Turun kaupunginarkiston henkilörekisteri (Arkki)

Register service

Konsernihallinto

Basis for personal data processing

Arkistolaki vaatii tietynlaista dokumentaation säilyttämistä.
Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on kaupungin toiminnassa kertyvien tietojen määräaikainen ja pysyvä säilytys sekä arkistointi.

Turun kaupungilla on velvollisuus arkistoida sellaiset asiakirjat ja tietoaineistot,
jotka ovat Kansallisarkiston päätösten nojalla pysyvästi säilytettäviä.

Rekisteriä käytetään kaupungin asiakirjojen hallintaan, jotta asiakirjojen löydettävyys, käytettävyys ja saavutettavuus voidaan varmistaa ja jotta asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta voidaan huolehtia.
Arkistoitavan ja arkistoitavaksi tulevan tiedon osalta henkilötietojen käsittelyssä on kyse yleisen edun mukaisesta arkistointitarkoituksesta, jota toteutetaan voimassa olevan arkistolainsäädännön mukaisesti. Arkistolain 8 § mukaisesti arkistolaitos (nykyinen Kansallisarkisto) määrää, mitkä asiakirjat tai asiakirjoihin sisältyvät tiedot säilytetään pysyvästi. Tiedonhallintalaki säätää arkistoitavan tiedon säilytystavasta.

Data controller

Turun kaupunki
PL 355, 20101 Turku

Contact of the register

PL 355, 20101 Turku

Responsible person of register

Asianhallintapäällikkö Sari Suomela

Contact person of the register

Asianhallintapäällikkö Sari Suomela

Contact person

Asianhallintapäällikkö Sari Suomela, Puolalankatu 5, 20100 Turku
sari.suomela@turku.fi

Contact information of the Data Protection Officer

tietosuoja@turku.fi

Register information

Turun kaupunginarkiston henkilörekisterissä käsitellään yksilöinti- ja yhteystietoja sekä muita asianhallinnan ja palvelujen toteuttamisessa kertyneitä henkilötietoja, joista Turun kaupungilla on säilytysvastuu. Rekisterissä käsitellään erityisiä henkilötietoryhmiä koskevia tietoja, kuten palveluiden yhteydessä kerättäviä terveystietoja.

Regular source of information

Kaupungin palvelut, yhteistyö- ja sidosryhmät, muut viranomaiset.

Purpose of processing personal data

Rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite Yleistä etua koskeva tehtävä tai julkinen valta

More information about the legality

Arkistolaki 831/1994, Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019.

Recipients of the personal data

Kaupunginarkiston ulkoiset ja sisäiset asiakkaat.

Transferring Personal Data to non-EU countries

Ei luovuteta

Principles of Registry Protection

Esihenkilö päättää työntekijöiden käyttöoikeuksista rekisteriin siinä laajuudessa kuin kunkin työtehtävät sitä edellyttävät. Tietojen käyttöä valvotaan ja seuraamukset väärinkäytöksistä on määritelty. Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistonmuodostussuunnitelmalla ja tietosuojaohjeistuksella. Automaattisen tietojenkäsittelyn (ATK) avulla käsiteltävät tiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä Turun kaupungin tietoverkon käyttöoikeuskirjautumisella ja käyttäjäkohtaisilla käyttöoikeusmääräyksillä.

Data retention period

Kaupunki huolehtii tietojen arkistoimisesta, poistamisesta tai anonymisoimisesta. Tiedon elinkaaren hallinnassa otetaan huomioon Turun kaupungin arkistonmuodostamissuunnitelma sekä tiedonohjaussuunnitelma.

Data usage for automated profiling and decision-making

Ei käytetä