Turun kaupunginarkiston henkilörekisteri (Arkki)

Palvelukokonaisuus

Konsernihallinto

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Arkistolaki vaatii tietynlaista dokumentaation säilyttämistä.
Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on kaupungin toiminnassa kertyvien tietojen määräaikainen ja pysyvä säilytys sekä arkistointi.

Turun kaupungilla on velvollisuus arkistoida sellaiset asiakirjat ja tietoaineistot,
jotka ovat Kansallisarkiston päätösten nojalla pysyvästi säilytettäviä.

Rekisteriä käytetään kaupungin asiakirjojen hallintaan, jotta asiakirjojen löydettävyys, käytettävyys ja saavutettavuus voidaan varmistaa ja jotta asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta voidaan huolehtia.
Arkistoitavan ja arkistoitavaksi tulevan tiedon osalta henkilötietojen käsittelyssä on kyse yleisen edun mukaisesta arkistointitarkoituksesta, jota toteutetaan voimassa olevan arkistolainsäädännön mukaisesti. Arkistolain 8 § mukaisesti arkistolaitos (nykyinen Kansallisarkisto) määrää, mitkä asiakirjat tai asiakirjoihin sisältyvät tiedot säilytetään pysyvästi. Tiedonhallintalaki säätää arkistoitavan tiedon säilytystavasta.

Rekisterinpitäjä

Turun kaupunki
PL 355, 20101 Turku

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

PL 355, 20101 Turku

Rekisterin vastuuhenkilö

Asianhallintapäällikkö Sari Suomela

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Asianhallintapäällikkö Sari Suomela

Yhteyshenkilön yhteystiedot

Asianhallintapäällikkö Sari Suomela, Puolalankatu 5, 20100 Turku
sari.suomela@turku.fi

Kaupungin tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuoja@turku.fi

Rekisterin tietosisältö

Turun kaupunginarkiston henkilörekisterissä käsitellään yksilöinti- ja yhteystietoja sekä muita asianhallinnan ja palvelujen toteuttamisessa kertyneitä henkilötietoja, joista Turun kaupungilla on säilytysvastuu. Rekisterissä käsitellään erityisiä henkilötietoryhmiä koskevia tietoja, kuten palveluiden yhteydessä kerättäviä terveystietoja.

Säännönmukaiset tietolähteet

Kaupungin palvelut, yhteistyö- ja sidosryhmät, muut viranomaiset.

Henkilötietojen käsittelyn peruste

Rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite Yleistä etua koskeva tehtävä tai julkinen valta

Lisätietoja perusteiden lainmukaisuudesta

Arkistolaki 831/1994, Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019.

Henkilötietojen vastaanottajaryhmät

Kaupunginarkiston ulkoiset ja sisäiset asiakkaat.

Henkilötietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Ei luovuteta

Rekisterin suojauksen periaatteet

Esihenkilö päättää työntekijöiden käyttöoikeuksista rekisteriin siinä laajuudessa kuin kunkin työtehtävät sitä edellyttävät. Tietojen käyttöä valvotaan ja seuraamukset väärinkäytöksistä on määritelty. Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistonmuodostussuunnitelmalla ja tietosuojaohjeistuksella. Automaattisen tietojenkäsittelyn (ATK) avulla käsiteltävät tiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä Turun kaupungin tietoverkon käyttöoikeuskirjautumisella ja käyttäjäkohtaisilla käyttöoikeusmääräyksillä.

Tietojen säilytysaika

Kaupunki huolehtii tietojen arkistoimisesta, poistamisesta tai anonymisoimisesta. Tiedon elinkaaren hallinnassa otetaan huomioon Turun kaupungin arkistonmuodostamissuunnitelma sekä tiedonohjaussuunnitelma.

Tietojen käyttö profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon

Ei käytetä