Turun kaupunginkirjaston vapaaehtoistoimijoiden rekisteri

Register service

Kulttuuri

Basis for personal data processing

Yleisistä kirjastoista annetun lain (1492/2016) 6 §:n mukaisesti yleisen kirjaston tehtävänä on tarjota pääsy aineistoihin, tietoon ja kulttuurisisältöihin, ylläpitää monipuolista ja uudistuvaa kokoelmaa, edistää lukemista ja kirjallisuutta, tarjota tietopalvelua, ohjausta ja tukea tiedon hankintaan ja käyttöön sekä monipuoliseen lukutaitoon, tarjota tiloja oppimiseen, harrastamiseen, työskentelyyn ja kansalaistoimintaan sekä edistää yhteiskunnallista ja kulttuurista vuoropuhelua. Vapaaehtoistoimijoiden henkilötietoja käsitellään vapaaehtoistoiminnan järjestämiseksi, yhteydenpitoa ja tapaturmavakuutusta varten.

Data controller

Turun kaupunki

Contact of the register

Kulttuurin palvelukokonaisuus
PL 355
20101 Turku
puh. 02 330 000
turun.kaupunki@turku.fi

Responsible person of register

Kirjastopalvelujohtaja Rebekka Pilppula

Contact person of the register

Vastaava informaatikko Susanna Sandell

Contact person

PL 248
20101 Turku

kaupunginkirjasto@turku.fi
etunimi.sukunimi@turku.fi

Contact information of the Data Protection Officer

tietosuoja@turku.fi

Register information

Vapaaehtoistoimijoiden nimi, syntymäaika, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, kielitaito, vapaaehtoistehtävät, toiminnan toteutuspaikka, -muoto ja -ajankohta sekä aktiivisuuden tila. Lisäksi voidaan kirjata vapaaehtoisesti annettuja, toiminnan toteuttamisen kannalta tarpeellisia lisätietoja. Rekisteriin ei tallenneta erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja.

Regular source of information

Rekisteröidyltä itseltään.

Purpose of processing personal data

Rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite Yleistä etua koskeva tehtävä tai julkinen valta

More information about the legality

Laki yleisistä kirjastoista (1492/2016)
Kuntalaki (410/2015)
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, 6 artiklan 1 kohdan c ja e alakohta
Tietosuojalaki (1050/2018)
Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)

Recipients of the personal data

Tietoja voidaan luovuttaa vapaaehtoistoiminnan toteuttamisen kannalta olennaisille yhteyshenkilöille, esimerkiksi Varsinais-Suomen hyvinvointialueen palvelukoordinaattoreille sekä vapaaehtoistoiminnassa mahdollisesti tapahtuvien tapaturmien selvittämiseksi ja korvauskäsittelyä varten vakuutusyhtiölle vakuutusasian hoitamiseksi.
Tietoja voidaan luovuttaa myös muille viranomaisille laissa säädetyn tiedonantovelvollisuuden puitteissa.

Transferring Personal Data to non-EU countries

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Principles of Registry Protection

Rekisterin käyttöoikeus on rajattu vain kirjastopalveluiden erikseen nimeämille käyttäjille. Rekisteri on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja tietojen käyttöä valvotaan. Varsinainen rekisteri sijaitsee Turun kaupungin dokumenttienhallintajärjestelmä Dotkussa (Microsoft SharePoint Online). Vapaaehtoistoimijoiden henkilötiedot kerätään Forms-lomakkeella, jossa tiedot säilytetään teknisesti suojattuina tarvittavin turvatoimin.

Data retention period

Tietoja säilytetään sen ajan, kun henkilö toimii kirjaston vapaaehtoisena. Vapaaehtoisen oltua yli vuoden tauolla vapaaehtoistoiminnasta, henkilötiedot poistetaan rekisteristä.

Data usage for automated profiling and decision-making

Tietoja ei käytetä profilointiin eikä automaattiseen päätöksentekoon