Toiminnanohjausjärjestelmän liikekumppani- ja henkilörekisteri, SAP S/4HANA
Register service
KonsernihallintoBasis for personal data processing
Kaupungin palvelujen sekä saatavien ja velkojen asiakas- ja toimittajaperustietojen ylläpito. Myynnin ja oston liiketapahtumien elinkaaren hallinnointi (mm. käsittely ja seuranta) sekä muiden kuin edellä mainittujen velallisten saatavien elinkaaren hallinnointi (mm. vahingonkorvaukset ja palkkasaatavat) Vahingonkorvausten ja matkalaskujen maksatus, hallinnointi ja seuranta. Käyttöoikeusrekisterin hallinta siinä laajuudessa kuin kunkin työtehtävät sitä edellyttävät.Data controller
Turun kaupunginhallitusContact of the register
puh. 02 330000turun.kaupunki@turku.fi
Responsible person of register
Talousjohtaja Valtteri MikkolaContact person of the register
talousjohtaja Valtteri MikkolaContact person
valtteri.mikkola@turku.fiContact information of the Data Protection Officer
tietosuoja@turku.fiRegister information
Henkilön perustiedot: nimi, osoite ja muut yhteystiedot, kieli, henkilötunnus, kuolinpäivä sekä pankkitilinumero, joka tallennetaan henkilöiden tapauksessa vain mahdollisen ylisuorituksen palauttamisen tai vahingonkorvauksen maksamisen ajaksi.Alv-velvollisilla: Y-tunnus, ennakkoperintärekisterin voimassaolopäivä, liikekumppanirooli.
Käyttöoikeusrekisterin henkilörekisterin tiedot: Henkilön nimi, käyttäjätunnus, osasto, sähköpostiosoite.
YEL/MyEL -todistus: vakuutuksenottajan nimi, hetu tai y-tunnus ja vakuutusnumero. Todistuksiin ja niitä koskeviin tietoihin käyttöoikeus on suppealla rajatulla käyttäjäryhmällä.
Rekisteristä laaditaan versio, joka sisältää vain vakuutuksen ottajan nimen ja todistuksen antamispäivän. Tähän on käyttöoikeus palvelujen tilaajilla.
Regular source of information
VTJ Väestötietojärjestelmä, YTJ Yritys- ja yhteisötietojärjestelmäSarastia oy, Viranomaiset, Rekisteröidyn oma ilmoitus.
Purpose of processing personal data
Rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettu etuMore information about the legality
Julkisten alojen eläkelaki (81/2016), jonka perusteella:¿Turun kaupunki on velvollinen pidättämään eläkevakuutusmaksun, jos yrittäjä ei esitä YEL- tai MYEL-todistusta (julkisten alojen eläkelaki 169 §).
¿Jos kaupunki on laiminlyönyt eläkevakuutusmaksun pidättämisen, kun kyseistä todistusta ei ole esitetty kaupungille, on Kevan määrättävä kaupungin laiminlyömä eläkevakuutusmaksu kaupungin maksettavaksi maksun erääntymisvuotta seuraavan viiden vuoden kuluessa (julkisten alojen eläkelaki 171 §).
Recipients of the personal data
Perintäaineiston luovutus ulkoiselle palveluntuottajalle sisältää kohdassa 5 luetellut henkilötiedot.Transferring Personal Data to non-EU countries
Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolellePrinciples of Registry Protection
Rekisterin suojaus on toteutettu Turun kauungin käyttövaltuushallinnan mukaisesti. Pääsy SAP-toiminnanohjausjärjestelmään tapahtuu henkilökohtaisten käyttöoikeuksien avulla. Tietojen käyttöä valvotaan ja vaaralliset työyhdistelmät on tunnistettu ja sen mukaisesti tehtävät eriytetty. Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistonmuodostussuunnitelmalla ja tietosuojaohjeistuksella.YEL/MyEL todistusten henkilötietojen osalta suojaus tapahtuu seuraavasti:
Rekisterinpitäjä päättää työntekijöiden käyttöoikeuksista rekisteriin siinä laajuudessa kuin kunkin työtehtävät sitä edellyttävät. Tietojen käyttöä valvotaan ja seuraamukset väärinkäytöksistä on määritelty. Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistonmuodostussuunnitelmalla ja tietosuojaohjeistuksella. Automaattisen tietojenkäsittelyn avulla käsiteltävät tiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä Turun kaupungin tietoverkon käyttöoikeuskirjautumisella ja käyttäjäkohtaisilla käyttöoikeusmääräyksillä.
Rekisteritiedot ovat vain niiden käytössä, jotka määritellään tämän rekisterin käyttäjiksi. YEL/MyEL -todistukset ja niissä olevat tiedot talletetaan Turun kaupungin dokumenttienhallintajärjestelmä DoTku:uun. YEL/MyEL -todistuksiin ja niitä koskeviin tietoihin käyttöoikeus on vain suppealla ja rajatulla käyttäjäryhmällä. Todistukset tietoineen salataan niiltä, joilla ei ole rekisteriin käyttöoikeuksia. Rekisteristä laadittavaan suppeaan versioon, joka sisältää vain vakuutuksen ottajan nimen ja todistuksen antamispäivän, on käyttöoikeus palvelujen tilaajilla. Suppea versio talletetaan Turun kaupungin dokumenttienhallintajärjestelmä DoTku:uun. Suppeaa versiota ei salata tietylle käyttäjäryhmälle, mutta käyttöoikeus on vain palvelua tilaavalla.
Data retention period
Vähintään asiakassuhteen, toimittajasuhteen, työntekijän työsuhteen tai saatavan voimassaoloajan ja/tai erityislakien (esim. kirjanpitolaki) määräykset huomioon ottaen.YEL ja MyEL todistusten osalta säilytysaika on Eläkemaksun erääntymisvuosi ja viisi seuraavaa vuotta.