Vaalien toimittamiseen Turun kaupungissa liittyvä henkilötietojen käsittely

Palvelukokonaisuus

Konsernihallinto

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Käsittelyn tarkoituksena on yleisten vaalien toimittaminen Turun kaupungissa ja siihen liittyvä viranomaistyö ja tiedotus.

Tietosuoja-asetus 6 artikla 1 kohdan c-alakohta (viranomaisen lakisääteinen tehtävä).

Vaalilaki 13-17 §:t (kunnan vaaliviranomaiset), 4 ja 11 luvut (ehdokasasettelun viranomaistehtävät kuntavaaleissa), 5-6 luvut (äänestyksen toimittaminen kaupungissa), 7 luku (vaalien tuloksen laskenta ja vahvistaminen kuntavaaleissa).

Kuntalaki 15-17, 20,71-72 §:t (kuntavaalit), 29 § (viestintä).

Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 20 § (viranomaisen velvollisuus tuottaa ja jakaa tietoa).

Rekisterinpitäjä

Turun kaupungin keskusvaalilautakunta (pois lukien äänioikeusrekisteri tai muut rekisterit, joissa oikeusministeriö, Digi- ja väestötietovirasto tai ao. vaalipiirilautakunta on rekisterinpitäjä, lue lisää https://vaalit.fi/rekisteriselosteet)

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Turun kaupungin tietosuojavastaava: tietosuoja@turku.fi
Turun kaupungin keskusvaalilautakunnan yhteyshenkilö: keskusvaaliltk@turku.fi
Ensisijaisesti yhteydenotot vaalien henkilötietojen käsittelyyn liittyen voi osoittaa vaalien sähköpostiosoitteeseen vaalit@om.fi

Rekisterin vastuuhenkilö

Keskusvaalilautakunnan sihteerit, keskusvaaliltk@turku.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Ks. kohta 1.1

Yhteyshenkilön yhteystiedot

Ks. kohta 1.1

Kaupungin tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuoja@turku.fi

Rekisterin tietosisältö

Jokaisesta ehdokkaasta merkitään yhdistelmään numero, nimi ja arvo, ammatti tai toimi enintään kahta ilmaisua käyttäen sekä muissa kuin kuntavaaleissa kotikunta. Ehdokkaan etunimen rinnalla tai sen sijasta voidaan käyttää ehdokkaan yleisesti tunnettua puhuttelunimeä tai etunimeä lyhennettynä. Muita tietoja ehdokkaasta ei saa merkitä, paitsi jos ne ovat tarpeen henkilöllisyyden täsmentämiseksi. Yhdistelmään ei merkitä henkilötunnuksia.
Muut tietosisällöt, ks. kohta 19.

Säännönmukaiset tietolähteet

Oikeusministeriö, Digi- ja väestötietovirasto, vaaliasiamiehet.

Henkilötietojen käsittelyn peruste

Rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettu etu

Lisätietoja perusteiden lainmukaisuudesta

Ks. kohta 4

Henkilötietojen vastaanottajaryhmät

Nimi-, ehdokaslista- ja tulostiedot ehdokkaista julkaistaan internetissä. Tiedot luovutetaan oikeusministeri-ön kautta muille vaaliviranomaisille ja muille oikeusministeriön tietosuojaselosteessa mainituille tahoille.

Henkilötietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Osa tiedoista (esim. ehdokastiedot ja vaalitulos) julkaistaan internetissä. Muita tietoja ei siirretä.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Tiedot, joita ei ole julkaistu internetissä, ovat fyysisesti ja sähköisesti suojatussa ympäristössä. Järjestelmän käyttöoikeuksia myönnetään vaalitehtävien mukaisiin rooleihin, ja käyttäjät tunnistetaan vahvaa tunnistusta käyttäen. Tietojen käsittelystä muodostetaan loki.

Tietojen säilytysaika

Kuntavaalien tuloksen vahvistamisen jälkeen äänestysliput ja kappale ehdokaslistojen yhdistelmää on pantava päällykseen, joka sinetöidään oikeusministeriön määräämällä tavalla. Ne on säilytettävä, kunnes seuraavat kuntavaalit on toimitettu. Laskelmat on säilytettävä pöytäkirjan liitteenä. (Vaalilaki 99.2 §).
Kuntavaalien asiakirjojen säilytysajat on vahvistettu Valtionarkiston (nyttemmin Kansallisarkisto) päätöksellä 13.5.1994 (n.o VA S 41/94) ja oikeusministeriön määräyksellä 10.10.1994 (n.o 989/610/94).

Tietojen käyttö profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon

Ei määritelty