Taloushallinnon liikekumppani- ja henkilörekisteri
Register service
KonsernihallintoBasis for personal data processing
Taloushallinnon järjestäminen kuten- laskutus
- saatavien valvonta
- reskontranhoito
- maksatus ml. tapaturmien korvausasiat
- ostolaskujen käsittely
- kirjanpito ja tilinpäätös
- verotus
- talousarvion laadinta
- talous- ja toimintatietojen raportointi
- tietojohtaminen ja toiminnan suunnittelu ja kehittäminen
- sisäinen laskenta
Rekisterissä olevia henkilötietoja voidaan käsitellä myös silloin, kun se on tietojärjestelmien testaamisessa välttämätöntä.
Rekisteröidyt ovat henkilöitä, joilla on asiallinen yhteys rekisterinpitäjään joko suoraan asiakkaana tai sopimuskumppanina.
Data controller
Turun kaupunginhallitusContact of the register
puh. 02 330000turun.kaupunki@turku.fi
Responsible person of register
Talousjohtaja Valtteri MikkolaContact person of the register
Laskentapäällikkö Minna NuotioPalvelupäällikkö Irina Houg
Ostopäällikkö Anja Mäkelä
Henkilöstöpalvelupäällikkö Heini Ylä-Himanka
Contact person
minna.nuotio@turku.fiContact information of the Data Protection Officer
tietosuoja@turku.fiRegister information
Henkilön perustiedot: nimi, osoite ja muut yhteystiedot, kieli, henkilötunnus, kuolinpäivä sekä pankkitilinumero, joka tallennetaan henkilöiden tapauksessa vain mahdollisen ylisuorituksen palauttamisen tai vahingonkorvauksen maksamisen ajaksi.Alv-velvollisilla: Y-tunnus, ennakkoperintärekisterin voimassaolopäivä, liikekumppanirooli.
Käyttöoikeusrekisterin henkilörekisterin tiedot: Henkilön nimi, käyttäjätunnus, osasto, sähköpostiosoite.
YEL/MyEL -todistus: vakuutuksenottajan nimi, hetu tai y-tunnus ja vakuutusnumero. Todistuksiin ja niitä koskeviin tietoihin käyttöoikeus on suppealla rajatulla käyttäjäryhmällä.
Rekisteristä laaditaan versio, joka sisältää vain vakuutuksen ottajan nimen ja todistuksen antamispäivän. Tähän on käyttöoikeus palvelujen tilaajilla.
Regular source of information
VTJ Väestötietojärjestelmä, YTJ Yritys- ja yhteisötietojärjestelmäSarastia oy, Viranomaiset, Rekisteröidyn oma ilmoitus, Kehan YA-järjestelmä, Kaupungin sisäverkon suojattu ja käyttöoikeuksin rajattu verkkolevyjärjestelmä, Integraatioalustat
Purpose of processing personal data
Rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite SopimusMore information about the legality
Rekisteri on viranomaistoiminnan rekisteriToimintaa ohjaava lainsäädäntö:
• EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
• Tietosuojalaki (1050/2018)
• Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019)
• Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
• Arvonlisäverolaki (1501/1993)
• Laki verotusmenettelystä (1558/1995)
• Laki Verohallinnosta (503/2010)
• Laki saatavien perinnästä (513/1999)
• Työtapaturma- ja ammattitautilaki (459/2015)
• Laki sähköisistä allekirjoituksista (14/2003)
• Arkistolaki (831/1994)
• Kirjanpitolaki (1336/1997)
• Laki väestötietojärjestelmästä ja Digi- ja väestötietoviraston varmennepalveluista
(661/2009)
• EU:n tekoälyasetus (EU) 2024/1689
Recipients of the personal data
Rekisterin tietoja luovutetaan- Sähköisten ja paperisten laskujen lähetyspalveluihin
- Perintäpalveluille
- KELA:lle
- Verohallinnolle
Lisäksi kaupunki julkaisee avoimena datana kaupungin ostolaskuaineistoa, josta henkilötiedot on anonymisoitu.
Transferring Personal Data to non-EU countries
Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolellePrinciples of Registry Protection
Rekisterin suojaus on toteutettu Turun kauungin käyttövaltuushallinnan mukaisesti. Pääsy SAP-toiminnanohjausjärjestelmään tapahtuu henkilökohtaisten käyttöoikeuksien avulla. Tietojen käyttöä valvotaan ja vaaralliset työyhdistelmät on tunnistettu ja sen mukaisesti tehtävät eriytetty. Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistonmuodostussuunnitelmalla ja tietosuojaohjeistuksella.YEL/MyEL todistusten henkilötietojen osalta suojaus tapahtuu seuraavasti:
Rekisterinpitäjä päättää työntekijöiden käyttöoikeuksista rekisteriin siinä laajuudessa kuin kunkin työtehtävät sitä edellyttävät. Tietojen käyttöä valvotaan ja seuraamukset väärinkäytöksistä on määritelty. Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistonmuodostussuunnitelmalla ja tietosuojaohjeistuksella. Automaattisen tietojenkäsittelyn avulla käsiteltävät tiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä Turun kaupungin tietoverkon käyttöoikeuskirjautumisella ja käyttäjäkohtaisilla käyttöoikeusmääräyksillä.
Rekisteritiedot ovat vain niiden käytössä, jotka määritellään tämän rekisterin käyttäjiksi. YEL/MyEL -todistukset ja niissä olevat tiedot talletetaan Turun kaupungin dokumenttienhallintajärjestelmä DoTku:uun. YEL/MyEL -todistuksiin ja niitä koskeviin tietoihin käyttöoikeus on vain suppealla ja rajatulla käyttäjäryhmällä. Todistukset tietoineen salataan niiltä, joilla ei ole rekisteriin käyttöoikeuksia. Rekisteristä laadittavaan suppeaan versioon, joka sisältää vain vakuutuksen ottajan nimen ja todistuksen antamispäivän, on käyttöoikeus palvelujen tilaajilla. Suppea versio talletetaan Turun kaupungin dokumenttienhallintajärjestelmä DoTku:uun. Suppeaa versiota ei salata tietylle käyttäjäryhmälle, mutta käyttöoikeus on vain palvelua tilaavalla.
Data retention period
Vähintään asiakassuhteen, toimittajasuhteen, työntekijän työsuhteen tai saatavan voimassaoloajan ja/tai erityislakien (esim. kirjanpitolaki) määräykset huomioon ottaen.YEL ja MyEL todistusten osalta säilytysaika on Eläkemaksun erääntymisvuosi ja viisi seuraavaa vuotta.