Toiminnanohjausjärjestelmän liikekumppani- ja henkilörekisteri, SAP S/4HANA

Palvelukokonaisuus

Konsernihallinto

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Kaupungin palvelujen sekä saatavien ja velkojen asiakas- ja toimittajaperustietojen ylläpito. Myynnin ja oston liiketapahtumien elinkaaren hallinnointi (mm. käsittely ja seuranta) sekä muiden kuin edellä mainittujen velallisten saatavien elinkaaren hallinnointi (mm. vahingonkorvaukset ja palkkasaatavat) Vahingonkorvausten ja matkalaskujen maksatus, hallinnointi ja seuranta. Käyttöoikeusrekisterin hallinta siinä laajuudessa kuin kunkin työtehtävät sitä edellyttävät.

Rekisterinpitäjä

Turun kaupunginhallitus

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

puh. 02 330000
turun.kaupunki@turku.fi

Rekisterin vastuuhenkilö

Talousjohtaja Valtteri Mikkola

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

talousjohtaja Valtteri Mikkola

Yhteyshenkilön yhteystiedot

valtteri.mikkola@turku.fi

Kaupungin tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuoja@turku.fi

Rekisterin tietosisältö

Henkilön perustiedot: nimi, osoite ja muut yhteystiedot, kieli, henkilötunnus, kuolinpäivä sekä pankkitilinumero, joka tallennetaan henkilöiden tapauksessa vain mahdollisen ylisuorituksen palauttamisen tai vahingonkorvauksen maksamisen ajaksi.
Alv-velvollisilla: Y-tunnus, ennakkoperintärekisterin voimassaolopäivä, liikekumppanirooli.
Käyttöoikeusrekisterin henkilörekisterin tiedot: Henkilön nimi, käyttäjätunnus, osasto, sähköpostiosoite.
YEL/MyEL -todistus: vakuutuksenottajan nimi, hetu tai y-tunnus ja vakuutusnumero. Todistuksiin ja niitä koskeviin tietoihin käyttöoikeus on suppealla rajatulla käyttäjäryhmällä.
Rekisteristä laaditaan versio, joka sisältää vain vakuutuksen ottajan nimen ja todistuksen antamispäivän. Tähän on käyttöoikeus palvelujen tilaajilla.

Säännönmukaiset tietolähteet

VTJ Väestötietojärjestelmä, YTJ Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä
Sarastia oy, Viranomaiset, Rekisteröidyn oma ilmoitus.

Henkilötietojen käsittelyn peruste

Rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettu etu

Lisätietoja perusteiden lainmukaisuudesta

Julkisten alojen eläkelaki (81/2016), jonka perusteella:
¿Turun kaupunki on velvollinen pidättämään eläkevakuutusmaksun, jos yrittäjä ei esitä YEL- tai MYEL-todistusta (julkisten alojen eläkelaki 169 §).
¿Jos kaupunki on laiminlyönyt eläkevakuutusmaksun pidättämisen, kun kyseistä todistusta ei ole esitetty kaupungille, on Kevan määrättävä kaupungin laiminlyömä eläkevakuutusmaksu kaupungin maksettavaksi maksun erääntymisvuotta seuraavan viiden vuoden kuluessa (julkisten alojen eläkelaki 171 §).

Henkilötietojen vastaanottajaryhmät

Perintäaineiston luovutus ulkoiselle palveluntuottajalle sisältää kohdassa 5 luetellut henkilötiedot.

Henkilötietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin suojaus on toteutettu Turun kauungin käyttövaltuushallinnan mukaisesti. Pääsy SAP-toiminnanohjausjärjestelmään tapahtuu henkilökohtaisten käyttöoikeuksien avulla. Tietojen käyttöä valvotaan ja vaaralliset työyhdistelmät on tunnistettu ja sen mukaisesti tehtävät eriytetty. Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistonmuodostussuunnitelmalla ja tietosuojaohjeistuksella.
YEL/MyEL todistusten henkilötietojen osalta suojaus tapahtuu seuraavasti:

Rekisterinpitäjä päättää työntekijöiden käyttöoikeuksista rekisteriin siinä laajuudessa kuin kunkin työtehtävät sitä edellyttävät. Tietojen käyttöä valvotaan ja seuraamukset väärinkäytöksistä on määritelty. Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistonmuodostussuunnitelmalla ja tietosuojaohjeistuksella. Automaattisen tietojenkäsittelyn avulla käsiteltävät tiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä Turun kaupungin tietoverkon käyttöoikeuskirjautumisella ja käyttäjäkohtaisilla käyttöoikeusmääräyksillä.

Rekisteritiedot ovat vain niiden käytössä, jotka määritellään tämän rekisterin käyttäjiksi. YEL/MyEL -todistukset ja niissä olevat tiedot talletetaan Turun kaupungin dokumenttienhallintajärjestelmä DoTku:uun. YEL/MyEL -todistuksiin ja niitä koskeviin tietoihin käyttöoikeus on vain suppealla ja rajatulla käyttäjäryhmällä. Todistukset tietoineen salataan niiltä, joilla ei ole rekisteriin käyttöoikeuksia. Rekisteristä laadittavaan suppeaan versioon, joka sisältää vain vakuutuksen ottajan nimen ja todistuksen antamispäivän, on käyttöoikeus palvelujen tilaajilla. Suppea versio talletetaan Turun kaupungin dokumenttienhallintajärjestelmä DoTku:uun. Suppeaa versiota ei salata tietylle käyttäjäryhmälle, mutta käyttöoikeus on vain palvelua tilaavalla.

Tietojen säilytysaika

Vähintään asiakassuhteen, toimittajasuhteen, työntekijän työsuhteen tai saatavan voimassaoloajan ja/tai erityislakien (esim. kirjanpitolaki) määräykset huomioon ottaen.
YEL ja MyEL todistusten osalta säilytysaika on Eläkemaksun erääntymisvuosi ja viisi seuraavaa vuotta.

Tietojen käyttö profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon

Ei määritelty