Kurssien tai ryhmien hallintajärjestelmän henkilötietokanta (Hellewi)
Register service
Lapset ja nuoretBasis for personal data processing
Järjestelmään rekisteröidään vain asioiden hoitamisen kannalta ja rekisteröityjenoikeusturvan kannalta tarpeelliset tiedot. Rekisteröidyt henkilöt ovat asianosaisia käsiteltävissä asioissa, jotka rekisteröidään järjestelmään.
Rekisterissä olevat opettajia koskevat tiedot ovat viranomaiselle välttämättömiä, jotta opettajat saadaan riittävän tarkasti yksilöityä palkantilauksia varten.
Rekisterissä olevat opiskelijoita koskevat tiedot ovat viranomaiselle välttämättömiä, jotta opiskelijat saadaan riittävän tarkasti yksilöityä kursseille opiskelijoiksi ja jotta kurssimaksut kohdentuvat oikein.
Jos opiskelija on alaikäinen, rekisteriin tallennetaan opiskelijan huoltajan tiedot, jotta laskutus voidaan kohdentaa oikein. Mikäli täysi-ikäinen henkilö haluaa laskunsa esim. työnantajalle, voi hän ilmoittaa työnantajan tiedot laskun lähettämistä varten. Lisäksi kerätään asiakaspalvelun, toiminnan suunnittelun ja tilastoinnin kannalta tarpeellisia tietoja.
Rekisterissä tiedot ovat viranomaiselle välttämättömiä, valtionhallinnon ja kaupungin viranomaisten edellyttämien tilastotietojen tuottamista varten.
Data controller
Turun kaupunkiContact of the register
Kaskenkatu 5, 20700 Turku, tyovaenopisto@edu.turku.fi, p. 02 262 9811Responsible person of register
Rekisterin vastuuhenkilönä toimii rehtori Sanna Orusmaa, jonka tehtäviin kuuluu huolehtia, että järjestelmää hoidetaan asianmukaisesti. Vastuuhenkilö tarkistaa käyttöoikeudet tarvittaessa ja huolehtii siitä, että järjestelmän käyttö ohjeistetaan jam että käyttäjille annetaan riittävä koulutus.Contact person of the register
Rekisteriasioita hoitava henkilö on Mika Tammenkoski. Rekisteriasioita hoitavan henkilön tehtävänä on toteuttaa käyttöoikeudet niiden myöntämisen jälkeen sekä antaa tarkempia tietoja rekisteristä ja rekisteröidyn oikeuksista.Contact person
Mika Tammenkoski, p. 044 907 2038, etunimi.sukunimi@edu.turku.fiContact information of the Data Protection Officer
tietosuoja@turku.fiRegister information
Sukunimi: pakollinenHenkilötunnus opettajille: pakollinen palkanmaksua varten
Henkilötunnus opiskelijalle: pakollinen henkilön yksilöimiseksi ja laskutusta varten
Mikäli opiskelija on alaikäinen, huoltajan henkilötunnus on pakollinen
Osoite tai huoltajan osoite: laskun lähettämistä varten
Kotikunta: tilastointia varten
Puhelinnumero: kurssimuutoksista tiedottamista varten
Sähköpostiosoite: ilmoittautumisen vahvistusta ja laskulinkin saamista varten
Koulutustausta: tilastointia varten
Pääasiallinen toiminta: tilastointia varten
Kotikunta: tilastointia varten
Kieli: tilastointia varten
Markkinointiviestien vastaanottaminen: mainosviestin lähettämistä varten
KOSKI-palvelu: Mikäli asiakas valitsee osaamisperusteisuussuoritteen ja antaa suostumuksensa, tiedot kirjataan myös Opetushallituksen ylläpitämään Koski-tietovarantoon.
Regular source of information
Rekisteriä päivitetään asianosaisilta saaduilla tiedoilla yleensä kurssille kirjautumisen tai opettajaksi kirjautumisen yhteydessä.Purpose of processing personal data
Rekisteröidyn suostumusMore information about the legality
Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2016/679: artikla 6, kohta 1a (suostumus).Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan tietosuojalainsäädännön mukaisia tietosuojaperiaatteita.
Recipients of the personal data
Rekisterin tietoja ei luovuteta ulkopuolisten käyttöön muutoin kuin perintätapauksissa.Asiakkaalla on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja on opiston tietokannassa.
Transferring Personal Data to non-EU countries
Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.Principles of Registry Protection
Rekisteri on tarkoitettu ainoastaan opiston sisäiseen viranomaiskäyttöön, johon käyttäjille määritellään käyttäjäryhmäkohtaiset käyttöoikeudet.Järjestelmää käytetään palveluntarjoajan WildFrost Oy:n (Hilla Group Oyj) verkkoympäristössä aina SSL-suojatussa yhteydessä. Järjestelmän palvelinlaitteet säilytetään lukitussa tilassa (UpCloud Oy, Helsinki), johon on pääsy vain atk-henkilöstöllä.
Tietokoneet, joilla järjestelmää käytetään, sijaitsevat valvotuissa tiloissa.
Kurssihallintajärjestelmän käyttö edellyttää käyttäjätunnusta ja käyttäjäkohtaista
salasanaa. Käyttäjätunnus annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä.
Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttäjätunnus.
Atk-henkilöstö huolehtii järjestelmän tietojen varmuuskopioinnista säännöllisesti.
Data retention period
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen henkilötietojen tarkoitusten kannalta tai lakisääteisten velvollisuuksien noudattamiseksi.Toimintaa ohjaava lainsäädäntö: Asetus vapaasta sivistystyöstä (1998/805), Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2016/679