmistaminen, käytön mittaaminen ja palvelun kehittäminen kulloinkin sovellettavan oikeusperusteen ja evästeasetusten mukaisesti.
Lisäksi henkilötietoja käsitellään, kun muissa kaupungin järjestelmissä hallittavia tietoja, kuten palvelu- ja asiointikanavatietoja, henkilöstön, luottamushenkilöiden ja palvelupaikkojen vastuuhenkilöiden yhteystietoja sekä toimielinten esityslista- ja pöytäkirjatietoja, tuodaan integraatioiden kautta verkkopalveluun julkaistavaksi ja löydettäväksi verkkopalvelun hakutoiminnoissa.

Rekisterinpitäjä

Turun kaupunki

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Yliopistonkatu 27a, 20101 Turku
turun.kaupunki@turku.fi

Rekisterin vastuuhenkilö

Minna Sartes, integraatiojohtaja

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Mira Koivumäki-Lindholm, verkkopalvelupäällikkö

Yhteyshenkilön yhteystiedot

Turun kaupunki
Konsernihallinto
Yhteisvaikuttava ohjaus, verkkopalvelut
p. 040 120 9797
mira.koivumaki-lindholm@turku.fi

Kaupungin tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuoja@turku.fi

Rekisterin tietosisältö

Kirjautumattomat ja julkiset käyttäjät
Turun kaupungin verkkopalveluiden julkinen käyttö ei lähtökohtaisesti edellytä henkilötietojen antamista tai käyttäjän tunnistamista. Sivuston käytön yhteydessä voidaan kuitenkin käsitellä teknisiä tietoja, kuten IP-osoitetta, istuntoon liittyviä tietoja, selain- ja laitetietoja, lokitietoja sekä käyttäjän sallimia evästetietoja. Näitä tietoja käytetään esimerkiksi sivuston toiminnan, käytön seurannan ja tietoturvan varmistamiseen. Evästeasetuksia voi hallita sivuston alatunnisteessa.

Kaupungin työntekijät
Sivustolle voidaan tuoda integraatioiden kautta ja esittää yhteystietokorteilla työntekijöiden seuraavia tietoja: nimi, titteli tai tehtävänimike, puhelinnumero, sähköpostiosoite, yksikkö- ja organisaatiotieto, käyntiosoite tai toimipistetieto sekä viranhaltijoiden sidonnaisuustiedot, jos ne julkaistaan verkkopalvelussa.

Kaupungin luottamushenkilöt
Sivustolle voidaan tuoda integraatioiden kautta ja esittää yhteystietokorteilla luottamushenkilöiden seuraavia tietoja: nimi, valokuva, puhelinnumero, sähköpostiosoite, puoluetieto, ammatti tai arvo, osoitetiedot siltä osin kuin ne on ilmoitettu, luottamusroolit ja toimielimet sekä sidonnaisuustiedot.
Palvelupaikkojen vastuuhenkilöt
Palvelupaikkasivuilla voidaan esittää integraatioiden kautta tuotavia vastuuhenkilöiden tietoja, kuten nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, vastuuhenkilöön liittyvä palvelupaikka sekä palvelupaikan osoitetieto.

Kirjautuneet käyttäjät
Kirjautuneita käyttäjiä ovat pääasiassa kaupungin työntekijät, yhteistyötahojen käyttäjät ja sivuston ylläpitäjät, jotka hallitsevat verkkopalvelun sisältöä. Kirjautumisen ja sisällönhallinnan yhteydessä käsitellään käyttäjän tunnistamiseen, käyttöoikeuksien hallintaan ja käytön lokitukseen liittyviä tietoja, kuten käyttäjätunnusta, sähköpostiosoitetta, käyttöoikeustasoa, kirjautumis- ja uloskirjautumisaikoja, IP-osoitetta sekä sisältöjen luonti-, muokkaus- ja poistotietoja. Kirjautumistietoja hallitaan kaupungin AD-järjestelmässä, ja SSO-kirjautumisesta lokitusjärjestelmään välittyvää sähköpostiosoitetta säilytetään enintään vuoden ajan.

Säännönmukaiset tietolähteet

Säännönmukaisia tietolähteitä ovat:
• Turun kaupungin AD-tietokannasta tai muusta käyttäjähallinnan lähdejärjestelmästä siirrettävät henkilöstön yhteystietokorttien tiedot.
• JoutseNet-asianhallintajärjestelmästä ja Päättäjäpalvelusta saatavat luottamushenkilöiden yhteystietokorttien tiedot.
• JoutseNet-asianhallintajärjestelmästä saatavat viranhaltijoiden ja luottamushenkilöiden sidonnaisuustiedot kuntalain (410/2015) 84 §:n mukaisesti.
• JoutseNet-asianhallintajärjestelmästä saatavat esityslista- ja pöytäkirjatiedot päätöksenteon verkkopalvelussa.
• Turun kaupungin sisällöntuottajien manuaalisesti tuottama verkkosisältö, liitteet ja muu verkkopalvelussa julkaistava informaatio.
• Turun kaupungin työntekijöiden rajapintojen kautta tuottama tai ylläpitämä palvelutieto-, projekti- ja kaavoitussisältö.
• Verkkopalvelun käytöstä, evästeistä, SSO-kirjautumisesta, sisällönhallinnasta ja lokitusjärjestelmistä muodostuvat tekniset tiedot, kuten IP-osoite, evästetunnisteet, istuntotiedot, kirjautumistiedot, aikaleimat ja sisällön muokkauslokit.
• Käytämme sivustollamme evästeitä kerätäksemme ja analysoidaksemme sivuston suorituskykyä ja käyttöä sekä parantaaksemme sivuston ja sisältöjen laatua. Lue lisää evästeiden käytöstä www.turku.fi/evästeet

Henkilötietojen käsittelyn peruste

Yleistä etua koskeva tehtävä tai julkinen valta Rekisteröidyn suostumus

Lisätietoja perusteiden lainmukaisuudesta

Henkilötietojen käsittelyperusteena on yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e alakohta) silloin, kun henkilötietoja käsitellään kaupungin verkkopalvelun ylläpitämiseksi, kehittämiseksi ja lakisääteiseen tiedottamiseen. Kunnan tehtävänä on tiedottaa toiminnastaan, palveluistaan ja päätöksenteostaan sekä tarjota sähköisiä asiointipalveluja kuntalaisille.
Evästeiden osalta käsittely voi perustua rekisteröidyn suostumukseen (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohta).

Henkilötietojen vastaanottajaryhmät

Henkilötietoja voidaan antaa Turun kaupungin verkkopalvelun teknisille palveluntarjoajille verkkopalvelun ylläpitoa, tietoturvaa, kehittämistä ja laadunvarmistusta varten. Palveluntarjoajat käsittelevät tietoja Turun kaupungin lukuun, sen ohjeiden mukaisesti sekä sopimus- ja salassapitovelvoitteiden perusteella. Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille, jos luovuttaminen perustuu lakiin tai toimivaltaisen viranomaisen pyyntöön. Kehitys-, testaus- ja laadunvarmistustarkoituksiin voidaan tarvittaessa käyttää rajattuja kopioita palvelun tiedoista.

Henkilötietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja käsitellään pääsääntöisesti EU:n tai ETA:n alueella. Käännöspalvelua käytettäessä data voi sisältää verkkosivuilla julkaistuja nimitietoja tai muita vastaavia henkilötietoja, jolloin tietoja voidaan kuitenkin käsitellä myös EU/ETA-alueen ulkopuolella sijaitsevilla palvelimilla. Siirrossa noudatetaan tietosuojalainsäädännön mukaisia siirtoperusteita ja suojatoimia, kuten Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita tai muuta soveltuvaa siirtomekanismia.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötietojen suojaamisesta huolehditaan asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla turvatoimilla. Tietojen käyttö on rajattu tehtäviensä perusteella niitä tarvitseville henkilöille. Käyttöoikeudet määritellään käyttäjäkohtaisesti, ja tietojen käyttöä valvotaan. Järjestelmiä suojataan käyttöoikeuksien hallinnalla, tunnistautumisella, lokituksella sekä muilla tietoturvatoimenpiteillä. Henkilötietojen säilyttämisessä ja poistamisessa noudatetaan kaupungin tiedonohjaus- ja säilytyskäytäntöjä. Palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja vain Turun kaupungin lukuun ja sen ohjeiden mukaisesti.

Tietojen säilytysaika

Turku.fi-verkkopalvelu toimii kaupungin erilaisen henkilörekisteridatan julkaisupisteenä. Tallennusajat määritellään kussakin henkilörekisterissä erikseen (esim. JoutseNet-asianhallinta, HR-rekisteri jne.). Integraatioiden kautta tuotu tieto päivitetään säännöllisesti ja varmuuskopioissa tieto säilyy noin 2 kuukautta.
Sivustolla käytetty SSO (Single Sign-On) lähettää kirjautujan antaman sähköpostiosoitteen lokitusjärjestelmään, jossa ko. tietoa säilytetään vuoden ajan.
Jos yllä ei olla toisin määritetty tietyn datan kohdalla, tietoja säilytetään vain niin kauan, kuin niitä tarvitaan mainittujen toimintojen suorittamiseen ja esittämiseen. Arkistoituina kuitenkin korkeintaan kaksi vuotta.

Tietojen käyttö profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon

Ei käytetä