Varhaiskasvatuksen tietovaranto (Varda)

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Varda toimii varhaiskasvatuksen tietovarantona. Vardaa ylläpidetään osana erilaisista Opetushallituksen ylläpitämistä rekistereistä ja tietovarannoista koostuvaa rekisterikokonaisuutta.

Vardan tarkoituksena on

1) mahdollistaa varhaiskasvatustietojen tietoturvallinen ja keskitettysähköinen kokoaminen, käsittely ja luovuttaminen henkilön itsensä tai tämän laillisen edustajan ja tietoja tarvitsevien viranomaisten ja tutkijoiden käytettäväksi;

2) turvata laissa määriteltyjen varhaiskasvatustietojen yhdenmukaisuus ja luotettavuus sekä tehostaa hallinnon toimintaa;

3) edistää oikeaan ja riittävään tietoon perustuvaa varhaiskasvatuksen kehittämistä ja päätöksentekoa.

Viranomaiset voivat käyttää lakisääteisten tehtäviensä hoitamiseksi tarpeellisia Vardaan tallennettuja tietoja. Vardaan tallennettuja tietoja voidaan käyttää lisäksi varhaiskasvatuksen arvioinnissa, tilastoinnissa, seurannassa ja tutkimuksessa.

Oikeusperusteet
Lakisääteinen velvoite (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1c). Käsittely perustuu seuraavaan lainsäädäntöön: Varhaiskasvatuslaki (540/2018)

Kaupungin tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuoja@turku.fi

Yhteyshenkilön yhteystiedot

kirjaamo(at)oph.fi / varhaiskasvatus@turku.fi

Rekisterinpitäjä

Opetushallitus / Turun kaupunki, Kasvatuksen ja opetuksen palvelukokonaisuus

Tietojen säilytysaika

Lasta koskevat tiedot säilytetään tietovarannossa, kunnes viisi vuotta on kulunut sen kalenterivuoden päättymisestä, jona lapsen 12 oikeus varhaiskasvatukseen päättyi.

Oppijanumero sekä ne yksilöivät tunnistetiedot, joiden perusteella oppijanumero on annettu, säilytetään pysyvästi.

Henkilötiedot, joiden säilytysaika on päättynyt, hävitetään rekisteristä vuosittain.

Lisätietoja perusteiden lainmukaisuudesta

Varhaiskasvatuslain (540/2018) 68 §:n mukaan kunnalla, kuntayhtymällä ja yksityisen palvelun tuottajalla on velvollisuus tallentaa tietovarantoon lain 70 §:ssä tarkoitetut varhaiskasvatusta koskevat tiedot tuottamansa palvelun osalta.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Lisätietoja Vardasta löytyy Opetushallituksen verkkopalvelusta osoitteesta https://www.oph.fi/fi/palvelut/varhaiskasvatuksen-tietovaranto-varda

Rekisteriä voivat käyttää vain siihen henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen saaneet henkilöt. Käyttäjille myönnetään työtehtävien mukainen roolioikeus.

Henkilötietojen käsittelyn peruste

Rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite

Henkilötietojen vastaanottajaryhmät

Viranomaiset, joille luovutetaan henkilötietoja varhaiskasvatustietojen luovutuspalvelun avulla:

-Kansaneläkelaitos (5/2019 lähtien)

Henkilötietoja voidaan luovuttaa tieteellisiä tutkimuksia varten.

Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointiin, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.

Vardan ylläpitoon ja kehittämiseen osallistuvat palveluntarjoajat pääsevät tarkastelemaan rekisterin sisältämiä henkilötietoja Opetushallituksen määrittämässä laajuudessa.

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

PL 380, 00531 Helsinki / PL 355 Yliopistonkatu 27 a 20100 Turku

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Kukka-Maaria Berg, projektipäällikkö / Vesa Kulmala, Palvelualuejohtaja

Rekisterin tietosisältö

Opetushallituksen ylläpitämän oppijanumerorekisterin kautta Vardaan yhdistettävät rekisteröidyn henkilötiedot:

-nimi, oppijanumero ja henkilötunnus tai muu vastaava yksilöintitieto, kansalaisuus, sukupuoli, äidinkieli ja tarpeelliset yhteystiedot.

Kunta, kuntayhtymä tai yksityinen palveluntuottaja siirtää/tallentaa Vardaan seuraavat henkilötiedot:

-nimi, henkilötunnus, äidinkieli, kotikunta ja yhteystiedot;
-toimipaikka, jossa lapsi on varhaiskasvatuksessa;
-17 §:ssä tarkoitetun hakemuksen toimittamispäivämäärä;
-18 §:ssä tarkoitetun päätöksen tai sopimuksen alkamis- ja päättymispäivämäärä;
-varhaiskasvatusoikeuden tuntimääräinen laajuus ja sen käyttöön liittyvät tiedot;
-tieto varhaiskasvatuksen järjestämisestä vuorohoitona;
-varhaiskasvatuksen järjestämismuoto.

EVaka lasten ja huoltajien tiedot

Personec henkilöstön tiedot

Henkilötunnuksen käsittelylle on laissa säädetty peruste.

Erityisiä henkilötietoja ei kerätä. Julkisuuslain 24 §:n mukaisia salassa pidettäviä henkilötietoja ei käsitellä.

Palvelukokonaisuus

Lapset ja nuoret

Säännönmukaiset tietolähteet

Vardaan tallennettavat tiedot saadaan
-Kunta, kuntayhtymät ja yksityisen palvelun tuottajat
-Väestörekisterikeskus
Turun kaupungilta:
-eVaka
-Personec

Rekisterin vastuuhenkilö

Jyrki Tuohela, tietosuojavastaava, Opetushallitus, PL 380, 00531 Helsinki, tietosuoja(at)oph.fi

Turun kaupungin Kasvatuksen ja opetuksen palvelukokonaisuus, Palvelualuejohtaja Vesa Kulmala

Henkilötietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille